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浅谈高校档案归档流程 　　摘 要：本文以高校档案归档管理为入点，对档案管理进行分析，探索有效的对策方法，以促进高校档案管理水平的进一步提高。 　　关键词：高校档案 管理系统 归档管理 　　《高等学校档案管理办法》，这是教育部和国家档案局从法律层面对档案工作发布管理章程。该规章令具有较大的法规强制性和行政权威性，并且进一步加强了高校档案工作，贯彻落了实科学发展观。山东省档案局等下发《关于认真贯彻实施的意见》，这对高校工作中的档案管理工作具有重要的现实指导意义。 　　一、档案的分类 　　就目前而言，各大高校在实际工作中将档案分为几大类，分别是：DQ类 （党群）、XZ类（行政）、JX类（教学）、KY类（科研）、JJ类（基建）、SB 类（设备）、CB类（出版）、WS类（外事）、CK类（财会）、SX类（声像）、SW类（实物），类目采用字母标识，如：“WS”即“wai shi”（外事）的简称、“SB”即“she bei”（设备）的简称、“CK”即（财会）的简称。归档的档案载体形式包括纸质、电子、照片、光盘等。 　　二、档案归档整理 　　档案归档是将归档的材料按照有序的规律整理并方便查找的过程。现有的归档方法是按照文件档案的自然形成规律，然后再按照不同文件的价值区分，这样有利于档案取用、保管，并引入计算机软件等电子管理系统进行辅助管理，满足了纸质、电子整理的一体化要求。这种档案归档管理方法是材料的内容更加真实，页面更加整洁，同时丰富了材料的内容，使其图文更加清晰，格式得到了统一化要求。 　　三、确定档案归档时间 　　不同群体的档案归档时间有所不同，教学、党群、行政类等档案是第二年六月底前归档。会计档案归档时间与其他的有很大不同，它是在会计年度结束后，由会计部门的档案管理科暂时保管一年，保管一年后的第二年六月底前归档。 　　四、明确档案保管期 　　在高校的档案管理中，档案保管期限尤为重要，考虑档案文件应有的保存性价值和实际工作中运用中的需要，将档案的保管期限划分为定期类保存和永久类保存，其中定期类保存分：定期10年和定期30年。按照原则，不同的年度、保管期限的文件不能混淆，要将其界限分明的放置。为了便于查找，档案编号要遵循一下原则：简单合理、统一唯一。 　　五、存档档案移交 　　档案移交的时候，交接档案的双方当面检查，档案室要根据档案相关标准进行验收，对于提交的档案中不符合要求者给予退回并对要求其限期改正，待整改完成后重新提交。移交时填写材料交接目录备查。 　　六、归档文件材料整理 　　（1）归档文件应采用“件”，一份文件是一件。如：文件定稿、正本组为一件，文件定稿附在正文的后面；对于有发文稿纸的文件，正本的文件、发文的稿纸、定稿的文件组为一件，定稿文件在后，正本文件在前；有原文件的和复印件的，原件和复印件组为一件，复印件附在原文件的后面。（2）归档文件立卷组合。该过程是一个相当繁琐的过程，首先要把文件按形成的年度分开，之后根据文件里的内容分开，最后再根据文件的保管期限进行整理。（3）纸质归档文件的修整。要对文件的破损及时进行修正，文件内容有图表、照片等模糊不清时要进行加边修补和文件裱糊，字迹模糊或易退变的，应及时予以复制；加入文件幅面过大，要合理的进行纸张折叠，最终整理成A4纸大小，但一定不能影响其日后的使用。同时要注意归档文件的装订，最好不用容易生锈腐蚀和氧化的金属材质或塑料材质装订。（4）档案的装订。每份文件以“件”为整理单位，在遇到页数较少的文件，采用棉线、不锈钢针在左上角进行直角缝纫装订。如果遇到页数比较多的文件，可以采用在文件的左侧（距离文件左边约12?L，上下装订孔距文件上下两边各约70?L），用三个孔穿线的装订方法进行穿线装订。文件的装订要保证文件完整（不漏页）、整齐，以及美观、牢靠为装订的原则。（5）编页与加盖归档章。文件编页的方式一般以“件”为小单位，只要有文件标识的页面或有文字的页面都应该进行编页，页码标注在页面正面右上角。归档章包含的内容有文件年度、文件件号、文件保管期限、文件页数、文件机构问题、文件全宗号等六个内容，盖在文件第一页的中间上端空白处，注意归档章加盖的位置，不要遮挡文件的任何内容。（6）编目。按档案整理要求填写文件归档的目录，并放置在盒内的目录前。1.件号：填写文件归档的顺序号。2.责任者：文件的署名者或是发文机关。3.文号：文件发文的字号。发文的字号要填写齐全，不能简化，发文字号包括顺序号、发文机关代字、年度（用全角左龟壳型括号“〔〕”括入）。4.题名：即文件标题。对于没有标题或标题太过于泛泛，无法清楚表达文件其真实内容的情况下，可以自己定义标题，在定义的标题外加“英文左方括号[ ]”。5. 卷内备考表。卷内备考表会记录本卷内发生的文件补充、损缺、销毁等各种情况，由组成整理