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浅谈企业网点租赁、房屋买卖档案管理工作 浅谈企业网点租赁,房屋买卖档案管理工作 刘卫军 企业网点租赁,房屋买卖档案(以下简称 “网点档案”)是企业对其现有网点实施转租及 房屋买卖过程中直接形成的,具有保存价值的 各种文字,图表,声像等不同载体的历史记录. 它详细记载和反映了企业各家网点的招租,承 租,退租及买卖双方从达成买卖意向到签订购 买契约,办理房产交易登记,取得产权过户, 领取房产证所形成的全过程.是企业网点租赁, 房屋买卖活动的原始记录. 一 ,网点档案的构成 1,网点租赁及其主要文件材料 网点租赁涉及房屋出租方和承租方.出租 方可能是房屋产权方,可能是拥有房屋长期使用 权方,也可能是承租方(承租后将房屋再转租). 无论出租方,承租方.还是再转租方在网点转, 承租过程中都会形成相关的文件.从不同的出 租方,承租对象来讲,网点租赁档案内容都会 有所不同:(1)若网点出租方是房屋产权方物 业公司.承租方是拥有房屋长期使用权方,它 所形成的档案材料主要是公有非居住用房租赁 合同.(2)若网点出租方是房屋使用权方,承 租对象是单位或个人,它所形成的档案材料主 要有接房确认书,房屋租赁合同及承租方营业 执照,税务登记证,企业代码证,法人代表身 份证,法人委托书,受委托人身份证等相关有 效证件复印件,使用权方向产权方递交的书面 转租申请,产权方出具的网点转租证明;若中 途中止合同,主要有中止合同的任意一方书面 退租申请,双方的退租协议书,退租结算单, 退房确认书等.(3)若承租方将房屋再转租给 下一家.所形成的档案材料主要有原承租方的书 面再转租申请及房屋转租合同,下一家承租户 相关证件复印件及出租方,承租方与产权方, 使用权方的四方协议书等.另外,网点租赁合 同中对房屋状况,租赁用途,租赁期限,保证 金,租金支付方式,房屋使用要求和责任,房 屋返还时的状态,承租权的转让和交换,合同 的解除,双方违约应承担的责任及赔偿损失等 相关条款作了详细约定.除此之外.还包括转, 承租过程中形成的其他各种原始记录. 2,房屋买卖及其主要文件材料 房屋买卖涉及买卖双方,所形成的档案材 料主要有买方购买房屋申请,投资分析报告及 上级单位批文,资产评估业务约定书,评估公 司出具的房屋资产评估报告,评估项目备案表, 买方与中介机构的佣金确认书,房地产买卖合 同,交易资金托管协议,买卖双方产权过户协 议书,委托书,契税缴款书等.其中房地产买 卖合同中还对房屋具体状况,转让价,付款方 式,付款期限,双方违约应承担的责任及补充 条款等相关内容作了具体的约定. 根据以上两种不同情况可以看出,网点档 案的材料比较丰富.而且是具有动态管理特点, 随着租赁,买卖活动的增加而不断变化. 二,网点档案在企业经济发展中的作用 1,网点租赁档案是积累租赁经验的工具. 网点租赁遵循公开,公平,公正的原则,通过 公开招租方式确定承租对象,签订租赁合同, 最后到合同期满退租等一系列环节.网点租赁 档案真实记录了网点转,承租的全过程,是网 点租赁信息材料的汇集,它全面,系统地反映 了以往网点租赁的历史情况. 网点地段的好坏关系到租金的定位,选择 承租能力强的承租户关系到转租成败的关键, 租金的高低直接关系到企业的经济收入.这些 信息作为档案保存起来,可以起到为企业当前 乃至今后更好,合理,有效地开发利用现有网 点提供借鉴,参考的作用. 2,房屋买卖档案为今后买卖双方可能出现 的房屋买卖合同纠纷提供强有力的法律依据. 因为房屋买卖合同涉及的标的较大,法律规范 较多,专业性较强,书面材料较多,建立内容 详尽,真实,全面的房屋买卖档案,消除了 “口说无凭”的障碍,使之有凭有据. 3,房屋买卖档案可以为企业制订有关决策 和投资计划提供重要依据.根据不同的市场买 曼0鲫gi圈 卖行情,不同的房型,不同的地段,买卖标的 有所不同.通过房屋买卖档案,企业可以掌握 如何以市场最低廉的价格购买到中意的房屋, 如何以最少的投资获得日后最大的收益,使企 业利益最大化.总之,房屋买卖档案有助于企 业及时了解房屋买卖市场动态,减少投资风险, 为企业下一步投资提供有效的信息保障. 三,目前企业网点档案管理工作中存在的 主要问题 1,文件材料的收集不够及时 网点租赁合同,房屋买卖合同等文件材料 分散在各个经办部门,档案人员每年归档前, 都会向各部门索要文件.有的部门认为这些文 件材料不重要.有的不知晓何种文件需要归档, 何时归档,何种文件不需归档仅作为资料收集, 有的为了图今后查找材料方便,一概把所有的 文件材料或从多份原件中抽出一份滞留在自己 手中.对文件材料的收集移交工作不够重视. 没有及时完整地移交给专职档案人员,造成了 档案收集工作不及时. 2,文件材料归档不够主动 有的部门没有及时与承租方沟通索回文