文件控制与维护程序.doc

QP XXXX市疾病预防控制中心管理体系文件 XXCDC-02-QP-A/02.001 程序文件 文件控制与维护程序 版次：A/2 页次：4 编制： 日期：2011-5-10 审核： 日期：2011-5-15 批准： 日期：2011-5-20 受控印章： 持有人： 2011年6月10日发布 2011年8月10日实施 XXXX市疾病预防控制中心 XXXX市疾病预防控制中心程序文件 文件编号：XXCDC-02-QP-A/02.001 主题：文件控制与维护程序 第1页 共4页 第A版 第0次修订 颁布日期：2011年6月10日 1、目的 对本中心质量管理体系所要求的文件（包括资料数据及需要控制的外来文件及标准）进行控制和维护，确保本中心及有关场所使用的文件及资料为最新有效版本。 2、适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制和维护。 3、职责 3.1质量负责人负责本中心质量管理体系文件的管理，包括本中心的质量手册、程序文件、作业文件和外来质量文件，如技术标准、技术法规、检验规程等的控制和管理； 3.2技术负责人负责外来技术文件的控制和管理； 3.3各职能部门的专用文件及其资料由各职能部门自行控制保管； 3.4办公室负责所有文件的存档。 4、程序要点 4.1文件的分类 4.1.1本中心编制的文件 a、本中心编制的管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）； b、本中心编制的各类一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。 4.1.2外来文件 a、外来质量文件（如国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策以及行业可直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等）； b、外来技术文件（如上级批示、指示和委托方提供的资料、信函及传真件、电话记录等）； c、外来图书和技术资料。 XXXX市疾病预防控制中心程序文件 文件编号：XXCDC-02-QP-A/02.001 主题：文件控制与维护程序 第2页 共4页 第A版 第0次修订 颁布日期：2011年6月10日 4.1.3文件的受控和非受控 a、文件上加盖“受控”印章的文件为受控文件。本中心编制的管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家现行有效的相关法规、法令、政策以及行业和当地需直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等质量文件，属于受控文件； b、不加盖“受控”印章的文件为非受控文件。本中心编制的和外来的一般性技术文件，均属于非受控文件，执行一般性技术文件管理规定管理。 4.2外来文件的接收 4.2.1凡外来文件先由办公室接收、登记，填写《外来文件登记表》； 4.2.2文件先由中心主任批阅，提出处理意见，填写《文件处理表》； 4.2.3按处理意见送至传阅人或执行人（如需要文件可复印）； 4.2.4文件原件和《文件处理表》由办公室分类存档； 4.2.5如外来文件属质量文件，还应交质量负责人按受控文件处理。 4.3文件的编制 4.3.1本中心管理体系文件的编制按《管理体系文件编制与管理》规定分工负责； 4.3.2一般性技术文件由相关部门和相关人员编制； 4.4文件的编号 4.4.1本中心所有管理体系文件均按《编号管理规定》进行编号； 4.4.2本中心编制的拟发放技术性文件，按本中心发文编号进行编号； 4.4.3本中心图书和技术性资料按本中心图书资料编号 。 4.5文件的审核、批准和发布 4.5.1本中心质量手册由质量负责人审核，中心主任批准、发布； 4.5.2本中心程序文件、作业文件等管理体系文件由质量负责人审核，技术责任人批准、发布； XXXX市疾病预防控制中心程序文件 文件编号：XXCDC-02-QP-A/02.001 主题：文件控制与维护程序 第3页 共4页 第A版 第0次修订 颁布日期：2011年6月10日 4.5.3本中心一般性技术文件由技术责任人（业务室）组织编制或由相关专业组编制。 4.6文件的发放 4.6.1受控文件的发放 a、受控文件由质量负责人按需要分发至部门及相关人员，填写《受控文件发放与回收登记表》，领用或借用人签字； b、受控文件因破损影响使用时，可由各部门向质量负责人申请置换完好的有效文件，但必须上交破损的有效文件并由质量负责人负责销毁； c、如受控文件丢失，应向质量负责人提出书面申请，经批准后由质量负责人补发，丢失的文件一旦找回，应立即上交质量负责人并销毁。 4.6.2一般性技术文件的发放 a、一般性技术（如请示、报告、总结等）发放前，应填写《发文审批》，说明主送、抄送、拟稿人、核稿人