办公室主任特训第12章：办公室主任职责标准.doc

第十二章 办公室主任职责标准 第一节 承办职责 承办职责是指办公室主任对领导决策意见的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面： 一、承办同级集体决策和领导个人交办事项 领导决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是单位行政首长个人决断。作为本机关、本单位综合办事机构负责人员的办公室主任，对本级领导层的集体决策和领导者个人交办事项负有直接的承办责任。即使是领导交由其他部门或其他人员办理的事项，办公室主任也有协助办理的责任；有时，一些牵涉面较广、归属不太明确的且其他有关职能部门不便于也不宜承担的事项，则须由办公室主任去具体承担、落实。 二、承办上一级办公部门交办事项 各级办公室既是本级政府的综合办事机构，是独立存在的一个整体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。各级办公室之间通过加强关系，既“各自为政”，又“协同作战”，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。上级领导单位的办公室向下级单位办公室交办一些事情、任务，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级办公单位及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。 三、承办同级和下级单位转办事项 为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导汇报请求问题，往往不直接去找领导本人，而是先找办公室主任，办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记、签收后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位，督促、协助各有关单位和部门具体贯彻执行。 办公室主任“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。“主办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即转由其他有关部门和负责人办理。“催办”作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。无论是“主办”、“会办”，还是“转办”、“催办”，办公室主任都应严肃认真，切不可敷衍搪塞，草草了事。 第二节 参谋职责 参谋职责是指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是领导者的基本功能。社会发展的新形势，要求各级领导人员努力实现决策民主化、科学化，这除对领导者本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”。办公室主任就应当理所当然地成为“参谋长”，积极、主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。 一、履行参谋职责的便利和优势 1.同领导层的工作同步运行与操作 由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性等特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是由于这种“思维共振”，使得办公室主任的工作能与领导者的工作合拍，从而为办公室主任辅助领导者决策提供了便利。 2.陈述见解和主张 办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导者陈述自己的见解和主张。 3.提供咨询服务 办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，当好领导的“参谋”提供了便利条件。 为正确履行参谋职责，办公室主任要紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选、传输工作，把调查中获得的大量第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。 二、正确发挥参谋职责的注意事项 1.办公室主任是个双重性角色 作为领导，就应当允许乃至鼓励办公室主任在一定情况下同自己唱“对台戏”。办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的“大班长”，是领导办事机构的“大管家”，又是协助领导决策的“参谋长”。作为“大班长”、“大管家”，它是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价它工作优劣的基本指示；作为“参谋长”，则要依靠独立的科学研究成果为领导服务，以能出多少真知灼见作为