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第一讲档案与档案工作概述 第一节 什么是档案 一、档案概念 第二讲公文管理 五、公文板式 “令”的板式 “决定”的板式 “通告”的板式 “通知”的板式 “批转性通知”的板式 “联合发文通知”的板式 “联合发文通知”的板式的落款盖印 “会议通知”藏玄机 “表彰通报”的板式 “批复”的板式 “报告”的特别板式 “请示”的特别板式 “联合请示”的特别板式 “联合请示”的特别板式的落款盖印 “职务任免通知”的板式 “意见”的板式 “函”的板式 “实施意见”的板式 及内容结构 附： 文件级公文整理方法 一、整理原则及要求 2003年3月19日，武汉市档案局制定《武汉市归档文件整理暂行办法》（武档[2003]11号）。 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 质量要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护技术要求。 整理原则：归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。 整理的方法： 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒  1、装订 （1）归档文件按件装订。“件”是归档文件整理的基本保管单位。每份文件为一件，包括文件的正本、文件处理单或拟办单、发文拟稿纸、定稿。亦称为“单件”。 若干份有密切联系的文件，如：正文与附件、转发文与被转发文、原件与复制件等，称为“组件”，应作为一件装订在一起。 重要文件(如法律、法规)需保留历次修改稿，其正本与历次稿(包括定稿)应各为一件，分别装订。 （2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文字文本在后。 2、分类  一般采用“年度——问题(机构)——保管期限”分类方法进行分类； 采用“年度——保管期限”分类方法进行分类，适用于办公自动化程度高或者形成档案数量少的单位。 同一单位采用的分类方法要保持前后一致，相对稳定。 （1）区分年度。 （2）区分问题(机构)。 （3）区分保管期限。 永久、定期（10年和30年） 4、 编号 归档章的项目有：全宗号、年度、保管期限、件号。机构(问题)、页数。 （1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 （2）年度：文件形成年度。采用公元纪年，用四位阿拉伯数字标注，如“1999”。 （3）保管期限： （4）件号：在分类最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 （5）问题(机构)： （6）页数：填写该件文件的总页数。 5、编目 归档文件应依据分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录，归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。 归档文件目录以年为单位装订成册，文件量少的机关亦可若干年装订一本。 归档文件目录封面的项目有：全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)名称。 二、几点重要说明 1.坚持档案分类方案、归档范围、保管期限表(即三合一制度)等制度。 2. 注意区分单件和组件。 3.对跨年度的来文和复文作为两个单件处理(可在备注栏注明各自的件号以便于查找)。 各种报表、名册、书刊、简报，原则上一本(期)作为一件。已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可不拆钉重装。其他不便拆装的可保留原装订方式。 4.尽量采用问题分类法。一般分为“党群、行政、业务”或“综合、业务”即可。 5. 对一份文件有多个时间特征的，一律以文件的签发日期为准。 6. 《办法》中规定在最低一级类目内(即一个起止件号内)，一般均按时间顺序排列。而不再强调按事由和文件的重要程度排列。 7.视文件的多少选择厚度适宜的档案盒。 六、公文处理 1、工作内容：发文、收文和管理 2、基本要求：统一、准确、及时、安全、精简 发文处理程序 （公文形成） 收文处理程序 （公文处理） 公文管理程序 平时归卷 立 卷 归 档 3、排列 6、装盒 * * 档案特点 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录 2、档案是由文件有条件地转化来的 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样 文书 公文 文件