水泥股份有限公司票据传递管理办法.doc

ⅩⅩ水泥股份有限公司票据传递管理办法 第一章总则 第一条目的 为防范票据过期和遗失风险，规范票据传递流程，明确票据传递过程中相关部门和人员的责任，杜绝出现因工作人员责任心不强给公司造成的税收和资金损失，根据《中华人民共和国发票管理办法》、《增值税专用发票使用规定》、《中华人民共和国票据法》等国家法律法规及全面营改增后相关要求，并结合公司有关规定，特制定本管理办法。 第二条适用范围 本办法适用于安徽ⅩⅩ水泥股份有限公司及其全资、控股子公司（以下简称“公司”）。合资公司可结合实际情况参照执行。第三条释义 本办法所称票据是指发票和商业汇票，《中华人民共和国票据法》中所指的银行汇票、银行本票、支票等其他票据同样参照本办法执行。 发票是指在购销商品、提供或者接受劳务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。它是会计核算的原始凭证，也是财政、税收、审计等部门进行财务税收检查的重要依据。股份公司所涉及发票主要有增值税专用发票、增值税普通发班示寺。 商业汇票是出票人签发的，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。 第二章票据传递管理 第四条各类合同执行人或业务经办人（以下简称经办人）系取得、传递票据的第一责任人，合同签订部门或业务经办部门负责人系取得、传递票据的主要负责人。以上人员应认真履行合同,及时取得、登记、传递票据，并办理结算手续。 第五条对于涉及经济业务往来的票据，无论是公司与外部单位之间的票据交接，还是公司内部部门之间或部门内部人员之间进行票据交接，均须履行书面交接程序，交接双方应签字确认，并注明签收日期、票据种类、票据号码、开票日期、开票单位和票据金额等必备要素。 第六条为确保票据传递的安全性和及时性，原则上公司票据传递不得以挂号信、平信等普通方式邮寄。 各公司之间釆取邮政快递方式传递的票据，邮寄人应及时跟踪快件传递过程，并通过电话、传真或邮件等形式做好与收件人的收妥确认工作。邮寄人在寄送票据的同时应将票据交接明细清单一并放入快递信封内，并在快递邮件详情单的内件品名处注明邮件内容。收件人应仔细核对，确认票据与清单无误后。于当曰将签字后的清单扫描或传真给邮寄人。对于具备条件的公司，可考虑安排两人共同邮寄和拆封快件，确保票据传递过程的安全。 外部单位以邮寄方式传递票据，公司负责邮件处理的办公室工作人员必须在1个工作日内登记台账，并通知相关人员签收邮件。如收件人出差、休假或因工作调动不在公司，办公室应通知业务部门负责人授权安排其他人员签收邮件，以免造成票据过期。 各公司对外邮寄票据，邮寄人应跟踪快件传递过程。如果邮寄人自行通过邮局邮寄，交寄时即应取得邮局签收回执。如果是通过公司办公室统一邮寄，邮寄人应与办公室经办人做好登记交接，办公室经办人应取得邮局签收回执，并及时将回执反馈至邮 寄人。 第三章票据传递流程第七条发票传递流程 1、取得供应商提供发票的传递流程 业务部门在签订合同时，应在合同条款中约定货物发票种类、税率、开具和传递的具体时间，以便公司凭有效发票及时抵扣进 项税金。 经办人收到供应商提供的发票，应对发票要素进行初审，并在5个工作日内办理审批手续。财务部门审核签收发票，在5个工作日内办理进项发票的认证、抵扣手续，并进行账务处理。 2、取得费用报销业务发票的传递流程 出差人员取得培训、会务、住宿等增值税专用发票以及费用报销业务的其他发票时，应立即对票据信息进行审核，确保票据信息真实、完整、有效。相关经济业务结束后要及时办理报销手续，将报销单和发票传递至财务部门。财务部门要在报销审核后,5个工作日内完成发票认证和抵扣工作，并进行账务处理。 3、财务部门发现因发票要素错误等原因导致进项税不能认证抵扣，应将发票及时退回经办人，由其联系发票提供单位重新开具正确发票。 4、向销售客户开具发票的传递流程 销售部门审核、确认开具发票的客户名称、金额及类型—销售开票岗位复核并在3个工作日内开具、传递发票—财务部门在3个工作曰内审核、盖章、传递、入账—销售部门在5个工作曰内将发票交给客户。 第八条商业汇票传递流程 1、取得商业汇票的传递流程 经办人对商业汇票进行初审，并及时交给财务部门，财务部门审核、签收后，1个工作日内需交银行代保管。 如果财务部门发现商业汇票票面存在重大瑕疵，应及时退回销售部门，并暂停对该客户发货，由其联系销售客户重新更换商业汇票，并按照股份公司《银行承兑汇票管理办法》的要求，完善各项手续后再给予发货。 2、支付商业汇票的传递流程 经办人审核、确认支付汇票的金额及类型等—财务部门将背书后的商业汇票交接给经办人，并办理交接签收手续，同时留存商业汇票完整复印件备查—经办人在3个工作日内负责转交供应商，并取得供应商的签收手续。 3、已经背书但被供应商退回的商业汇票处理流程