第四章 办公室事务工作.ppt

秘书基础 第一节 办公室装饰 一、颜色 橙色和黄色等属于暖色调，粉红色、紫色、深红色等显得很浪漫，而绿色、青色等则是一种冷色调；茶色、灰色等可以使办公室显得非常的静谧；深色会使得办公室显得狭小；浅色可使办公室显得开阔。 另外，选择天花板和墙壁的颜色时，尽量选择能显出办公室立体感的色彩。 二、照明 上司的办公室应以自然采光为主，但也应该注意百叶窗、窗帘等来调节光线，因为太强的光线对人的眼睛不好。 一般情况下，领导人年纪偏大但又习惯加班，所以，秘书应为他们配置台灯。 三、隔音 领导人的谈话内容很多涉及机密。而且，刺耳的杂音会分散人的注意力，因此，领导人的办公室应尽量保持安静，注意隔音。 四、空调调节 一般来说，办公室最适宜的温度是：春天和秋天在22度左右；夏天在26度左右；冬天则在18-20度之间；室内的湿度在50%-60%比较适宜。 第二节 日常文件资料的处理 一、文件资料 及时帮助上司整理各种文件资料是秘书的一项很重要日常工作。 如果送给上司的材料很重要，属于存档范围，即按规定进行存档。但是，在每天送给上司的材料中大部分仅仅是信息，它们经常更新，没有保存的价值。对于这类资料的处理可以看出一个秘书能力的大小。 1、妥善存放 为了方便查找文件和防止丢失，现在大多是采用文件夹保存文件，文件夹在文件柜中必须按一定的规则排放。 2、应该保存的资料 可以分为两种，一种是秘书部门共用的，一种是秘书个人专用的。 （1)属于秘书部门共用的资料 主要是各种规章制度 （2）归秘书个人专用的资料 一是上司指示的记录 二是上司的资料。要为上司保存一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以上司的名义签发的各种文件，还有目前处理工作所需要的资料和处理业务问题的复印件。 3、没有价值及早销毁 秘书在处理文件过程中，应将那些没有保存价值的资料尽早销毁，这样既可以腾出空间，又可以节约办公费用。 二、给上司送材料的顺序 给上司送材料的顺序如下： 电话留言、传真、快递、挂号信。 私人信件 一般信函 公司内部通知 杂志和样本等 一般来说，作为秘书应该了解上司对什么东西感兴趣。 三、名片 一般来说，客户要见上司多是通过秘书来安排，因此，秘书会受到大量的客户名片。另外，上司外出洽谈生意和应酬，也会受到许多名片，这些名片一般也是交给秘书保管。所以，收到名片后如何整理保存，是秘书的一件很重要的工作。 整理名片时应注意一下几点： 收到名片后，应在名片的背面做些适当的记录，如将客人的一些外貌特征记在上面，这样就可以加深对客人的印象。另外，还可以记上收到的日期等其他信息。 将私人关系的名片盒工作有关的名片分开存放。 如果收到某人联络方式或者职务变动的通知，应立即在其名片上注明。 第三节 办公室日常事务工作 先导任务：模拟周一早上上班半小时内，总 经理秘书小张的工作内容。 完成方式：按自己的经验和认识，分组演示。 一、拨打与接听电话 现代社会里电话是不可或缺的通讯工具，拨打与接听电话是秘书工作的重要组成部分。 （一）拨打电话的要求 准备（物质、情绪）、礼貌礼仪、表达清楚、简明扼要 （二）接听电话的要求 1.接听及时 2.较强的听辨能力 3.耐心、得体 4.养成记录的习惯 （三）传呼电话的要求 1.甄别、酌情处理 2.细心、负责 3.记录、转达 二、工作日程管理 （一）领导活动安排 是指为领导安排的公务活动，主要有对外方面的接见、洽谈和宴请，对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。 1．活动安排的基本原则 （1）按领导的工作规律安排时间表。 （2）区分轻重缓急。 （3）弹性安排，留有余地。 （4）以需要为准，以适度为宜。 （5）适当分担，各就其宜。 （6）每天核对，以防疏漏。 2．活动安排的方法 （1）预先安排 。 办公室应把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划，经领导过目后打印给有关部门或人员。领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。 （2）记好日历和备忘录 。 在空白处记上活动名称、具体时间、地点、参加人员、注意事项等。 （3）提醒领导准时 可前一天把此人的活动安排写到卡片上，送给领导过目，自己保存一张。 （4）保证领导顺利参加活动 及时提醒领导准时赴约。 （5）做好活动前后的服务工作 。 配合领导的时间表；不要在领导出差回来的当天安排活动；不要在节假日安排活动；重要活动应在活动开始前与对方联络一次，确认此事等等。 （二）填写工作日志 1．手工填写的工作日志。 通常要准备两本，一本为