试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略.pdf

档案学通讯 年第 期 2008 6 63 试论高校档案信息化建设中 存在的问题及实施策略 中国人民大学档案馆 任凤仙 张志军 摘要 本文首先分析了信息化建设中存在的问题，并结合这些问题进行理性的思考并提出相应的实施 [ ] 策略。 关键词 高校档案 信息化 问题 实施策略 [ ] 一、 目前高校档案信息化建设存在的主要问题 应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此 1.档案信息化资源相对分散 外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等 随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化 特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将日 系统的开发，产生了大量的电子公文，这些都需要 益严重。 及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。 二、高校档案信息化建设的实施策略 而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学 结合高校档案信息化建设中存在的误区和主 校的整体自动化系统之中，导致各部门产生的越来 要问题， 特提出以下高校档案信息化的实施策略， 越多的电子文件资源相对分散，使得信息化档案接 它分为如下步骤： 收的任务变得越来越重。 1.需求分析 2.高校档案信息化中的法律问题 调查现有档案资源情况，了解业务部门实际需 对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管 要，寻求学校主管部门支持，这一系列问题得到明 理部门对于知识产权的保护日益重视，如何协调向 确解答，档案信息化才能成为可能。 同时应该汲取 公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法 其他档案部门的经验和教训，解决档案信息化面临 权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。 的瓶颈问题，然后制定信息化的模式，这一步需要 3.高校档案部门档案上网带来的保密问题 档案业务部门、归档部门、开发人员共同参与。 档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作 2.信息化目标确定 秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都 确定上信息化项目之后，便要根据现有条件结 属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被 合实际制定信息化目标，这项工作不能仅仅看到当 窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。 前，而应着眼于未来档案部门的发展和学校信息化 4. 电子文件真实性以及长期保管的问题 水平的推进，制定出短期和中长期发展规划。 由于电子文件存在易复制、 易篡改的特点，在 3.信息化团队构建 实际工作中我们还是得依靠传统纸质文件作为凭 高校档案部门搞信息化建设，关键的问题还是 证使用，虽然国家发布了《 电子文件签名法》，但是 在于人。 必须以人为本，把培养人才、锻炼队伍放在 !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 无论是网络环境还是网格环境下，电子档案的 不仅应该有档案为民的服务意识，而且还应该尽快 利用都是在计算机上实现的，而机器面前的人是没 从档案只能为机关服务的惯性思维中解放出来，为 有贫富贵贱之分的， 只要你能合法地进入计算机， 实现电子档案关联利用社会化出力献策。 就能得到你所需要的资料，其中包括技术信息和官