IT公司行政管理制度.docx

办公现场管理1.日常行政管理1.1 办公室日常注意事项上班时间必须佩戴工卡，若被行政中心检查人员发现没有佩戴的，每次扣款10元；每周五上午11:00前将该周的加班单、休假单统一交到部门助理，汇总后交到前台；周五晚或周末加班，必须在下周一将单据交到部门助理处。费用报销单应及时填写，并统一交到部门助理处；手提电脑，无线上网卡，图书杂志的借阅及归还必须到部门助理处登记；每周五下午进行部门5S检查，当天必须严格按照5S执行1.2 相关行政单据填写1.2.1费用报销单填写规范每月6号前，必须将上月所有费用报销单交到部门文员处，过期作废。正确填写范本如下：注：报销单后面需提供相应发票，用空白A4纸裁成报销单大小，将发票粘在白纸上，上面在附上报销单。1.2.2 休假单休假必需向所属主管提前一天以上申请，根据不同的休假天数，在“批准人”一栏签名批核的人员相应有所不同，具体如下：休假1-2天（包含两天半），由经理级别人员签名（组长级别没有此权限）休假3-5天，由部门总监（即陈总）签署休假5天以上，由部门总监批核后，再交由李总签署批核1.2.3 加班单加班后必需填写加班单，加班工时按实际提交加班单的工时数累计所得，每周五上午11:00前把已签署好的加班单交到部门助理。周五晚上或周末加班的，应在下周一内把加班单提交完毕。1.2.4 外出单根据行政中心方面的日常管理制度，外出前必需填写外出单，待领导审批后才可外出，已确保了解员工动向。1.2.5 出差申请单员工出差需提前2天填写《出差申请单》，经批准后提交至行政中心存档，并作为考勤、出差报销等得依据，未按要求报批者则按缺勤处理，及一律不予报销。出差审批权限：出差天数5天内（含5天）5天以上审批人员部门最高负责人董事长/CEO备注总监级及以上人员出差须经董事长/CEO批准具体出差标准及交通费用管理，详见《出差及交通管理规定》。1.3 办公用品管理1.3.1 日常文具的申购部门内部文具，每月10-15日部门助理将统一发邮件，询问次月的特殊文具申购（正常每人每月讲有签字笔一支，卷纸一卷），当月文具会在月中统一发放，日常需领取文具的，可想部门助理申请。1.3.2 办公电话及手机短号申请若需申请办公座机，需向部门助理申请，申请到电话并填写个人固定资产登记表后，按”9###”即可查询本机号码，向外拨出电话时需在前加拨”9”，若对方未异地手机号码，需在号码前加拨”90”。另外，为了方便大家通讯，除中国联通、中国电信或本身有短号外，部门员工都需申请加入公司的集群网。具体加入方式如下：通过短号加入短号的格式如下：短信方式开通短号第一步：需要申请短号的号码编写：DHSQ#群内任意手机号码#申请人姓名#套餐?? 发送到10086 （例如：DHSQ#139********#张三#5）代码5为5元本地套餐、代码10为10元省内套餐，请在25号前完成发送！短信方式开通短号第二步：确认人（已在群内的号码）一般为集团业务联系人，请该员工在收到确认短信的24小时内回复短信，新增成员下月才可正常使用！确认方式为：JR#对方短号。成功开通后，公司会每人提供10元作补贴。1.3.3 个人名片申请若需申请个人名片，统一到部门助理处申请办理。以邮件形式发送个人中英文名称、职位名称、个人座机号码、手机号码、邮箱信息。办理名片需2-3个工作日。1.4 办公室固定资产管理部门手提电脑的借用，必须提前向部门助理申请，且必须为办公用途，登记后方可使用。无线网卡或相应数据终端，也需提前向部门助理申请，登记后方可借用。关于个人位置上的电脑（包括鼠标、键盘等），均标有固定资产号且与每人相对应，若电脑部件有损坏的，严谨私自和别的电脑调换部件，需和部门助理申请后，即可以旧换新。1.5 5S管理制度1.5.1 5S的定义5S”是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这5个词的缩写。因日语拼音均以“S”开头，英语也是以“S”开头，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和修身为内容的活动，称为“5S”活动。1.5.2 5S的定义与目的定义目的1S 整理：将现场物品区分为有用的和无用的，并将无用的物品清除掉。 A、腾出空间，空间活用。 B、防止误用、误送。 C、塑造清爽的工作场所。2S整顿：合理安排现场放置的位置和方法，并进行必要的标识。 A、工作场所一目了然。 B、消除寻找寻找物品的时间，提高效率。 C、消除过多的积压物品。3S清扫：对现场环境进行综合治理，清除工作场所的垃圾、灰尘、污渍及其他污染源，排除影响员工健康、安全的不利因素，使现场达到美观整洁，安全卫生。消除“脏污”，保持工作场所干净、明亮。4S清洁：持续推行整理、整顿清扫工作，使之制度化、规范化，始终处于受控和持续