GYM-QP-0401 文件控制 V3.doc

程序文件：文件控制程序 受控状态： 文件编号：GYM-QP-0401 发放编号： 文件控制程序 （03版） 上海光裕金属制品有限公司 编制： 日期 年 月 日 审核： 日期 年 月 日 批准： 日期 年 月 日 2006年4月28日发布 2006年4月28日实施 程序文件：文件控制程序 版次/页次更改：03/0 不得擅自拷贝 1.目的： 对与质量体系有关的文件和资料实施控制，确保在对质量体系运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本 2.适用范围： 适用于本公司与质量体系有关的所有文件和资料，包括适当范围的外来文件，如标准，顾客提供的图样以及有关的法律，法规 3.工作职责： 3.1 管理部文控中心负责本程序的实施，并负责文件的编号，发放和更改控制 3.2 品保部负责质量手册的编制 3.3 工程部负责技术文件和资料的编制 3.4 各部门负责相关管理性文件的编制、转发、保管 4.定义： 无 5.工作程序： 5.1 文件和资料的分类： 5.1.1 本公司质量体系文件分为以下几类： a．质量手册 b．程序文件 c．作业文件 如管理规定，过程技术规范，作业指导书 d．记录 5.1.2按文件和资料的性质分： 管理性文件 技术性文件 5.1.3 按控制形式分： 受控和非受控文件。受控文件加盖“受控”印章，技术性受控文件另加盖用途印章。非受控管理性文件加盖“非受控”印章，非受控技术性文件不盖章，公司内不得使用非受控文件 5.2 文件的编制，审核，批准： 5.2.1 质量手册由品保部编制，管理者代表审核，总经理批准 5.2.2 程序文件由品保部组织相关部门编制及会审，管理者代表审核，总经理批准 5.2.3 管理性作业文件由各部门编制，部门负责人审核，总经理批准 5.2.4 技术文件由工程部编制，部门负责人审核，总经理批准 5.2.5 特殊情况下，可执行“审批升级”，由管理者代表审批程序文件和作业文件 5.3 文件的编号和发放： 程序文件：文件控制程序 版次/页次更改：03/0 不得擅自拷贝 5.3.1 管理性文件由文控中心按《文件编写导则》编号，并印制 5.3.2 技术性文件由工程部按技术文件资料编号，由文控中心印制 5.3.3为了识别文件的现行状态，由文控中心负责编制《受控文件清单》，定期发布（每年度最少一次），并标明现行版号 5.3.4 文件发放收回由文控中心资料员填写《文件发放/收回登记表》，经总经理/部门负责人批准后按表发放。发放时应在文件封面上盖受分发部门印章，签收人在《文件发放/收回登记表》上签名，标明签收日期，为了便于查阅《文件发放/收回登记表》，可编制《文件发放/收回汇总表》 5.3.5 如文件丢失，由文件丢失部门写出数目报告说明情况，经部门负责人审核，到文控中心补发，补发的文件盖受分发部门印章后，加盖“补”印并登记。如文件破损，相关部门可将旧文件换领新文件，新领的文件只盖受分发部门印章即可，旧文件由文控中心收回处理 5.3.6 《文件更改申请通知单》发放时，由文控中心依原《文件发放收回登记表》发放至该文件保有者，并应履行文件发放收回登记程序 5.4 文件更改： 5.4.1 文件更改由提出者填写《文件更改申请/通知单》，送原审批部门进行审批，若指定其他部门/人员审批时，应向该部门人员提供有关背景资料 5.4.2 本公司文件更改采用以下几种方式： 划改。当更改内容较少时采用。由文件持有者按《文件更改申请/通知单》划改，并将《文件更改申请/通知单》附于被更改文件之后。在文件更改的各处用更改代号“a，b，c……”等标注划改次数“a”表示第一次划改 “b”表示第二次划改…….. 换页。更改内容较多时采用。由文件持有者按《文件更改申请/通知单》更换改页，并将《文件更改申请/通知单》附于被更改文件之后。文件发放人收回原文件页。更改页上应注明页更改次，页更改次用“1，2…….”等表示。“1”表示第一次换页，“2”表示第二次换页…… 换版。当文件需做重大更改和文件划改，换页达一定数量时，应换版，换版视为重新编制文件 技术文件的更改。按工程部技术文件和资料的管理规定执行 5.5 文件的管理 5.5.