秘书职业概论项目二 学习秘书职业角色.ppt

* 出版社 社文分社 秘书职业概论 项目二 学习秘书职业角色 任务一 秘书的角色条件 一、任务描述 同学们：平时我们看电影、电视剧，看舞台演出，无论主角还是配角，每个演员都有其具体的角色并着力扮演好，才能为我们奉献一部部、一台台的精品之作。如果我们把社会和人生比作舞台，我们每个人也都是其中的演员。 本次学习任务，就是来认知一下秘书的角色条件。 二、实训 阅读材料 假如我招聘秘书 ——本刊记者专访谭一平 记者：谭老师，您好！您的《一个外企女秘书的日记》出版后，在我们的读者中引起了不小的反响。两年多过去了，这股热潮似乎还没退尽。现在有许多读者对这么一个问题很感兴趣：作为一个秘书学方面的专家，您如果要招聘秘书，会有什么样的要求？ ［学习任务］ 课上讨论 大家平时一定看过不少招聘秘书的启事，请讨论并归纳一下都有哪些基本条件要求？ 谭一平老师提出的招聘秘书所要求的条件，与你心目中的理解有什么不同吗？为什么？ 课下思考 请思考秘书是否是所谓吃“青春饭”的一种职业？ 你将怎样使自己的自身条件更符合未来职场的要求？ 三、知识链接 （一）秘书的多重角色 秘书的角色具有两面性：既有配角的一面，又有主角的一面。秘书的基本角色是辅助管理者，是领导的近身助手，是配角。但是在特定的时间、地点和场合，秘书又可以由配角转化为主角，由被动转变为主动，发挥主观能动性。当然，这并不意味着秘书可以反客为主，自以为是，而必须深刻认识秘书的角色内涵，摆正自身位置，恪守职场规则，扮演好自己的职业角色。 秘书的职业角色具有多样性，这是由秘书职责的多样性决定的。秘书应当具有角色转换的思维方式，从实际需要出发，自觉地转换好不断变化的角色，更好地发挥角色职能，胜任秘书工作。秘书的主要职业角色有： （1）助手角色。秘书工作的性质，决定了秘书首先是组织或领导的助手，承上启下，沟通左右，衔接内外，联系各方，起着不可或缺的纽带作用。 （2）写手角色。写作是秘书工作的一项极其重要的内容，写作能力也往往被视为秘书的看家本领，写作各类讲话稿、草拟各种文书乃至撰写新闻稿件，这都是秘书的“家常便饭”。 （3）公关角色。秘书在组织中扮演着重要的公共关系职业者的角色。秘书形象不仅仅代表他个人，还代表领导的形象和整个组织的形象，工作中应该努力为本组织广结良缘，以形成有利于组织发展的广泛社会关系的网络和环境。 （4）保密角色。秘书处于组织的中枢位置，知密早、涉密多而又交际广，保密就成了秘书的天职。秘书必须具备高度的保密意识，严守保密纪律，自觉履行保密的职责，做一个特殊的保密员。 （二）秘书的角色条件 1.年龄条件 社会角色不同，对年龄条件的要求也不同。有些社会角色对年龄条件的要求规定得比较明确，有些社会角色对年龄条件的要求规定得就不十分明确。目前，我国对秘书从业者的年龄并没有明确的规定，但是从职业化的趋势来看，整体上呈现年轻化的特征。 视野拓展 国外对秘书年龄的要求 国外对秘书年龄也是有要求的，但不是越年轻越好。在美国，初级秘书的职责一般比较单一，在职秘书的年龄一般不超过25岁。中级秘书的权力和职责相对要大一些，在职者的年龄一般在25~35岁左右。高级秘书由于处于高级领导层的要职，他们的能力需要多年甚至十几年的培养和历练，所以许多人的年龄在40岁以上。 2.性别条件 社会角色不同，对性别条件的要求也不一样，有些社会角色对性别的要求规定得比较明确，有些社会角色对性别的要求规定得就不十分明确。从职业化的角度考察，秘书职业呈现女性化的特征。女性从事秘书职业有其自身优势： （1）思维能力优势。女性由于有较强的形象记忆和机械记忆的能力而更善于形象思维，更富于想象力，做事大多谨慎仔细，思考问题的细致周到程度普遍优于男性，更利于处理繁杂的事务。 （2）交际能力优势。女性温和、文雅、富于同情心和宽容心，更善于理解他人，更能体谅别人，能为领导和同事着想，能拉近与领导的距离，而且知觉速度快，所以更利于沟通，表现出较强的人际交往能力。 （3）语言能力优势。女性善于发挥口语表达技巧，能在说话中灵活运用温和、欢乐、惊讶等不同口吻，而且自然地配合以微笑、愉快、忧愁等不同神情，所以谈话的方式较男性生动活泼，易于与对方融洽交流。 （4）操作能力优势。女性普遍心灵手巧，而且有耐性，适于操作现代的办公设备。19世纪70年代字母打字机发明后，打字成为秘书工作中最基本的业务，而女性似乎就有打字的天赋，秘书工作给了她们发挥这一天赋的机会