科技公司物资采购行政制度.ppt

物资采购管理制度（暂行） 目的及适用范围 1、目的 为了提高效率，以厉行节约、制止奢侈浪费的精神，加强公司办公物资采购管理。依据《岗位职责》，制定本制度。 2、适用范围 公司的办公用品由行政部统一采购。本制度适用于公司内各部门、各分公司。各子公司可以委托总经理办公室采购，也可以自己采购，但凡是带有公司字样的办公用品必须在样式、规格上与公司保持一致。 采购物资范围 本采购管理制度所涉及的办公物资包括：办公家具、办公设备和办公用具（包括车辆采购）、日常办公用品、各种耗材、其它（会议或活动急需用品）。 采购审批流程及规定 各部门、分（子）公司根据实际需要，确定次月部门所需办公物资的品名、规格型号和数量后，于每月23号填写《部门办公用品计划申报单》上报公司行政部。 常规办公用品用《部门办公用品计划申报单》填写上报，非常规物品、漏报物品、固定资产类等其他物资和待办事项用《非常规物资/待办事项报告》填写后上报办理。 行政管理中心经理审核各《部门办公用品计划申报单》后，根据公司实际库存数量与各部门办公用品需求数量列出公司次月采购计划，并将所需费用列入次月财务支出预算，按批准后的财务预算实施采购。 未列入部门次月办公物资需求计划和所需经费超出行政部支出预算的项目或大宗物资，必须由申购部门提出采购报告，报行政管理中心经理审核，经总经理批准后实施采购工作。 大宗物资的定义 凡单项物品采购价格或单项事务办理费用的金额在2000元以上的物品，申购部门必须写出书面报告，附上大宗物品申请单，详细列出需采购物品的名称、规格、型号、数量、最迟到位时间和原因等内容，经行政管理中心经理审核，总经理审批后交行政部采购。 公正性、公开性 凡一次性单件物资金额在3000元以上、5万元以下的采购活动，由行政部和申购部门共同采取竞争性谈判、单一来源采购、询价的方式进行采购。 凡一次性采购费在5万元以上的项目，应采取公开招标，投标单位应不少于3家，定标后按规定签定经济合同。 物品验收规定 购置的物品到货后，由行政部核对验收，以报告申请采购的物品还需申购部门核对并签字验收。 行政部、使用部门和财产管理部门要严格把关，凡质量、规格等不符合申购要求且不能使用的，应立即调换，否则应予退货；杜绝不合格物品流入，防止造成不必要的损失。 因申购部门事先没有写清楚所需物资名称、规格、型号、数量等项目，导致采购物品不合要求，需要退、换货的，由申购部门经理承担退、换货物的成本。该成本直接从部门经理当月工资中扣除。 采购回的物品，由行政部和申购部门按照《固定资产管理办法》和《办公用品管理规定》办理有关手续。 物品采购的合同管理 采购、供货合同必须由行政部与供货单位签订，其它部门一律不准对外签订合同。 采购时间 为提高效率、降低成本、养成良好的工作习惯。各部门《部门办公用品计划申报单》和《非常规物资/待办事项报告》，必须在当月的23号交到行政部，行政部于当月26号前将行政费用预算表交财务部，待费用预算计划批准后，于次月10号至次月13号三天择期进行常规物品统一采购。另，每月23号至25-号行政部再进行一次急需物品、特殊物品采购。 过期递交申报单和报告的，若行政部已将费用预算表交财务部且其他部门迟交的申购计划所需费用超出行政办公费用预算的，行政部有权决定不予采购考虑。特殊情况报总经理审批后执行。 办公物资配置规则（暂行） 办公室办公设备配置标准 电 脑 凡是办公室工作人员每人一台电脑，电脑配置根据实际情况决定；市场营销等业务部门人员的电脑为共用配置，暂定为3人一台电脑，具体电脑数量可根据业务发展需求安排。 电话机/手机 总经办每个办公室、部门经理办公室、职能部门办公室各1个独立座机号码和一个座机；3人以下（含）的职员办公室配置1个独立座机号码、一个座机；特殊用途的座机号码除外。依据实际运行情况添置。 公司根据入职人员岗位级别和公司现有资源，可给公司的部门经理配置手机一台，含话费。 办公物资配置规则（暂行） 入职人员办公文具配置标准 人员职位定义 总经办：总经理、副总经理、董事长助理。 部门经理：各部门经理。 办公室普通职员：部门经理助理，总经理助理，技术岗位人员。 专职办公室人员：行政专员、人力资源专员、财务人员、办事处商务文员。 其他非办公室人员：后勤人员。 总经办 黑皮本或1号皮质笔记本、1号水性笔(0.7mm)、铅笔、文件栏、文件册、文件夹、 笔筒、面巾纸、单线电话座机。 部门经理 皮质会议记录本或2号皮质笔记本、2号水性笔、铅笔、文件栏、文件册、文件夹、 笔筒、面巾纸、电话座机。 办公室普通职员 软面抄、2号水性笔(0.5mm)、铅笔、文件栏、文件夹、文件册。 《办公物资管理制度》（暂行） 办公物资的定义 办公物资分为固定资产和低值易耗品两种形式。固