公司办公室电话使用该怎样规定.doc

办公室里的电话属于公共资源，很多时候公司职员会无限制的使用，这给公司带来了严重的话费负担。办公室最好能够对本公司电话的使用做一个规章制度： 　　实例：电话管理规定(一) 　　第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。 　　第二条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元;私挂香港或澳门的，每次罚款100元;私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。 　　第三条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人，经申请可报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。 　　第四条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 　　第五条 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。 　　第六条 总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。 　　第七条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。 　　第八条 值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。 　　实例：长途电话管理办法(二) 　　第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。 　　第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。 　　第三条 电话使用须知： 　　(一)辖区内的洽公。 　　(二)时间以三分钟为限，自我控制。 　　(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。 　　(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。 　第四条 长途电话使用须知： 　　(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。 　　(二)长途电话限所长以上人员挂拨。 　　(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。 　　(四)禁止挂用私人长途电话。 　　(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分。 　　实例：电话总机(话务员)管理办法(三) 　　1) 总机话务员应接转迅速、准确，用语简炼、清晰、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。 　　2) 总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请销等”;如分机占线，说“对不起，电话占线，请销后再打”。 　　3) 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。 　　4) 话务员上班时间不得与人在电话在闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。 　　5) 不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。 　　6) 凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。 　　2.2. 挂接电话 　　2.2.1. 电话使用 　　1) 时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。 　　2) 使用前应对洽谈内容稍加构思记录。 　　3) 各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。 　　4) 凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。 　　2.2.2. 长途电话使用 　　1) 公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。 　2) 从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写《使用长途电话申请单》，经单位主管核准后送交总机拨号。 　　3) 单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写《申请单》后送交总机拨号。总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。 　　4) 每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。 　　2.3. 未设总机 　　1) 公司人员少，未设置总机职位的，所有电话拨挂均由公司人员自己操作。 　　2) 电话使用参照本办法2.2.1。 　　3) 长途电话使用 　　1、每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用电话费用(管理部视公司情况选择开通IP拨号