6订货发货管理制度.doc

订货发货管理制度 第1章 总则 第1条 为使本公司的订货发货管理工作规范化，顺利开展订货发货工作，特制定本制度。 第2章 订货管理 第2条 订货管理应遵循合理的程序 （1）接到客户发来的订货要求。客户订货有以下情况，一是电话订货，二是传真或Email《订货单》。 （2）商务专员填写《订货登记表》和《订货统计表》。 （3）商务专员核实订单货款是否到位，必要时联系责任销售人员进行协助，并上报销售部经理进行审批。 （4）查阅双方的交易记录和结算记录，如无货款结算遗留问题，即可进入发货程序。 第3条 《订货单》需交销售部、财务部各一份。 第4条 各区域要在区域经理的直接负责下，每月确定一次分销商各产品的订货点，当库存量达到或低于订货点时，及时向公司发出要货订单。 第5条 确定订货点时，应参照客户任务量及上月平均日销量、去年同期平均日销量，并考虑从公司到客户的在途时间。 第6条 区域经理应协助客户保持库存结构的合理性。为能及时调整库存结构，各区域经理可参照公司关于调换货的有关规定进行处理。 第3章 发货管理 第7条 商务专员填写《发货通知》，列明购货单位（人名、地址、产品名称、数量、单价、金额和制单人，并加盖销售专用章，交由财务部据此开具发票。 第8条 商务专员根据《发货通知》和发票，凭盖有财务专用章和收款章的发货单及发票交至仓库发货。 第9条 仓库管理员在核对《发货通知》及发票内容后，安排发货并登记台帐。 第10条 所有货物在包装、搬运、出货过程中都要避免撞击和掉落。 第11条 搬运大件货物时，需注意人身安全。 第12条 用货车运货时，须视货物的轻重进行叠放，应避免货物被压损或变形。 第13条 如货物不慎碰撞或掉落，可能会导致质量损坏时，发货人员需及时检验，以确保其质量状况。 第14条 货物托运前发货人员要核对品名、规格、数量是否正确。 第4章 附则 第15条 本制度报总经理审批后，自公布之日起执行。 第16条 本制度参照公司财务、仓储等相关部门的管理制度制定，由销售部负责解释。  附录一：订货管理流程 订货管理流程说明 节点控制 相关说明 ① 销售人员与客户进行订货沟通、协商后，客户发来订单至商务专员 ② 1. 商务专员接到客户订单后进行初步审核，若签有分销合同要参照合同进行审核 2. 对订单的审核主要是对订单合同的价格、数量、货款等信息的审核 ③ 根据客户的订货要求，商务专员向仓库了解产品库存情况，确认产品的可销售数量 ④ 商务专员还应审查、确认该客户的货款支付情况及信用记录，财务部应予以配合 ⑤ 1. 商务专员将订单数量、货款等事宜都确认后，将订单报请销售经理审核 2. 经销售经理审核后的订单由财务部进行货款支付方面的审批 ⑥ 订单经过审批后，商务专员开具发货通知单，交至仓库管理员安排发货事宜，销售人员进行配合跟进  附录二：发货管理流程 订货管理流程说明 节点控制 相关说明 ① 1. 仓库管理员根据商务专员发来的发货通知单清点、备货，填写装箱单，并将货物与装箱单一起包装好 2. 仓库管理员将包装好的货物交由物流人员安排发货 ② 物流人员接到仓库管理员包装好的货物，填写发货单、出门条，报上级审批 ③ 1. 物流人员根据审批后的发货单和出门条安排发货 2. 送出货物时依规定进行出门检查 ④ 发货事宜办妥后，商务专员通过电话或邮件告知客户货已发出 附录三 退货管理流程 订货管理流程说明 节点控制 相关说明 ① 客户购买产品后在使用过程中，发现产品存在问题，向销售人员提出退货要求 ② 销售人员审核客户的退货信息和原始订货记录，对客户退货原因作出初步判断后，提交商务专员进行再次审核 ③ 1. 如确实是公司产品原因，经审核后可以退货的产品准予退货 2. 如因客户使用错误造成，销售人员应将正确的信息告诉客户，并婉转拒绝客户退货要求 ④ 1. 初步判定按照规定可以退货后，商务专员开具《客户退货单》，呈报销售经理审批 2. 《客户退货单》通过审批后，销售人员将同意退货的信息传递给客户 ⑤ 客户将货物发回至仓库，仓库管理员根据《客户退货单》进行退货入库 ⑥ 客户退货办理好后，商务专员办理相关退款事宜，销售人员和财务部给予协助 4 / 4 配合 审核 ④检查货款 支付情况 客户 财务部 销售部经理 商务专员 ⑥开具发货通知 ③检查库存情况 ②审核订单 ①接到订单 ⑤上报订单 发订单 审批 开始 交至仓库 销售人员 配合 配合 结束 ①发货通知 开始 购买产品 发现问题 清点货物 ③送货 ①提出退货要求 结束 填写装箱单 包装 ②安排发货 填写发货单、 出门条 审批 ④告知客户 商务专员 销售部经理 仓库管理员 ②审核退货信息 ③审核原始订单 审核 确认己方问题 ④同意退货 审批 传达信息 接到货