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利用ERP系统强化固定资产管理 1616 探索与实践 利用 ERP系统强化固定资产管理 □杨雅婷朱坚 固定资产是企业的物质基础，是企业产生效益的 条件，固定资产的结构、状况、管理水平等直接影响着 企业的运营与发展。对于大型上市公司而言，涉及的 固定资产价值上百亿元，资产条目数万条，只有科学管 理和正确核算固定资产，采用简便、高效的管理手段， 才能正确评估固定资产的整体情况，提高资产使用效 率，降低生产成本，保护固定资产的安全完整，实现资 产的保值增值，增强企业的综合竞争实力。本文试结合 上海石化固定资产管理的实践，探讨如何利用 ERP系 统细化和强化固定资产管理， 一、通过固定资产主数据提供详细管理信息 1.创建并维护完整的固定资产主数据 ERP系统中引入了固定资产主数据的概念，每一 项具体的固定资产都是一条固定资产主数据。固定资 产主数据囊括了其所有的管理信息，包括固定资产名 称、规格型号、数量、计量单位、生产装置、成本中心（决 定折旧费用的归属）、所在地点、经济用途（生产用、非 生产用、租出、未使用、不需用、融资租入等）、技术状态 （设备运行情况）、资产类别、设计能力、主要技术参数、 使用单位、产权归属、制造商、使用年限、折旧码等。 只要资产管理人员根据实时资产变动情况对主数 据进行维护，就可以随时查询全部资产主数据，也可以 根据管理需要按照生产装置、成本中心、资产所在地 点、经济用途等限定性条件进行查询，为实物管理提供 有效的资产价值信息及管理信息。譬如，资产管理人员 能随时从 ERP系统中查询资产的运行情况，了解属完 好运行还是带病运行、待修、封存、闲置、备用、待报废 状态，为设备管理决策提供第一手资料，可提高固定资 产管理效率，调配盘活闲置设备。 2.固定资产分类的功能 为了便于固定资产的管理，公司在 ERP系统按照 固定资产的性质分为油气资产、房屋建筑物、油气集输 设备、运输设备、机器设备、其他设备六大类。创建任何 资产主数据，都必须选择其所属资产分类，系统则根据 资产分类生成唯一的顺序性资产编??。这样，只要根据 固定资产编码便能确认该项固定资产的分类。 公司还利用 ERP系统中的资产分类指定默认的 折旧方法及用户的输入屏幕，即哪些字段为必输项、哪 些字段为选输项，可以保证固定资产主数据创建的一 致性和完整性。 3.通过固定资产折旧码保证折旧计提方法的正确 性 固定资产的折旧方法有好几种，ERP系统中通过 每条固定资产主数据 —“折旧码 ”字段来确定不同的折 旧方法，从而一一对应实施到具体的固定资产上，保证 了折旧计提的正确性。 二、固定资产管理与会计总账的自动集成 公司在实施 ERP系统以前，沿用的是 “浪潮 ”固定 资产管理系统和会计核算系统。这两套独立的系统自 成体系，在固定资产管理系统中对固定资产明细所作 的任何变动均需在会计系统中另行手工制作会计凭 证。 而 ERP系统将固定资产管理系统与固定资产核 算系统无缝集成一体，达到了物流信息与资金流信息 的集成，使得各项经营业务的财务信息能及时准确地 得到反馈。实时处理固定资产管理信息，不仅减少了财 务人员的工作量，大大减少了人为的错误和遗漏，还能 对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。 固定资产管理人员在创建资产主数据选择不同的 资产分类时，ERP系统通过后台配置的科目定位码将 不同类别的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧 费用等总账科目。会计人员通过对明细资产编号的购 金山企业管理２００8·3  探索与实践探索与实践 置、报废、计提折旧、转移等操作就能轻松实现总账科 目金额的实时更新，真正实现了固定资产管理系统与 会计总账的自动集成。 三、固定资产的日常业务及动态查询管理 ERP系统实现了价值管理与实物管理的并轨，资 产管理人员能更加方便地进行固定资产的日常业务处 理及资产动态查询管理。 1.固定资产购置费用的控制 固定资产单位价值较大，如何才能保证固定资产 购置费用控制在下达批准的预算范围内，符合固定资 产内部控制和业务流程，ERP系统提供了两种高效的 控制手段，即投资订单功能和项目管理模块。 一是利用投资订单功能。在固定资产转资以前的 在建工程阶段，即对每项在建工程确定一个投资定单 号。通过对投资订单下达预算额，从而达到对固定资 产项目的成本支出进行实时监控。 在建工程费用支出达到预算的 95%时，系统会自 动发出警告信息，提示操作者预算快耗尽；当费用支出 超过预算时 ,系统不再允许会计凭证过账。 另一种是功能强大的项目管理模块。项目管理模 块对投资订单的功能进行了深化和细化，更适合管理 大型项目。由投资管理部门负责下达项目的明细预算， 实时控制项目的进展实施情况，确保固定资产投资费 用严格控制在批准的项目