商界时尚之夜081019 minimizer.ppt

活动现场赞助 独家冠名 礼品赞助 光盘植入广告 预算部分 搭建部分 13万 AV部分 25万 人员及演出 5万 视频 2万 小计 45万 服务费15% 6.75万 税金8.8% 4.554万 总计 56.3040万 项目管理 15 18 20 31 1 10 20 30 1 10 20 31 1 10 20 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 提案 AV、搭建 Rundown 进场、调试，搭建 活动方案 流程细节、文档修改 流程、文档等最终确认 灯光、音像以及现场搭建效果、施工图最终确认 修改方案 确认最 终房案 签署合同 以及报价 最终脚 本确认 修改脚本 视频制作完成 视频 视频制作 10月 11月 12月 1月 2月 演出以及人员 制作、运输 活动执行 演职人员招聘、培训 制造物开始制作 人员抵达现场 现场布置 确认所有演出 人员彩排 制造物运输 灯光、音像器材，搭建物料运输 活动执行 一：在机场设专人接机。出口及重要位置专人接机牌，有明显会议主题标志，工作人员佩带统一会议标志及服装。 二：安排中巴车做为接机用车，根据航班到达情况，确保用车时间段合理。 三：每个座位均有安全带系统，保证嘉宾的安旅途全。 四：有专人、专车接待VIP贵宾，送至酒店。 五：接送车上，工作人员向参会人员提供会务信息，并做好嘉宾身份证号、返程时刻登记，同时并通知酒店接待的工作人员相关信息。 六：酒店接待处作好登记入住工作。 七：由酒店签到处迪思工作人员为宾办理入住手续，发放资料袋，并与来宾确认各项信息。同时发放酒店就餐用券。 接待管理总则 礼仪，模特，摄影、摄像，保安，保洁 Step1 前期面试相关人员，选取熟悉汽车行业、经验丰富人员，同时确定备 用人员的数量； Step2 活动开始前一周开始人员培训，了解活动流程，细节，工作职责； Step3 制作相应人员工作手册，明确工作职责； Step4 活动现场按规定着装，严肃纪律； Step5 各类人员由会务组专人管理，负责督促当场时间，并分配工作； 场地管理 AV、搭建管理 人员管理 场地勘察 专人前往会场实地拍摄，同时按照活动流程，确任各会场位置，并实地体验，确定服务中心、VIP室、专访室，化妆间及指示牌的位置；实地测量相关区域尺寸； 场地沟通 Step1 通过传真和电话方式询问关于工作时间、电力、空调、保安、保洁、消防、网络等方面情况，并准备相关资料 Step2 通过邮件方式发送任务书，沟通场地协助项目，如：活动日程、现场布置、搭建时间、用餐要求、各环节场地职责、服务员安排等 Step3 请场地确认任务书 住宿酒店沟通 Step1 通过电话和传真预订酒店客房，对选择的房间进行实际考察，确认酒店位置及其周围环境。 Step2 通过电话与酒店确定用餐时间、人数、形式以及价格，并以邮件确认。 场地管理 AV、搭建管理 人员管理 搭建商沟通 Step1 确认布置物尺寸和设计，确定材质和制作周期 Step2 使用相同材质，制作小稿请客户确认 Step3 物料准备期间前往施工场地，核查制作情况 Step4 现场搭建时，规定搭建时间，监督颜色、材质等工程质量，提 供细致的AV run down，安排技术人员熟悉现场流程 Step5 通过彩排，调试灯光、确定位置、设定程序，发现问题并解决 场地管理 AV、搭建管理 人员管理 前期搭建需要3天时间进行布置 搭建聘请专业监理 前期制定详细施工图 进场前检查布置物品材质 将外露危险搭建进行处理 人车分流 专人负责人员引导，快速通过大门 入口明示入场方式 利用事先资料录入减少签到环节时间 人员管理 车辆管理 紧急撤离 搭建管理 人车分流 车辆疏导及停放 车辆分区停放 亮起所有紧急出口标识 专人负责紧急通道看管 AV管理 活动前3天时间进行 制定安全搭建计划 将在观众区域危险搭建物进行处理 制定用电计划 专人负责用电连接处及电源安全 签到入场 明确划分各类人群室内区域 专人负责不同区域引导及管理 工作人员统一佩戴闪光胸牌 工作人员全部佩戴对讲机并分频率 专人负责室内统筹