WPS中的文字、office03和10中的word自动生成目录方法.doc

随着计算机硬件、软件的不断更新，和国内企业的不断进步，越来越多的软件被人们所应用。十年前，也许文字排版的软件就只有office03。随后，office07、office10、及更符合国人使用习惯的WPS等逐渐被安装在文员、编辑、老师及学生们的电脑中。然而很多学生在写毕业论文的时候不知怎么自动生成目录，对于学校没有要求必须使用自动生成目录的，学生还有可能会一个标题对应一页的那么一个一个去找，费时费力不说，一旦正文部分稍有更改，目录中的页码就会大有改动。作为学长的我，对学弟学妹们的这种行为深表同情，遂写下此教程，一则教会大家怎样自动生成目录和简单的排版，二则抛砖引玉，希望有更好的排版经验的和大家分享下，或让大家了解下常用软件的一些不常用却很6的功能，改变一下对常用软件的一些认识。以下所有的内容都是我四年来修改毕业论文中积攒的经验，都是一点一点在网上找到后应用的，都是经过我多次对比后保留下来的最便捷的修改内容较多的文档的方法。尤其是那几处强烈建议，更是重中之重。花一两个小时看下我这些经验，如果理解了绝对会对你的word的使用有很大提高。 其实，office中的word和WPS中的文字，不只打字那么简单…… 接下来进入正题，在众多文字编辑软件中，以WPS的文字和office03、10版的word应用最为广泛。以下列文字为例分别借助上述三种软件练习如何自动生成目录。 “ 第一章 如何自动生成目录 1 要先选中各段文字的样式 1.1 点击文字所在段，一级标题选“标题1” 1.2 二级标题选“标题2” 1.3 依此类推 2 如果样式不对，可进行修改 2.1 右键选中样式名 2.2 修改 第二章 插入目录 1 选择合适的位置 2 引用》插入目录 正文部分：随便的一些文字，最好两行以上，这样才能体现段落的各种缩进的区别。 ” 接下来分别以WPS、office03、office10为例进行自动生成目录。 不管哪一种软件，在“开始”菜单中都有样式这一工具栏，只是各软件的风格不一样，可能不熟练的话找起来慢一些。而且，强烈建议在使用这些软件时，将软件的“显示段落标记”这一按钮打开。 方案一：WPS中的文字 WPS在开始菜单下，样式工具栏在如图中的位置： 图中的绿色部分为“显示段落标记”，功能开启后的工具栏效果如下： 此功能开启后，方便在编辑时看到一些标记，比如文中的空格，在显示段落标记后会显示为灰色的小点，，而没显示的时候，则什么也看不到，导致无法判断出这些位置上有没有空格。 好了前奏说多了，请看下图中的这些文字： 这些文字只是刚刚输入软件时的状态，没有其他的编辑。此时把光标放在“第一章 ……”这一段，然后点击样式中的“标题1”，效果如下： 此时“第一章 ……”这一行的样式明显变了，这个样式（包括字体、段落、制表位等等）就是软件默认的设置。如果这个样式不符合您的要求，请不要在这个状态下，在“第一章 ……”这一段落里去修改，因为对于一级标题可能少，修改的次数没那么多，对于一个字数较多的论文，三级标题的数量往往会很多，再加之二级标题，甚至可能会有的四级标题来说，一个一个修改的效率，仅高于手动调整目录页。此次较高效的方法是，右键单击样式工具栏里的相应样式（如“标题1”），再选择修改样式，如下图： 在弹出的对话框中，有一些常用格式的设置，但个人推荐通过对话框中的左下角的格式来进行各部分的设置，如下图。此时可分别对字体、段落等进行设置。 设置好后，确定保存。也可能在“格式”按钮上点选“同时保存到模版（A）”，这样的话，软件对于“标题1”的样式的默认设置就被更改了，只要不再对默认设置进行更改，或重装软件，下次再使用的时候再选“标题1”这一样式时，都会以这个设置将文本改为“样式1”，这一功能很方便在同一计算机上修改多个文档，或新建文档时可快速改完格式，最大的受益不用多说了吧。什么？不知道？o(╯□╰)o这样可以在同一电脑上修改多个论文了，分分钟搞定同学的…… 细心的同学可能会发现，在“第一章 ……”这一行的首尾分别多了一个黑点，没关系，这两个黑点说明该段是被修改成“标题1”这一样式，在别的样式中也会出现，但这两个黑点不会被打印出来，只是提示的作用，关了“显示段落标记”后就不再出现了，如下两图的对比： 然后，依照上法，分别对二级标题、三级标题……依次选中“标题2”、“标题3”等等。修改后的效果如下： 对于不能在工具栏中显示出来的样式名，可以通过点击样式工具栏中的下三角来显示出来，如下图： 但是对于WPS中的文字和office03中的word来说，在样式工具栏中显示出来的供选择的样式不是很多，对于WPS，此时只有三个。且用户可以自己新建各种样式，点击新样式后就出现了所有的样式和新建样式对话框，如图： 这样的话，再选各个样式的时候，就方便得多了，对于没有显示在样式工具栏中