秘书的含义和职业特征.docVIP

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秘书的含义和职业特征

第一章 绪 论 本章学习要求: 秘书职业与秘书工作古已有之,距今已有四千多年的历史。但作为研究秘书工作规律的秘书学,却还是一门很年轻的学科。本章简要介绍秘书的含义、类别及秘书职业特征,秘书工作的内容、特点及秘书工作的作用,秘书学的含义、研究对象及秘书学的研究方法。理论问题不是本书研究的主要目的,因此,不作深层的挖掘。要求通过学习,了解本学科的形成和发展的历程。 第一节 秘书的含义和职业特征 学习目标: 了解并领会秘书概念的含义、秘书的种类及各类秘书的职责; 了解并掌握秘书的职业特征。 案例导入: 小姜大学毕业以后,应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪明和能力,经过一段时间的努力,被公司罗经理看中,调到经理办公室当秘书。到经理办公室后,姜秘书更是干得有声有色。 近些天,姜秘书很兴奋,因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了,她要精心准备一番,一定要在副总经理面前好好表现一把,不光让罗经理脸上有光,说不定借这次机会,得到副总赏识,以后还有可能调到总公司工作。所以,在李副总经理视察期间,姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况,从现状到未来发展趋势,从具体工作到宏观评价,侃侃而谈,娓娓道来,无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况,也能灵机一动,迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务,她也毫不犹豫地满口应承下来。 视察结束后,姜秘书还给李副总经理留了名片,并向李副总表示:今后不管要办什么事,无论公私,都可以直接找自己。 送走李副总经理后,姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意,却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现,并没有表扬,只冷冷地说了一句:“辛苦了。” 过了几天,姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这么个结果。 秘书的职责是辅佐自己的上司,做好服务工作,而绝不是主角。姜秘书由于忽视自己工作和职权的界限,积极主动“过头”,出现“越位”现象。表现在:一是汇报工作越位;二是表态越位。在工作中,秘书因表现欲过强而造成工作越位,必然会干预到上司的职权范围,这是上司绝对不能容忍的。 (根据孟庆荣主编《秘书工作案例及分析》的案例修改,清华大学出版社2007年6月版) 一、秘书的含义 (一)秘书是一种职务或职业 (1) 在我国,原指宫禁中的密藏之书。《晋书·荀勖传》:“得汲塚古文竹书,诏勖撰次之,以为中经,列为秘书。”后引申为撰制、掌管文书的官员。如在东汉时设秘书监、秘书令等从事该工作。 (2) 在西方,“秘书”一词源于拉丁文,其意是“可靠的职员”。后泛指政府、社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。 (3) 《辞海》对秘书一词的定义为:“职务名称之一。协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。” (4) 《现代汉语词典》(修订本)对“秘书”的定义是:“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。” (5) 国际职业秘书组织对秘书的定义是:“具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。” (6) 苏联有关教材对“秘书”的释义是:“秘书是一项普通的职业,其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。” 上述定义对秘书的表述各不相同,但都指出秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员,对秘书的基本含义作出了明确的界定。 (二)秘书是一种职务名称 (1) 英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长就称为秘书。如外交秘书、国防秘书等。他们拥有法定的专门职权,属国家高级官员。 (2) 各国外交使团的外交官员中设有一等秘书、二等秘书、三等秘书,是介于参赞和随员之间的外交官,受使馆首长之命可独立开展工作,享有外交特权与豁免权。 这种有着专门职务名称的人员具有管理决策的权力,其职权已超出做辅助管理的领域,因此,它不属我们所要研究的“秘书”的范畴,故本书不对其进行阐述。 二、秘书的类别 (一)现代秘书的类别 按服务对象和经济来源分类 按服务对象和经济来源不同,可分为公务秘书和私人秘书两大类。 (1) 公务秘书:指为各级党、政、军、群机关和事业单位的领导服务,由组织和人事部门选调,从国家或集体领取报酬,在编制上属于该机关、单位的国家工作人员。 (2) 私人秘书:指为企业、外国商社、三资企业、私营企业主服务,由他们聘请并支付报酬,不属国家编制的文员。 按不同行业或所属部门分类 按不同行业或所属部门分类,可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等。 这其中还可进一步细分为若干小类,如在经济部门,可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书;在文

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