会议礼仪（）.doc

会议礼仪—— 效率就是效益一个人一生中大约有整整一年时间花在开会上，中层管理人员有35％的工作时间在开会。高层管理人员约有32％的工作时间是在与别人的单独会议上，34％是在与一群人的会议上，而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了59％的工作时间。成功的会议，需要做到五个明确和具备三个必要条件。 五个明确：主题明确。会议主题或“旗帜”要明确鲜明，避免造成任何歧义或误解。与会者明确。明确自己在会议中的角色。目的明确。包括两个方面，一是会议本身的目的，二是与会者的目的。时间明确。包括何时召开，会议将持续多长时间。地点明确。包括大致地理位置、具体的会议地址。 三个必要条件：所有与会者，包括会议举办者与参加者，应有某种共同目标。具备与会议规模相适应的环境。制定完善、周密的会议计划。当然，会议的成功举行，除了会前的计划和准备外，会议的控制技巧也很重要。筹划会议应遵循如下几个步骤： 1.确定会议宗旨 明确理解会议的宗旨有助于确定这次会议是否必要，希望通过这次会议得到什么结果，以及开会是不是获得这种结果的惟一途径。 2.成立会务组一般会议由各部门负责人牵头或多个相关部门共同参加，大型会议设会务组来负责会议的组织和协调工作。会务组下设：（1）秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。（2）总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。（3）保卫组，负责大会的安全保卫工作。 3.准备会议议程议程是非常重要的，会议议程就是事先制立的会议程序。 （1）议程的作用在会议举行之前，会议议程必须制定出来。因为议程表就像一张地图，当我们明确了方向，知道自己要到哪儿去，我们就能走得更远。美国通用汽车公司前总裁托马斯·默菲说：“会议的议程必须事先准备妥当，并分发给与会者，这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。必要时还可以向与论题有关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料”会议议程起着重要作用，有利于达到会议目的，提高会议效率。 （2）议程的内容一般说来，会议议程应包括：会议目的会议时间和地点会议议题的顺序会议论题的顺序对会议顺利进行举足轻重，在制定会议议程时必须记住：把需要创造性和投入大量精力的议题放在会议议程的前半部分。整个会议持续时间不应超过两个小时（以60分钟到90分钟为宜）。会议议程、议题清楚明确，使成员有机会在会前集中其思想和信息，这样使正式会议信息充足，效果更佳。 （3）商务会议议程的确定在确定会议议程之前，应先征求会议成员的意见，询问他们希望讨论哪些内容。可以采用意见咨询表的形式向与会者提出一些问题。如：你在会议上发言的论题是什么？你的发言需要多长时间？你希望讨论什么样的问题或事情？一旦明确会议有哪些议程，就能确定会议所需的时间。在选择会议日期和时间时，应考虑到其他人的日程安排。一般来说，星期五下午和星期一上午不适合开会。每个会议都要有10％的时间用于开场白。这段时间一般用于致欢迎词、作介绍、声明会议目的、让参加者“接受”这个目的、确立基本准则、分配各自的工作、处理日常事务以及评论议程表等等。应该按照讨论的顺序列出议程表的项目，一定要列出谁负责某个特定的议程项目。确定每个议题时间分配是整个会议周密组织的关键一步。4.确定与会人员 会议并不是参加的人越多越好。有研究表明，当4个人的会议增加到5个人时，其复杂的程度将增加127％。不同类型会议的理想出席人数：解决问题型 ??少于5人调查问题型 ??少于10人工作回顾或展示型 ??小于30人动员型 ??越多越好确定与会人员可采取以下办法：查找有关文件、档案资料；征求各部门意见；请示领导。 5.拟发会议通知与会人员确定后，提前向与会人发出通知，以便他们做好参加会议的准备工作。通知一般用书面形式。内容包括：会议主题、时间和参会人员等。6.会场布置 （1）会场选择选择会场时，要根据参加会议的人数和会议的内容来考虑。会场要达到以下标准：大小要适中 地点要合理附属设施要齐全 要有停车场地 （2）会场布置会场设计会场中的桌椅和摆放形式对与会者心理和会议的顺利进行非常重要。一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈长方形、圆形等。 a.圆桌式、方桌式在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议。 b.教室型目前中国最通行的开中型、大型会议的会场形式，其特点就是容纳的人多，有气势，容易布置，容易选择现成的场地。如：礼堂、教室、剧场均可。它便于召开发布会，或者以说明情况，传达重要事项为目的的会议，或者是群众大会。各种会场的图形如下： 方桌式 圆桌式 教室型 ②主席台设置主席台，设在代表席对面的地方，和与