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浅谈如何提升华东分公司商务管理水平(A dissertation on how to improve the management level of the huadong branch)作者：余光辉辅导员：苏彤2016年2月17日浅谈如何提升华东分公司商务管理水平随着分公司投产规模的日益扩大、基建施工合同模板的新变化、运营出质保风电场技改项目的日益增多，分公司商务工作面临着商务工作点多、面广、复杂性越来越高等问题。如何确保分公司商务工作高效、高质量的完成，对顺利完成分公司开发、基建、运营商业计划均起着至关重要的作用。1.提升商务管理水平理论分析1.1PDCA循环理论分析P (计划 PLAN) :明确问题并对可能的原因及解决方案进行假设。D (实施 DO) :实施行动计划。C (检查 CHECK) :评估结果。A (处理 ACT) :如果对结果不满意就返回到计划阶段，或者如果结果满意就对解决方案进行标准化。1.2时间管理理论分析时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。1.3执行力理论分析执行力是指有效利用资源、保质保量达成目标的能力，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。1.4有效沟通理论分析有效的沟通，是通过听、说、读、写等载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式将思维准确、恰当地表达出来，以促使对方接受。2.提升商务管理水平实践运用2.1 PDCA循环实践运用PDCA循环共分八个步骤步骤一：分析现状，找出题目︰（1）商务人员工作量琐碎且庞大，商务人员加班成为常态。（2）询比价流标率高。（3）商务流程效率低，影响风电场现场需求。（4）商务人员专业水平不高，技经类人员短缺，应对新版本施工合同在工程量计算和单价编制方面经验不足。步骤二：分析产生题目的原因︰框架协议签订数量不够，大部分重复性工作无实际意义，付款、小型比价等日常性工作较多。询比价文件参招标程度太高；询价金额太小，投标单位不重视；个别项目存在先采购，后走询价过场，报价文件雷同率高；分管专工责任心不强，询比价文件编制质量不高。商务人员与风电场人员界限不清晰，相互推诿扯皮。前期施工合同均为总价包干合同，对工程量计算和单价编制的要求不高，之前招聘时未将技经水平作为考核重点。步骤三：要因确认︰框架协议范围和数量均不足，付款等风电场能够完成的工作仍然由商务人员发起。询比价文件过于复杂，参招标程度过高；风电场和商务人员责任心不强。商务人员与风电场人员界限不清。商务人员技经水平不够。步骤四：拟定措施、制定计划：对于零星项目，按零售超市采购、五金采购、零星用工三大类签订框架协议；对于备品备件，按不同机型、不同种类签订备件采购框架协议；将付款移交风电场实施。简化询比价文件模板，降低废标、无效投标的条款。在总经理办公会上对流标原因进行分析，并对责任人员进行曝光。明确商务人员与风电场人员职责分工。在新招聘人员着重技经水平的考察；对老员工着重进行技经水平的培养。步骤五：执行措施︰已签订大柳行零售超市采购、零星用工框架协议，并视使用情况进行推广。正在做五金采购、备品备件采购框架协议谈判的准备性工作；已将付款工作移交风电场发起。已下发简化后的询比价文件模板，已在总经理办公会汇报材料中增加流标原因分析。已下发明确商务人员与风电场人员职责分工的通知。新招聘人员技经水平较高，培训计划中已将技经培训列上议程。步骤六：检查验证、评估效果︰大柳行风电场金额小、频次高的小型询比价项目大幅度降低；商务中心人员主要精力放在各种框架协议谈判工作中；商务人员不再为繁杂的付款工作花费过多时间。投标单位不再因报价文件过于复杂而不愿投标，投标积极性高。风电场经办人员和商务人员责任心明显提高。商务人员与风电场人员不再为立项谁来上，合同会审谁来发起等问题互相推诿。分公司商务人员具备定额编制能力及复杂合同谈判能力。步骤七：标准化，固定成绩︰已签订的框架协议保持固定。简化后的询比价文件向全公司以正式文件的形式下发。在总经理办公会汇报材料中汇报流标原因已形成惯例。商务人员与风电场人员职责分工以公司正式通知下发。商务中心按人员能力分工，明确技经管理人员。步骤八：处理遗留题目。开发框架协议未有实质性进展。运营框架协议未取得较大突破。行政类采购项目框架协议未有实质性进展。2.2时间管理实践运用分公司商务工作点多面广，内容琐碎。如果没有头绪，眉毛胡子一把抓，时常会感觉工作越干越多，力不从心。所以做好时间管理对于分公司商务管理人员尤为重要。根据帕累托原则，我们可以把分公司商务工作划分为四个象限。如下图：根据这一原则，每天将日常工作分清轻重缓急，进行如下排序：A.重要且紧急（比如影响基建进度的付款、影响发电的备件供应及维修等）——必须立刻做。B.紧急但不重要（报