让八小时做更多事.docVIP

让八小时做更多事 　　为什么8小时对你来说永远不够用?我们中的大部分人每天都巴不得有三头六臂去应付工作。如果一天之中，你的工作平均每三分钟被打断一次，8小时该如何够用? 　　调查表明：你一旦停下来，就得再花上25分钟重新去专注一件事情，这就意味着，你闪现的灵光可能转瞬即逝。在所有类似的案例中，有41％的当事人无法恢复到停下之前的工作状态。 　　到底是谁偷走了我们的时间?我们支离破碎的8小时又要怎么合理分配，才能保质保量地完成工作? 　　行政专员Lucy是超级乐天派。她坚信只要出现在办公室，就肯定能完成当日所有的工作。她总是美美地坐在椅子上，左手是新鲜的甜甜圈，右手是温热的拿铁。她首先开始浏览邮件，然后过滤掉一些信息，整合好发到老板邮箱。接着再傲一堆请示报告。40分钟后开始着手写文案，正当灵感突然闪现时，手机铃声响起，老板直接问：“现在空着吗?我们开工作紧急会议!” 　　Lucy能一直这么乐天下去吗?她其实也不知道。她只是说自己是那种天生不会说NO的人，所有突然摆在她面前的事她都会一件件地去做好，但某天她猛地发现，真正属于自己的时间越来越少，紧张感和压迫感越来越强。她其实是多么希望在下班后约上朋友去看场电影，但工作多得总是让她到晚上8点后才能离开公司…… 　　你也有Lucy这样的困惑吗?来看专家给出的step by step时解决方案。 　　 　　step1　为什么你就不能说NO? 　　 　　大部分人在突然降临的任务前都选择接受，似乎是怕让对方失望，其实我们是更怕让自己失望，因为我们都坚信一条――一旦被需要，再苦也要笑。如果我们当时脸上有一丝不爽的表情，这就等于是告诉对方下回别拿这么点小事来麻烦自己。所以被打扰是很纠结人心的事情。它一方而代表着你被信任，一方面代表你即便被打扰也没什么大不了的，于是我们似乎只能苦中作乐。 　　另外一个我们不愿说NO的理由，是怕被认为不合群而担心受到排挤。的确，与生活或工作伙伴和谐相处非常重要。你需要把每件事都按顺序安排好，不然你只能西瓜、芝麻一起丢。 　　 　　step2　事件等级平衡法则 　　 　　罗列出让你如临大敌的各种事情，跟踪记录一周，写下时间、通过何种方式遇到(例如：电子邮件、电话等)，然后留意自己完成这些事情所耗费的时间并划出等级： A　代表非常紧急 B　代表重要但不太紧急 C　不重要 把A等级里所耗费的时间加起来再除以5，得出的时间就是你每天必须腾出的时间。也许，有2-3个人会在任意一个时间来布置任务(你的老板，1个或2个核心小组成员)。如果感觉超过你能应付的极限了，就把时间往后延长些，不要强求自己马上完成。很多事情是重要的(B等级)，正如你小本子里记录的，它们并没那么十万火急，那就等等吧。有时，推迟去做一些事也是值得的，因为你能更专注更高效地完成更重要的事。打破你之前的工作习惯也许很难，但是通过一段时间的“平衡训练”，相信你很快可以享受前所未有的轻松感觉。 　　 　　step3与无聊之事绝缘 　　 　　其实很多事情都很无聊，所以下一步要做的就是过滤它们： 　　1　重新整理你的办公室。如果办公室看起来像个咨询中心，那么就尽可能别弄得那么有亲和力吧。 　　2　当你真的需要专注完成某项工作时，就关掉邮件提醒功能。很多资深职场人都会提醒你：上班的第一件事永远不应该是打开电子邮箱或聊天工具，而是把最清醒的头脑留给最重要的工作。所谓靠谱的成就感应该是集合所有精力和高度注意力去解决一整天中最关键的那几样事情。上午10点才去搭理邮件也没什么大不了的。 　　3　如果你身处管理阶层，那么授权给部下来做决策，别总让自己狼狈地面对泛滥成灾的小问题和抱怨。你需要十分清晰的终极目标，然后尽可能创造出一个能让员工们自由创新的空间，并且明确告知你不在的时候他们拥有哪些权限去做哪些决定。 　　 　　Seep4巧言应对麻烦 　　 　　上班时间总有各种各样的麻烦突如其来，可你还是能有办法去规划它们： 　　1　在任何人都可能突然出现在你面前时请给自己保留出一些“开放式”时间。试着先锁住一小时，再打开一小时，张弛有度地处理不同程度的事务。 　　2　聊天的开场白，把常用的那句“今天忙吗”换成“我能为你做些什么”。职场中你更需要的是直奔主题。 　　3　跟同事开会的时候先想清楚你有多长时间来进行。15分钟，还是半小时?如果是半小时的话，那么你州以试着这么说：“那么现在我先简单介绍一下进度吧，因为20分钟后我还有个会……”这种方式能使对方更清楚你目前的工作状态，不至于苛求你的完成速度。 　　4　工作进程中被突如其来的事情打断，你可以花一点时间梳理思路和情绪，预计出所需要的时间。例如，写一个简要的备注：30分钟。如果你正存写文案，那么用明亮的彩色笔在停顿处做个标记，方便之后