对优化地方国家综合档案馆馆藏资源建设的理性思考.doc

2012-07-19################2012-07-19####2#0#1#2#-07-19######## 馆藏资源建设的理性思考 ○尚明洋 姚景灿 卢艳弟 地方国家综合档案馆馆藏资源 建设, 是其维护地方历史面貌, 实现 “四位一体”功能以及档案事业健康 发展至关重要的基础工作, 馆藏档 案资源建设的优化则是衡量一个地 区档案事业发展质量、水平和特色 的重要标志之一。 档案资源建设的主体, 依法加强和规 范档案接收、征集工作, 不断丰富和 优化馆藏资源, 是确保建立合理的国 家档案资源格局的需要。 ( 二) 优化档案馆馆藏资源建设 是拓展档案馆功能的需要。馆藏档案 资源建设状况既是衡量档案馆履行 职能程度的重要标志, 又是档案馆实 现自身功能的基础。随着改革开放和 现代化建设的不断发展, 档案馆的性 质和功能发生了很大变化。档案馆作 为党和国家的科学文化事业机构, 不 仅应具备收集、保管、利用档案资料 这三项基本功能, 而且还应具备保存 历史、传承文明、资政襄政、教育后人 等社会功能。要实现这些新的社会服 务功能, 体现档案馆价值, 必须占有 丰富的能够满足时代发展和社会需 求的档案资源。 ( 三) 优化档案馆馆藏资源建设 是开展“三为”服务的需要。随着政 治民主化的发展, 档案馆的服务对 象从各级领导、党政机关扩展到社 会各界和广大人民群众, 服务层面、 方式和内容都发生了根本变化, 优 化档案馆藏资源建设, 是档案馆面 向社会, 满足公众档案信息需求的 必由之路。 一、优化档案馆馆藏资 源建设是时代发展的必然 要求 二、档案馆馆藏资源的 现状及成因 ( 一) 优化档案馆馆藏资源建设 是加强国家档案资源建设的 需 要 。 《档案法》明确规定, 中央和地方各级 国家综合档案馆是集中管理档案的 文化事业机构, 负责接收、收集、整 理、保管和提供利用各分管范围内的 档案。各级国家综合档案馆作为国家 据调查, 目前地方国家综合档 案馆馆藏资源现状普遍存在四个方 面的问题: ( 一) 结构单一。从档案载体上 看, 绝大多数档案馆的馆藏以纸质 档案为主, 几乎占馆藏档案总量的 关键是组织和链接技术。只有通过 有效的组织和链接, 才能提供信息 存储线索, 继而为利用档案信息提 供可能, 最终构建虚拟馆藏。目前, 该技术已开始了有益探索。归纳起 来, 虚拟馆藏在技术组织和链接上 的方式主要可分为两种: 内在技术 和外在形式。内在技术主要有: 文件 方式, 即把相关信息制作成虚拟文 件形式供用户在电脑中查询; 数据 库方式, 是把所捕获网络信息资源 按照固定的记录格式存储在数据库 息 线 索 联 接 到 相 应 的 网 络 信 息 资 源; 主题树方式, 是把所获网络信息 资源按一定体系结构分门别类逐层 加以组织, 用户通过这种树型目录 查找并连接到相应数据资源; 超媒 体方式, 是采用非线性的由节点和 链接组成网状结构信息网, 用户可 方便链接查看。外在形式有: 建立档 案目录中心; 加入搜索引擎; 档案网 站广泛建立链接; 建立档案专业指 引网站; 针对档案信息内容建立分 类目录; 提供网站地图等。以上技术 本质上是提供一种档案信息查找线 过相关信息组织和链接技术, 用户 足不出户即可获取相关信息, 方便、 快捷、有效。当然, 以上技术只有在 实现标准化和规范化后才可通用和 实现信息资源共享。就如有学者提 出应在“各成员馆之间根据共同认 可的协议与合同, 按照统一的技术 标准与工作程序, 通过一定的信息 传递结构, 执行一项或多项合作功 能。”从而为各档案机构建设虚拟馆 藏提供技术标准上的保障。 ( 作者单位: 广西民族大学管理 中, 通过使用关键字或其组配形式 学院) 2012进-行0查7询-得1到9信#息#线#索#, ##再#通##过##信###索#, 继#而2把0用1户2引-入0相应7信-息1源9。#通###2#0#1#2#-0责7任-编1辑9/ 汪#建#先######  案等寥寥无几; 从档案门类上看, 基 本是以文书档案包打天下, 科技、会 计、音像、专业专门档案等比重严重 失调。从档案全宗构成上看, 基本上 都是党政机关和具有行政权、人事 权和财权的立档单位。 ( 二) 内容贫乏。从档案馆馆藏内 容看, 主要存在四个问题。一是内容 断档, 衔接不上。如文革期间, 由于档 案机构不健全, 各项管理不规范, 致 使一些具有一定查考利用价值的原 本、底稿散失, 甚至有些年代档案出 现空白; 二是内容不系统、不完整。一 些重大活动, 特别是连续性活动中形 成的档案, 不是内容不全, 就是反映 同一内容的其它相关载体材料不全, 如只有文字材料而没有照片、音像等