内部控制制度共通性作业范例制作原则-主计室.docVIP

內部控制制度共通性作業範例製作原則 中華民國100年4月19日 行政院院授主信字第 1000002381號函訂定 中華民國101年5月29日 行政院院授主綜督字第1010600203號函修正 中華民國101年12月19日 行政院院授主綜督字第1010600532號函修正 中華民國102年4月29日 行政院院授主綜字第 1020600199號函修正 第一點 中華民國103年9月17 日 行政院院授主綜字第 1030600474號函修正 第一點、第三點 一、 依據強化內部控制實施方案第肆點之二之(二)規定，財政部、法務部、科技部、行政院主計總處、行政院人事行政總處、國家發展委員會及行政院公共工程委員會(以下簡稱各權責機關)應研訂內部控制制度共通性作業範例，供各機關參採，為使各權責機關之研訂作業明確及一致，特訂定本製作原則。 二、 為強化共通性內部控制作業，各權責機關就「機關」及「主管機關」作業層級(視業務性質得彈性調整)，考量業務之重要性、風險性，以及監察院糾正(舉)、彈劾案件、審計部建議改善事項、上級與權責機關督導、機關實施檢查評估及近期外界關注事項等，涉及內部控制缺失部分，檢討擬訂共通性作業項目，必要時得會商主管機關決定之。 三、 共通性作業範例之製作，應秉持有效實用原則，將控制作業併入作業流程中設計；另為求格式一致，應以A4直式橫書表達；其作業流程並以作業程序說明表為主，作業流程圖為輔，作業流程簡單者，可不另製作流程圖。相關作業流程之設計原則如下： (一) 作業程序說明表： 1、作業程序說明表各欄名稱，依序為項目編號、項目名稱、承辦單位、作業程序說明、控制重點、法令依據與使用表單。 2、項目編號為4碼，前兩碼為英文字母，第1碼為共通性作業代號(如表1)，第2碼為內部製作單位代號，由各權責機關自訂；後兩碼為流水編號，以阿拉伯數字由01開始，先就「機關」作業層級項目全數編號完竣後，再接續「主管機關」作業層級之編號。 表1：共通性作業項目編號第1碼代號 共通性作業項目 權責機關 第1碼代號 出納業務 財政部 A 財產管理業務 財政部 B 政風業務(貪瀆防弊處理、廉政建設…) 法務部 C 主計業務（概算籌編、預算案審查、收支內部審核、會計報告及決算編製、統計調查管理…） 行政院主計總處 D 人事業務（人員進用、薪資、福利、退休…） 行政院人事行政總處 E 公共建設計畫之編審 國家發展委員會 F 行政管考業務（施政績效評估、年度施政計畫管理、風險管理…） 國家發展委員會 G 社會發展計畫之編審 國家發展委員會 H 科技發展計畫之編審 科技部 I 採購業務（政府採購及其管理作業…） 行政院公共工程委員會 J 資訊安全業務 國家發展委員會 K 3、承辦單位欄，預設為使用機關之二級單位，如「○○單位○○科」，未分科者表達至一級單位，如「○○單位」。 4、作業程序說明欄應列明詳細步驟、作業時程、重要經驗及注意事項等；控制重點欄應列明不可遺漏之程序、步驟或應予特別重視之作業或法令規定等重要環節。 5、作業程序說明表之項目符號編寫原則，如「一、(一)1.(1)」。 6、作業程序撰寫時，對於關鍵性及重要性之程序或文字可以「加底線」或「文字加粗」之方式標明。 (二) 作業流程圖： 1、流程圖可由電腦word軟體中，快取圖案-流程圖，或使用其他軟體，選取各種圖示繪製，表列常用圖示並說明如下： 符 號 名 稱 意 義 準備作業（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序，圖示上半部表示工作內容，下半部表示執行單位或人員 決策（Decision） 不同方案選擇 終止（END） 流程圖終止 路徑（Path） 指示路徑方向 文件（Document） 輸入或輸出文件 多重文件 (multiple Document） 輸入或輸出數件文件 已定義處理 (Predefined Process) 使用某一已定義之處理程序 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口 註解(Comment) 表示附註說明之用 2、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入關鍵字，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明。 3、各項流程有辦理期程者，應於流程圖敘明。 4、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。 5、處理程序須以單一入口與單一出口繪製： 6、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。 7、相同流程圖符號宜大小一致。 8、路徑符號宜避免互相交叉： 9、同一路徑符號之指示箭頭宜僅保留一個： (三) 版面、格式及檔名： 1、作業流