第五章 纸质档案管理.pptVIP

五、档案提供利用 （一）意义和目的 1．意义 （1）档案利用工作是档案工作的根本目的之一。 （2）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。 （3）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。 五、档案提供利用 （一）意义和目的 2．目的 （1）为领导决策和机关各项工作服务，实现档案价值的最大化。 （2）促进各项档案业务基础工作的不断深化和档案工作整体水平的提高。 （3）通过提高利用工作的质量，使档案工作人员的综合素质提高到新的、更高的层次。 五、档案提供利用 （二）档案利用的方式 1．提供利用 （1）借阅 （2）借出 （3）函查和电话查询 （4）档案网络查询服务 2．开发利用 （1）档案资料的编研 （2）档案资料专题信息务 （3）参与性研究利用 档案利用 提供利用——阅览 开发利用——档案资料编研 一、企事业单位档案工作 （一）企事业单位档案业务工作 （1）档案的收集工作。 （2）档案的整理工作。 （3）档案的保管工作。 （4）档案的鉴定工作。 （5）档案的检索工作。 （6）档案的编研工作。 （7）档案的利用工作。 （8）档案的统计工作。 一、企事业单位档案工作 （二）企事业单位档案行政管理工作 （1）规划工作。 （2）管理工作。 （3）指导工作。 （4）监督工作。 二、企事业单位档案分类的基本方法 （一）企事业单位档案分类层次的确定 （二）一级类目 （三）二级及二级以下类目 1．设置的基本方法 2．二级及二级以下类目设置参考 三、企事业单位档案档号编制的具体方法 （1）按大类—年度编制案卷流水号，在档号中标注出年度特征。 （2）按照大类—保管期限编制案卷流水号，在档号中标注出保管期限特征。 （3）对于一般的小型企事业单位，管理档案的数量不多，在编制档号时可不标注年度特征和保管期限特征，按大类编制流水号。 * 第一节 机关文书档案管理 第二节 企事业单位档案工作 第三节 科技档案管理 第四节 会计档案管理 一、档案收集 档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存价值各种信息载体向档案室移交的工作。 （一）档案收集工作的意义 1．是档案业务工作的起点 2．是实现档案集中统一管理的根本途径 3．是积累历史文化财富的重要渠道 一、档案收集 （二）档案收集工作的要求 1．确保档案的齐全与完整 2．符合档案业务规范和标准 3．注意收集和掌握重大活动信息 一、档案收集 （三）档案收集工作内容 1．收集范围 2．归档规程 （1）清点 （2）填写交接文据 （3）完成实体移交（接收） 3．收集方法 （1）零散文件的收集 （2）“账外”文件的收集 （3）科技档案的收集 （4）专业档案的收集 4．具体措施 本单位年度立卷归档的文件材料 有关档案工作的各项规章制度 二、档案的整理 （一）内容 1．对归档的案卷进行整理 （1）案卷的分类。 （2）分配档号。 （3）编制案卷目录。 （4）填写案卷封面。 2．案卷的局部调整 3．对零散文件的整理 二、档案的整理 （二）整理的步骤 1．案卷归类 2．案卷排列 3．按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号 4．编制《案卷目录》 5．贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目 案卷卷脊标签 二、档案的整理 （三）整理标准 （1）组卷文件齐全完整 （2）分类科学 （3）排列合理 （4）标题确切 二、档案的整理 （四）相关知识 1．制订档案保管期限表 2．编制案卷目录 3．编制全引目录 档案整理 三、档案的保管 档案保管工作就是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项业务工作。 （一）保管工作的任务 （1）掌握档案保管状况。 （2）分析档案损坏的原因。 （3）采取专门的技术手段和科学的管理措施，加强防范工作。 三、档案的保管 （三）档案库房用房设置与柜架摆放 1．档案工作用房的设置 2．档案柜架的摆放 （四）相关知识 1．档案装具的选择 2．档案包装 档案专用库房 档案专用库房 移动式密集架 固定式密集架 档案箱 档案橱 底图柜 防磁柜 实物柜 软卷皮 硬卷皮 卷盒 四、档案的统计 档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方法。 （一）档案统计工作的作用和意义 （1）档案统计工作是加强档案事业宏观管理的一项重要手段。 （2）档案统计工作是对档案室工作实行监督管理