54-公文处理系统应用中常见问题.doc

54-公文处理系统应用中常见问题 公文处理系统应用中常见问题 1．怎样知道信箱中有新信息？如何找到信箱中的新信息？ 当信箱中收到新信息时，系统提供两种提示方式。一是屏幕左下角的小红旗将竖起，直到所有新信息全部已阅。二是利用系统提供的声音提示功能，只要用户在公文处理的声音设置中设置了声音提示，则新信息到来时，系统会自动播放提示。 要找到信箱中的新消息也有两种方式。一是按F5键刷新信箱里的内容，或关闭信箱后重新打开。二是查找信箱中所有已阅标志为空的信箱即为尚未读取的文件。 2．文件跟踪的作用和其中级数的含义？ 可以根据文件跟踪来了解文件的来源和流转过程。其第一条记录就可知道文件的起源和开始的时间。级数用于记载文件传递的顺序，相同的级数表示同一次传递的多个接收对象。 3．文件收回与退回的区别？ 在收件人没有看到发给他的文件，如没有开机或没有做信箱刷新操作，才允许收回该文件，而且这次传递将不会在记录在传递记录表中。文件退回没有上面的限制，并且会记录中文件传递记录表中，在文件跟踪时会看到对本次操作的记录。 文件的收回和退回都是针对文件的内部流转的，对于远程封发是不可以进行收回和退回的。 4．为什么发送给各本局各科室的发文，仍然有修改的痕迹， 比如添加上的内容用红色的字体代表，删除的用蓝色字体代表......，请问是什么原因？ 以上现象说明在传递文件过程中一定是做过文件的修改。而在显示修订中可以看出，如果不想看到，请不要选中显示修订。建议在封发前进行排版，在排版功能中，接收所有的修改信息，这样各股室将不再能看到修改痕迹。 5．各科室办结文件退回办公室总收发后，此文件在信箱中如何处理？是不是可以允许删掉？ 可以进行文件归档，也可以删除。具体可根据本地公文处理工作规范作出相应的处理。 6．在公文系统流转过程中，未发公文能否修改文头纸？ 在公文处理系统中只要文件只要没有做领导签发，就可以直接修改文头纸中的内容。 7．在公文处理系统中，如何删除一个文件的版本？ 要删除文件的某一个版本，首先必须以具有核稿权限的用户登陆到公文处理系统中，然后对文件选择核稿操作，选中相关的文件的待删除的版本然后按delete键就可以删除该版本的记录。 需要说明的是删除并不是完全删除了该文件，而是仅仅删除了该文件流转过程中产生一条记录。 8．公文处理操作人员，在个人文件夹中拟稿、转交出去后，为什么本人无法再在个人文件夹中修改该文件？ 个人文件夹里的文件转交出去以后，仍保留原稿，此时该文件的状态是发送，为了使该文件不与转交出去的相混淆，该文件不允许再修改。 9．在办公自动化中，查询收文功能所列的文件无法删除和使用发送、转交功能把文件删除和转出,怎么办？ 在公文系统处理流程规范中,查询收文无法将所列文件发送和转交。 如想发送，则必须先将该文件登记后，再选择发送。如想删除该文件，可以在系统维护中将该文件销毁。 10．在外收文登记簿和发文登记簿窗口中，待办、已办、办结等状态如何区分？特别是已办和办结，该怎样使用？ 一份文件从一方分送、转交到另一方时该文件在到达目的信箱时为待办状态，接收方收到文件后进行发文的审核、审批、改稿或对收文进行拟办、批办、承办、注办结束后尚未把文件转交、分送之前处于已办状态。文件经过领导签发,排版后,文件就可以办结,文件的办结是文秘人员根据文件的情况在收、发问登记簿中的[办结]按钮设定的,如领导没有签发,系统则不允许签发,会出提示信息。 11．办结文件可以由各科室打办结标志吗？还是只能最后由办公室档案室打办结标志？ 依照有关的文件和工作规范，文件的办结权应该归办公室档案管理部门。因此，在公文处理系统中文件的最终办结只能由办公室档案室对有关文件打办结标志。 12．在收文登记簿中如何删除已存在的文件？ 在收文登记簿列表中选中要删除的文件，然后按delete键即可。在其他对象列表中，也可按此方法删除文件。 需要说明的是，这样删除的仅仅是该文件流转过程中的一条记录，要彻底删除该文件，需要到公文处理系统中的系统维护中将该文件销毁。 13．已做过了登记，但打开登记簿却看不到登记的文件？ 首先要确认打开的登记簿与所登记的文件类型是否一致。系统提供三种登记簿，收文登记簿、发文登记簿和内部文件登记簿，其中收文登记簿主要用于登记所有的收文，包括远程收文；发文登记簿主要用于登记所有的发文；内部文件登记簿主要用于登记所有的内部文件，如签报批件。 其次，每种登记簿均区分文件的状态，如待办、已办、办结及登记日期等，新登记的文件为待办状态。请选择该文件所处的状态或登记的日期范围，再刷新、查询。 14．公文处理系统中，外收文登记