如何召开高效团队会议.ppt

3、遇见意见分岐该怎么做？ 一：不要回避这种问题的对立。 二：不要因为工作上面的意见分岐而演变成人际关系当中的对立。 三：一旦出现这种问题，我们可以在会议当中休息来调整一下气 氛，不要让这种气氛在继续。 四：可以采取听取第三方的意见，也许对这两方都有好处。 五：我们可以把焦点问题的板书放在黑板上，来客观比较一下，到 底谁是谁非。 ▲要在会议当中达成共识：我们的成员和主持人应善用陈述技巧， 在陈述的过程当中要注意停顿，让别人有说话的机会，可以使用一 些幽默的语言来调整会议的气氛，注意你的语音、语调、语气，特 别是一些重要的关键点，注意克制一些令人分心的举止，注意一些 措词，注意使用一些视听的材料，避免唱独角戏。 4、什么是三段式意见的表达法？ 答：可以有效的让你来表达自己的意见，以便让对方或者是其它的与会成员能够接受。 5、那三段式法应该怎么做呢？ 一：陈述观点 二：说明理由 三：复述观点 ▲在说话的过程当中，你为了增加你的语言魅力，可以用数字来说话，过多冷漠的数字会令听众觉得缺乏人情味，要设法为枯燥的数字注入一种生命，让人感觉到这个数字代表着某种相关的内容，人们更容易理解，更容易记住这个数字，有时候也可能借用名家之言来开会，这对你在支持你的论点方面比较有帮助。会议过程中要重视倾听和提问的技巧。 6、在会议当中如何去提问 答：不要使用一些暗示性的问题，也不要重复问很多的问题。 四、会议的结束和追踪阶段 1、会议的结束阶段我们需要问的几个问题？ 第一：会议完成了什么内容。 第二：它跟会议的目标有关系吗？ 第三：下一步我们该怎么做。 第四：我们是否需要下一个会议。 ▲如果回答是肯定的，表示这个会议已经圆满的完成了它自己的目标， 但这场会议还没有结束，不要忘记一个步骤，就是会议的评估，今天的 会议成功吗？这是由空中调度来完成的工作，我们要用比较的方法来确 定，有哪些优点，有哪些忌讳点，争对忌讳点来做一些改进的问题，以 便下一次的会议顺利，在会议结束之后，我们要在两个工作日之内，把 会议纪要整理出来，由主持人确认签字以后，发放给大家，包括会议的 名称，议题、日期、地点、主持人、出席者，缺席人以及会议的有关内 容，会议内容我们把它分为决议部分和待办事项部分，决议部分就是会 议当中已经定立下的内容；待办事项部分是有哪些事情是需要我们去完 成的，谁完成，什么时间完成，怎样完成，然后写下会议记录人是谁， 什么时间。 会议的追踪：追踪是为了获得反馈，保证会议的成果，不会付诸东流， 会议的结束正是下一个新的工作的起点。 会议总结 在这两讲当中我们主要讨论了 一、会议的四个角色 二、会议的七个过程（准备、开始、扩展、回收、达成一致、结束以及追踪的过程） 三、扩展和回收技巧 四、会议控制的方法 如何召开高效的团队会议（上） 一、课前讨论——会议失败的原因 二、高效团队会议的重要性 三、会议的四个角色及其职责 四、会议前应做好的准备工作 一、会前讨论 我们把会议失败的原因分为三段： 1、会议之前 2、会议之中 3、会议之后 1、会议之前导致失效的原因有： 一：目标欠缺 二：目标不明确 三：议程欠缺 四：与会人选不当、与会者太多或者与会者太少 五：会议时间不当 六：开会时间通知不到（太早通知开会或者太晚通知开会） 七：开会通知内容欠周详 八：会议地点不当 九：会议场地设备欠佳 十：与会者无准备而来 十一：未定明会议终止时间或每一议案时间分配不当 十二：会议不能准时开始 十三：会议太多致使与会者一听说要开会无不感觉厌烦 十四：向来很少开会致使每次会议议案堆积过多 2、在会议中往往造成会议无法进行下去的因素有： 一：从事交易活动 二：受外界的干扰 三：与会者发言离题 四：主席出题太难 五：让没有必要留在会场的人员留在会场 六：犹豫不决 七：资料准备不充分却贸然决策 八：少数人垄断会议 九：与会者之间交头接耳 十：与会者不表明真正的感受和意见 十一：与会者之间的争论 十二：与会者与主席的争论 十三：视听器材发生故障 十四：与会者欠缺热心 十五：会议超出预定时间 十六：主席未能总结会议成果 3、会议后影响会议不成功的因素有： 一：欠缺会议记录 二：不能对决议事项进行追踪 三：不能对会议成败得失进行检讨 四：不能及时解散已实现任务的临时性委员、委员会 和工作小组 五：与会者对会议感到不满 二、高效的团队会议的重要性 1、为什么我们要花费那么多的时间去开这么一 个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的好处？ 2、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？ 3、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和 影响？ 4、应避免会议的