文字排版技巧六讲数据处理.ppt

* 表格数据处理基础 内容回顾 本讲主要学习内容 案例及上机实践 第六讲　数据处理初步 表格数据处理实例 内容回顾 表格的应用 如何快速制作表格 内容回顾—课堂思考题 制作如下所示的“田”字格。 内容回顾 课堂作业:制作如下形式的表格。 内容回顾 制作方法:先输入文字，再使用查找替换功能在每个字的后面加一特殊符号如“$”，(查找内容框输入“(?)” (或?)，在替换框中输入“\1$”(或^$)),最后选择所有内容，表格?文字转换成表格，选择$符号作为分隔符。 本讲主要学习内容 利用Excel制作各种表格 表格数据处理基础 表格数据处理实例 一、应用Excel制作各种表格 Excel基本操作 制作奇偶行交错着色的表格 录入数据时让单位自动补全 Excel基本操作 格式化Excel表格 单元格中输入身份证号 图表的制作 单元格中输入身份证号 设置单元格的格式的“数字”分类为“文本 ”，然后在该单元格中可以输入身份证号 从Word中复制身份证号到Excel表：将要填充身份证号的单元格区域格式的“数字”分类设置为“文本”，到Word中选择身份证号列或行区域并执行复制操作，再回到Excel选择相应需要填充身份号的单元格区域 ，有两种方法：一是使用选择性粘贴，粘贴为纯文本；二是直接执行粘贴操作，然后单击粘贴对象右下角出现的“粘贴选项”，选择“匹配目标格式”项。 图表的制作 图表的制作 制作奇偶行交错着色的表格 选择要进行着色的区域，执行“格式→条件格式”，打开“条件格式”对话框。单击打开“条件1”的下拉列表，选择“公式”，在右侧的文本框中输入公式“=MOD(ROW(),2)=1”。再单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，指定一种颜色。公式的作用是选出行号为奇数的行，凡符合此公式条件的单元格即采用所指定的颜色格式。 单击“添加”按钮，添加第二个条件公式“=MOD(ROW(),2)=0”，再按上面的方法指定第二种颜色。即凡选中区域中行号为偶数的行，将以此颜色填充。 特点：在此区域中添加删除行时，其他所有受影响行都能根据其行号的奇偶自动重新调整颜色。 录入数据时让单位自动补全 这里以将某一列的单位设置为厘米(CM)，最终的效果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“CM”。 第一步：运行Excel，单击选中需要设置格式的列。然后打开“设置单元格格式”对话框(两种方法打开该对话框)，在“数字”标签中，选中“自定义”项，在右侧“类型(T):”下方的文本框中输入“0.00CM”(不含外侧引号)，最后单击“确定”按钮。 二、表格数据处理基础 表格的计算 表格的排序 表格与数据库 应用公式或按钮进行表格数据的计算 表格中的计算 使用域公式进行表格数据的计算 1、排序的方法 (1)简单排序 (2)复杂排序(多依据排序)：排序的类型有：数字、拼音、笔画、日期排序 表格中的排序 2、排序的规则 在按升序排序时，按如下顺序排序： A．空白单元格排在最前面； B．文本及包含数字的文本按如下顺序排序：0～9～A～Z，按第一个字符（中文字的汉语拼音字母或数字）顺序排序； C．逻辑值，FALSE排在TRUE之前； D．数字从小到大排序。 表格中的排序(续) 表格与数据库管理的内容： 1、将其他数据库中的数据生成表格 2、管理数据库的域名 3、修改数据库中的数据或向数据库添加数据 4、增加或删除数据库记录 5、数据检索 6、数据的排序 表格与数据库 熟悉数据库工具栏 将其他数据库中的数据生成表格 在当前Word文档中插入Excel表或数据库中的数据—选择并设置数据库源：点击“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮 按下图示操作： 将其他数据库中的数据生成表格 将其他数据库中的数据生成表格 在Word中插入Excel表格式 三、表格数据处理实例 Excel常用函数简介 成绩统计排名的实现 分类统计职工工资 按条例计算职工实发工资 按人头打印出职工工资条 (1)使用按钮插入Excel表格 (2)使用命令插入Excel表格：插入?对象?Excel工作表 (3)复制粘贴的方法插入Excel表格 在Word中插入Excel表格式 If函数：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) SUMIF函数 ：SUMIF(range,criteria,sum_range) COUNT函数 ：COUNT(value1,value2, ...) COUNTA函数：COUNTA(value1,value2, ...) COUNTIF函数 ：COUNTIF(range,criteria) RANK函数 ：RANK(number,ref,order) MOD函数