【精选】教案 秘书基础 第七章 第三节 提高公文处理效率的方法.pdf

第三节 提高公文处理效率的方法 教学目标 知识目标：了解公文处理效率和公文运转周期； 理解影响公文处理效率的主要因素。 能力目标：掌握提高公文处理效率的方法；能熟练使用现代化办公设备。 德育目标：认识秘书工作在提高公文处理效率中的作用。 教学重点：提高公文处理效率的方法。 教学难点：对公文处理中讲究时效的种种措施的挖潜。 教学方法：演绎分析法、案例法。 教具安排：计算机办公系统软件。 课时安排：1 课时。 教学过程 【导入新课】 长期以来，老百姓对管理机关意见最大的就是办事效率低，“文山会海”也已成为机关 的最为头痛的事。如何改变这种现象，提高办事效率，下面将要学习这方面的内容。 （板书课题：提高公文处理效率的方法） 【讲授新课】 要谈“提高公文处理效率的方法”，首先就要搞清楚是哪些因素影响了公文处理的效率， 然后才能对症下药，选择正确的方法。 一、影响公文处理的效率的不利因素分析 从上节内容可以看出，公文处理分为办文阶段、发文阶段和收文阶段，三者形成了完 整的公文办理流程。公文处理的各个环节之间前后衔接环环相扣，有着一定的排列顺序。 公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。公文运转周 期延长，说明处理效率低；公文处理按时限完成，说明处理效率高。 公文运转周期由两部分时间量构成，即传递时间和办理时间。其公式为： 公文运转周期=传递时间+办理时间 因此，造成公文处理效率低下的主要因素有下面两个方面： 1．公文传递环节因素的影响 公文传递是公文处理的一项基本任务。除本机关内部使用的辅助性公文外，所有公文 都要向外传递。公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮 政传递和直接投递等三种方式。 传递方式的不同，传输渠道的不同，会造成以下现象： （1）各环节之间传递不及时； （2）传递的环节过多； （3）传递程序过于繁琐。 不管哪种方式，秘书人员都或直接或间接地参与了公文的传递。因此，秘书人员科学 地组织与安排公文办理程序，安全而快捷地传递公文，提高机关办事效率，是十分必要的。 2．公文办理环节因素的影响 （1）来文质量不高。来文的意思表达不够清晰、准确；缮印模糊、装祯出现错误等都 会增加拟办环节公文滞留的时间。 （2）拟办质量不高。交拟时领导与办文者缺乏沟通，只是简单地接受了任务，就匆忙 起草；撰拟时对领导意图理解不透彻，脱离实际；承办要求不具体、不明确等因素，影响 领导批办，增加核稿和批办的时间。 （3）催办不及时。催办无专人负责；没有明确提出催办工作的具体要求；没有履行规 范的手续；未能适时进行督促检查等，造成公文的积压和延误。 二、提高公文处理效率的方法 1．讲究时效 ① 强化时间观念。 公文是机关开展工作、实施管理的重要手段，是为了解决实际工作中的问题和需要而 产生的，这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效，超过了规定的时间，就 失去了公文应有的作用。在一般情况下，公文处理得越快，对实际工作就越有利。因此， 秘书人员处理公文要有强烈的时间观念。在公文办理的每个环节都要求尽量缩短时间，对 来往的公文处理必须迅速及时，任何迟缓和贻误，都会影响工作的正常运转。当然，公文 处理必须严格按照规定的时间进行。在具体工作中，要根据机关实际工作的进展、上级领 导机关的要求以及公文的性质，分清轻重缓急，对不同公文提出不同的处理时限要求，严 格按照要求适时地加以处理。 ② 缩短运转周期。 加快公文传递速度，减少公文传递时间；强化催办工作，指定专人负责；根据情况的 变化调整阅文次序，加快公文传阅速度；科学安排、合理组织，尽量减少留办时间；拟办 意见合情合理，节省领导人批办时间。 ③简化办文程序。 公文处理有着一套严格的程序和管理制度，但要避免环节重复、办理手续繁多的现象， 要消除办文程序中已被实践证明是多余的、重复的、低功能的环节，简化繁琐而不实用的 办文手续。 2．公文处理规范 （1）做到办文环