勘测设计单位档案信息化管理实践与探索.pdfVIP

2012年 第 12期 黑 龙 江 水 利 科 技 No．12．2012 (第4O卷) HeilongjiangScienceandTechnologyofWaterConservancy (TotalNo．40) 文章编号 ：1007—7596(2012)12—0227—03 勘测设计单位档案信息化管理实践与探索 彭立波，于淑平 (中水东北勘测设计研究有限责任公司信息中心，长春 130021) 摘 要：结合单位档案信息化管理工作实践经验，归纳总结了勘测设计单位档案信息化建设的内容与模式，探索网络 环境下档案信息网络化服务的新方法以及应重点关注的安全问题。 关键词 ：勘测设计；档案；网络；系统；信息化管理 中图分类号：G270．7 文献标识码 ：B 勘测设计单位拥有大量的专业性非常强的档案信息资 信息资源开发利用和档案网络建设的技术保障。档案管理 源，这些档案资源在单位的勘察、设计、施工、监理等各项生 工作的整个流程 ，从收集整编、数据录入、检索查询、借还管 产活动中以及机关各项事务管理活动中发挥 了至关重要的 理、权限设置、鉴定销毁都通过档案应用系统来完成。我单 作用，档案所提供的价值是无形的却是巨大的。随着信息化 位于1998年引进了 “清华紫光企业档案管理系统”至今已经 时代的飞速发展 ，为适应现代企业运行管理的需求 ，档案管 运行了14a，在这期间进行了多次升级，完善各个子系统的应 理也 日趋向信息化转变。勘测设计单位 的档案信息化就是 用，建立与完善各门类档案数据库，按照档案著录规则要求 ， 指在单位的统一规划组织下，以档案部门为主，信息部门、管 定制信息界面内容 ，存储档案实体信息，挂接 电子文件。档 理部门及生产部门共同参与，在档案的各项管理活动中全面 案管理应用系统是档案管理人员开展各项工作的平 台和手 应用现代信息技术 ，对档案信息资源进行接收采集 、处置、妥 段，在档案的信息化建设中起到至关重要的作用。 善保存和提供利用。档案信息化是档案管理模式从面向档 1．4 其他应该系统与档案管理系统的关系 案实体保管为重点，向以多种形式的数字化网络化档案管理 勘测设计单位的档案信息化 同时也依赖于本单位其他 转变的过程。几年来，我单位在档案信息化建设中不断尝 各个应用系统的实施与完善。如办公 自动化系统、协同设计 试，取得了一定的应用实践经验，也在不断地探索档案信息 系统、合同管理系统、项 目管理系统、人力资源管理系统等。 化管理的新模式新方法，以期更好地为勘测设计生产服务。 办公 自动化系统的上线运行 ，保证了机关部门公文的正常流 1 网络基础平台及各应用系统的搭建 转与电子文件的顺利归档。我单位 自2002年办公 自动化系 统运行以来 ，至今无纸化办公流程已经运转了10a，文书档案 1．1 网络 、系统、信息三者的关系 网络的基础设施是档案信息化建设不可或缺的基本条 电子文件归档也进行了10a。每年的上半年，由文书档案管 件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。而在 理人员协同各部门兼职档案管理人员，对上 1年度的纸质文 件材料进行整理 、立卷归档，同时将电子文件通过服务器进 网络上运行的各应用系统则控制管理着各类文件信息资源 行逻辑归档。保证了本单位行政、党务 、纪检、人事等收发文 形成、运行 、归档、利用的各个过程。如果把网络比作四通八 达的铁道线路，则各应用系统则是在铁轨上运行的高速列 电子文件与纸质文件同时立卷归档。2008年开始着手工程 车，各类文件信息资源则是列车上的物资。在档案信息化建 项 目协同设计系统