年会XX年会工作安排表.docVIP

2013年会工作安排表 项目 具体内容 完成时间 执行人 备注 年会方案 初稿完成年会方案并报批运营部（含欧公司） 11/1 《2013年会方案》（不公布） 预订酒店，年会时间、菜单 现场咨询周边酒店排期、设施情况、菜系、价位、份量等，与公司商议确定并预交订金、桌数、菜单等 综合公司订单、交通、节假，年会准备情况等初步确定年会日期 11/1-11/30 《酒店一览表》 《订金》（财务协助） 《年会通知》 《年会菜单》（可稍后修改确认） 年会工作小组/成员 年会座谈会 工作流程及工作安排 商议完善年会细节方面 11/1-11/15 《工作安排表》 节目 1、组织部门报名 11/1-11/30 《报名表》 2、节目筛选、组织排练（报名、排练可同步进行） 11/15-11/30 《节目一览表》 3、组织彩排（确定节目，出场次序、模拟出场、服装（含主持人）、道具等） 12/1-12/30 主持人 1、员工自荐，人资或各部推荐、自愿报名 11/1-11/30 《报名表》 2、筛选，组织排练 11/15-11/30 3、撰写主持词（人事修稿） 12/1-12/30 《主持稿》（含开场/闭幕词、祝酒词、串词 4、参加彩排（熟悉年会流程及应急情况） 12/1-12/30 游戏 1、拟定3-5互动游戏（适应晚会、互动性，娱乐性） 12/1-12/10 《年会互动游戏》 2、道具、及参与纪念品等准备 12/10-12/15 3、汇同主持人彩排 12/1-12/30 优秀评比 1、评比机制订立 2、组织评比（各部门） 11/10-12/10 《优秀评比清单》 3、制定优秀人员资料（照像，格言、PPT等） 12/10-12/20 背景资料 服装、道具、化妆等仪容 1、咨询外部租赁店并报价 11/1-12/1 《报价》、订金、合同 2、（年会要求详谈）并确定并提前交订金、合同 12/1-12/30 年会人员/人数（内外部） 在职员工人员确定 12/15-12/25 《晚会座位表》（注意工作人员的）、《台号》（红色标识） 供应商人员确定 12/10-12/20 《晚会嘉宾清单》 客户人员确定 12/10-12/20 其它人员确定（政府部门人员、村委人员、社区人员、已离职且杰出贡献员工） 12/10-12/20 邀请函/通知 供应商/客户/外部参会人员 11/10-12/10 《晚会邀请函》、《晚会交通路线图》、《晚会流程》 外部供应商/客户赞助 物资入库、登记、清单 资金入账（列清单，后期支出） 12/10-12/25 《晚会奖品/奖金清单》（外部） 烟酒/饮料/糖果/小食等 1、申请 2、采购 3、现场布置 12/20-12/30 《采购单》 小礼品/礼物/奖品（公司） 1、申购 2、采购 3、入库、登记、清单 12/20-12/30 《采购单》、《《晚会奖品清单》 订金/现金/奖金/年会尾款及相关费用准备 1、备用（含借支） 2、封包 12/25-12/30 《现金/奖金清单》 舞台背景、签名板、迎宾牌、奖劵/奖箱、邀请函等设计 1、设计、采购、印制、现场布置、会后回收等 11/15-12/15 背景音乐 1、依节目配置；2、喜庆类/年会类/激进类 年会当天 背景投影 1、公司年会宣传；2、优秀团体/个人；3、节目MV 年会当天 DV/数码摄影 数码工具准备 简单培训摄影要求及注意事项 存储、转载及修理数码 年会当天 运输 年会物资提前运输 工作人员接送 重要嘉宾接送 年会当天 各部门需注意当天外出用车，需接送嘉宾提前申请 礼仪迎宾（接待） 1、1、7楼迎宾欢迎 2、引导参会人员入场、入座 3、安置当天入场签到或投放奖劵等 4、年会现场奖品/奖金等现场礼仪托送 5、现场送花及彩带布控 年会当天 场记（记录/文职） 布置现场 检查现场物资安排及分配 年会文职类记录及发放（含抽奖） 年会当天 现场秩序 人员秩序管控 物资巡视保管 现场纪律及突出事件处理 年会当天 现场管理 现场管控、调度、跟进、检查等 确保有充流程进行 年会当天 清场人员 费用结算 物资清理及打包回厂（含会前布置工作） 现场会后收检 年会当天 以下空白