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公文处理讲座 大家好： 去年我们曾经举办过一次公文处理讲座，今年考虑到各单位公文处理人员调换的比较频繁，新人比较多，经常有电话打过来，问一些公文处理上的一些问题。所以觉得有必要借这次机会，与大家再共同学习一下。 今天学习的主要内容 公文格式 公文文种 第一部分 公文格式 公文格式-内容包括 版头形式 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 主题词 抄送机关 印制版记 页码 公文格式-需要强调的问题 发文年度： 一定要用六角括号〔〕括起来,不要用一般的中括号[ ]。放在发文机关代字之后，发文顺序号之前。 签发人： 一般向上级主管机关报送的请示件，要标注签发人。 例如： 市局向省局，县局向市局行文时 签发人的姓名用3号楷体字，以示醒目，位置居右。 与发文字号平行排列。 发文字号在横格线上左空一个字，签发人右空一个字。 公文格式-需要强调的问题 主送机关：是指主要受理公文的机关。 有些下属单位报上来的文件，主送机关应该是市局，但却写的是：××科，文件直接送到科室，而科室再送到局办请领导批示；还有的分别送几个会办科室，这样很可能引发科室之间的扯皮，延误工作。这是不规范的，但这个问题还是相当普遍的。文件直接送到局办受理就行了。下面我讲到报告和请示的区别时，再详细说明。 公文格式-需要强调的问题 下行文中，向所属机关单位发文应有顺序。 如：市局向下发文，主送顺序一般是：“各县区局、局直各单位、机关各科室”，一般上述顺序一经确定，就应相对稳定，不能变来变去，一天一个样。 公文格式-需要强调的问题 附件：是指正文的补充，说明或参考材料。 附件在正文下空1行，左空2个字标识附件，用3号仿宋体标识“附件”，并按顺序注明附件名称。 附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如“附件1.×××××名单 ”附件2另起一行 附件是公文正文的一部分，与公文正文有同等效力，标注附件应在正文之后，印鉴之前。成文时在附件首页左上角以3号黑体字标注“附件”。 公文格式-需要强调的问题 发文机关署名： 行政公文，单一机关制发的，在落款处不署发文机关名称，加盖印章代替。 联合行文署名发文机关名称并加盖公章。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不能采取“此页无正文”方法解决。 公文格式-需要强调的问题 成文日期： 是指公文制成的时间，是指发文机关行政首长签发公文的时间，公文落款鉴印以签发时间为准。 单一机关发文的，横向右边空4个字，一般署会议通过或领导人签发日期。 党务类公文一般使用阿拉伯数字。 行政机关公文成文日期一般使用汉字。“零”改为“0”正式公文印制时除印有成文时间外，还应标注印发时间，一般情况略晚于签发时间。 公文格式-需要强调的问题 印章：公文印章是公文发生效率的凭据。 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，应在公文落款处加盖发文机关印章。 加盖印章应上距正文一行之内。下压日期。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 联合行文时，须加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期（成文日期拉开，左右各空7个字）两印章互不相交或相切。 公文格式-需要强调的问题 抄送机关： 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。 抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。 公文格式-需要强调的问题 附注： 公文制发机关需要在公文中注明公文内容以外的要求，使用公文附注。 公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。 请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。 第二部分 公文文种 公文文种 在这里我们只讲一下平常我们涉及到的通用规范性公文。 通用规范性公文是指在形成制发程序、执行落实上比较规范、约束力较强的公文。 主要有以下18种公文： 公文文种-内容包括 命令 决定 决议 指示 议案 公报 公告 通告 通知 通报 报告 请示 意见 批复 函 会议纪要 条例 规定 重点介绍几个常用的文种之一 通知 通知是公文中应用范围最广、使用频率最高的公文之一，形式多种多样。 大家在拟公文标题时注意以下几点： 通知-应注意的问题1： 通知是下行文，制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位，并且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系。 通知-应注意的问题2： 写抬头，要有明确的受文单位。 以前下发的通知需要报上级机关的使用抄报，不相隶属的相关单位用抄送。 现在，新的公文处理规定：下发的通知需要上级机关和不相隶属的相关单位知晓的都用抄送。 通知-应注意的问题3： 通知可以联合行文。 联合行文的受