其中会议议程表的格式.ppt

其中会议议程表的格式，如表5-4所示。 表5-4 ××协会专业技术研讨会会议日程表 落实大会发言人、发言内容及时间，以确 定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、 发言等，以便具体安排会议日程。 落实文件材料的打印、校对、装订工作。 编制“大会手册”，手册内容主要是会议名 称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、 作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。 准备与会人员名单与通讯地址联络方式的 表格，用于编制大会名录。 行政组在会前的工作 行政组在会前的工作包括以下八部分。 印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、 资料袋、座签等。 其印制有如下要求（见图5-13）。 发送会议通知。大型会议的会议通知内容比较复 杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外，一 定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报 所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、 会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交 论文题目。秘书通过回执单的统计，可以掌握与会人 数、早做安排。因此，会议通知要考虑到往返时间， 早发为宜。 准备必要的请柬和给领导人的会议 邀请函，交给会务机构领导。 安排会议食宿。食宿安排的总原则是让与 会人员吃好、住好，又不可造成浪费，一般不 同的会议会有不同的规格，要尽可能安排好。 住宿的安排一定要将工作做细，以防不经意间 出现厚此薄彼的现象，造成矛盾。 安排住宿的要求包括以下几点（见图5-14）。 安排就餐的要求包括以下几点（见图5-15）。 安排会议场所。包括主、分会场、讨论场 所以及文娱场所。秘书人员一旦确定了会议召 开的具体地点，就应在会前将会场按会议的要 求布置好。要按照会议的要求对会场大小，灯 光设备，通风，会议驻地的交通，购物，休闲 及其他辅助设施等情况进行检查落实，并对主 会场、分会场以及小组讨论场所 进行合理布置。 安排会议医疗保障工作。医疗卫生方面的 准备包括伙食、饮水、住宿、会场、周围环境 和个人卫生诸多方面。要安排有经验的应急医 务人员，准备必要的急救药品，对饮食、环境 卫生做必要的检查和处理，清除隐患，保证随 时提供应急医疗服务。特别要考虑到可能出现 的突发性疾病，应给予及时的救 护，也要注意防止流行性疾病的 发生。 安排文娱活动、往返需用车辆、车场、司机及司 机的活动。如果会期较长，为丰富生活，调节高度紧 张的工作状态，在会隙或晚间，常要安排一些文娱活 动。无论是安排的电影、舞会、音乐会、健身活动或 观光等等都应在会前落实到位，从时间、内容到交通 安排等都不容忽视。目前会议用车一般采用租用运营 车队的方式，只要事先商定好具体用车时间，不必考 虑停放车场和司机的安排。 订购参会人员会后的车船航票。现 在一般都是会务委托驻会的饭店解决定 票问题或直接采用网上预定方法。 宣传组的会前工作 宣传组的会前工作包括以下两部分（见图5-16）。 保卫组的会前工作 主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。 保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、 安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。有 的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用 工作。目前有的采用临时与保安公司签订协议 的方式，在会议期间雇佣保安人员。 一切“前站”工作在会议召开前 就绪，由各组负责人落实后，向大 会筹备处汇报，保证会议如期召开。 （二）会中的各项会务工作 会中的各项会务工作中的主要从以下四 套班子的工作来讨论。 秘书组 秘书组人员在会中一般按工作内容分成 两部分（见图5-17）。 候会制度：候会就是等候参与会议的具体 议程。有些会议，议题繁多，必须参加后一议 题讨论的代表如果与前一议题无关，秘书人员 必须通知有关人员在指定的时间到指定的地方 等候，保证会议前后相接，既可节省时间、又 不至于使会议秩序混乱，保证各议题讨论的紧 凑，又避免无谓的“听会”。如大会安排代表发 言、演讲，要提前落实好发言、演讲人，并按 时把他们引领到指定地点等候准时发言。 秘书组要组织会议决定、决议的修改和定 稿。有的决定、决议，是秘书在会前就着手准 备的，有的则要根据会上议定的内容或表决的 结果在会议期间撰写的。还要抓紧做会议总 结，为领导准备会议后期发言。 行政组 首先，要组织会议签到工作。签到是与会 人员到会时的