办公室职责权限流程图.docVIP

一、会议室使用流程 会议组织部门填写 办公室负责人签字 如需办公室派专人服务 会议结束后由会议组 《会议室使用申请单》 并交接会议室钥匙 需提前说明 织部门清扫会议室 二、会议组织流程 三、来访接待流程 四、食堂接待流程 五、办公用品采购流程 六、办公物品领用流程 七、固定资产和周转材料采购流程 注： 八、节假日福利及劳保用品采购流程 九、公司印章、证件使（借）用流程 十、油料（结算）管理流程 十一、车辆年审流程 十二、车辆保险流程 十三、公司用水管理流程 十四、公司用电管理流程 十五、便函及文件起草下发流程 十六、红头文件起草下发流程 十七、合同的签订及保管流程 十八、食堂管理员兼采购员工作流程 十九、物业维修工工作流程 二十、卫生管理流程 二十一、车辆维修管理流程图 非本单位来访人员至传达室登记 门卫与访客来访部门取得联系并确认 来访人员访客入内 来访人员若找董事长或者总经理 门卫需致电办公室 由办公室出面接待 各职能部门若用本单位食堂进行公务接待 需向总经理递交食堂使用申请 批准后由办公室统一安排 办公室确定 采购地点 采购费用 一月一结 到货后办公室专人负责清点并入账 办公室按时对比市场价格 办公用品领用部门需 填写《办公用品领用申请单》 部门负责人签字后交至办公室 办公室负责人签字后 由发放人前往仓库 领取 申请单一式两份办公 室与物品领用部门各 留存一份存档 各分公司和职能部门 填写 《物品采购申请单》 提交总经理批准后交 办公室统一购买或者 由分公司自行购买 购买后向办公室提交正式发票 将三份票据一起提交 给财审部方可报销 办公室开具固定资产 验收单及出入库单 由办公室负责人及物 资使用单位负责人签字确认 单价50元以下 总价500元以下的 周转材料 各采购部门经部门 负责人同意后可 自行采购 自行采购物品需建立 明确的物品账册以备检查 考察物品采购商店并列出详细物品采购清单 总经理签字确认后由办公室联系采购点送货 到货后办公室专人负责清点物品并入账 根据人力资源部提供的物品发放人员名单通知各单位职工领取 印章、证件使（借）用前应填写印章、证件使（借）用审批单 部门负责人签字后需提交总经理签字确认 确认后由人力资源部对审批单进行存档登记并交付使用 每月20日与加油站取得联系 由办公室工作人员携带U盘前往加油站拷贝上月加油明细表 根据加油站提供的上月用油明细进行校对 参考用油记录和上月用油情况进行对比做出用油分析报告 校对无误后通知加油站开具发票 办公室填写费用报销单并由总经理签字 办公室将报销单提交财审部报销 通知加油站领取上月油料费用 办公室存档加油明细及用油分析报告 对公司所有车辆建立车辆信息档案 每月20号查看车辆信息档案 发现需年审车辆及时通知车辆负责人并协助准备年审所需资料 车辆年审期限过期前三天查询车辆年审情况 监督并确认车辆通过年审 及时更改车辆年审信息 将新车辆信息存档 每月1号查看车辆信息档案 针对需要续保的车辆准备续保资料 针对车辆实际使用情况确定购买险种 联系保险公司购买保险 及时更改车辆信息 将新车信息存档 由食堂李师傅进行统计、签收，然后办公室验收 办公室将统计结果汇总并定期根据财务报销流程结账 白天由办公室统计，晚上或周日由门卫统计 生活用水短缺后及时通知送水 办公室不定期查看生活水和桶装水储备情况 桶装水短缺后及时通知送水 每月1号对总公司和四宝山电表进行抄表 每月10号打印总公司及四宝山电费发票及电费明细 每月15号做出总公司和四宝山用电分析及用电户电费 根据核算结果由财审部开具电费收据 将南焦宋电费收据交至财审部冲抵借款 每月31号向财审部借款缴纳南焦宋电费 每月30号左右抄南焦宋电表 每月20号左右收齐各用电户电费并交至财审部 办公室工作人员根据工作需要起草便函 便函经办公室负责人签字后方可下发 便函起草后打印一份由办公室负责人签字确认并存档 便函需各单位回执的应及时做好回执统计工作 各职能部门经总经理批准后起草红头文件 文件起草需使用拟稿纸并经经理签字 文件起草部门将签字后的拟稿纸及其电子版交至办公室 办公室打印红头文件 办公室将红头文件、拟稿纸及回签单进行存档 办公室通知各单位领取红头文件并签收文件发放回签单 将拟稿纸送至人力资源部进行印章使用登记并为红头文件盖章 食材采购 核算、改进 根据实际用餐人员确定菜品 食材入库 招待餐任务 分析菜品 帮厨 装订帐 送审计 记账 核算 组织加工 食材不足 入库 采购 确定员工餐 周食谱 检查卫生情况 总结分析 研究整改 检查菜品情况 督促食堂管理 检查服务情况 外修 选 维 修 商 送 修