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勘测设计单位档案信息化管理实践与探索.pdf
2012年 第 12期 黑 龙 江 水 利 科 技 No.12.2012
(第4O卷) HeilongjiangScienceandTechnologyofWaterConservancy (TotalNo.40)
文章编号 :1007—7596(2012)12—0227—03
勘测设计单位档案信息化管理实践与探索
彭立波,于淑平
(中水东北勘测设计研究有限责任公司信息中心,长春 130021)
摘 要:结合单位档案信息化管理工作实践经验,归纳总结了勘测设计单位档案信息化建设的内容与模式,探索网络
环境下档案信息网络化服务的新方法以及应重点关注的安全问题。
关键词 :勘测设计;档案;网络;系统;信息化管理
中图分类号:G270.7 文献标识码 :B
勘测设计单位拥有大量的专业性非常强的档案信息资 信息资源开发利用和档案网络建设的技术保障。档案管理
源,这些档案资源在单位的勘察、设计、施工、监理等各项生 工作的整个流程 ,从收集整编、数据录入、检索查询、借还管
产活动中以及机关各项事务管理活动中发挥 了至关重要的 理、权限设置、鉴定销毁都通过档案应用系统来完成。我单
作用,档案所提供的价值是无形的却是巨大的。随着信息化 位于1998年引进了 “清华紫光企业档案管理系统”至今已经
时代的飞速发展 ,为适应现代企业运行管理的需求 ,档案管 运行了14a,在这期间进行了多次升级,完善各个子系统的应
理也 日趋向信息化转变。勘测设计单位 的档案信息化就是 用,建立与完善各门类档案数据库,按照档案著录规则要求 ,
指在单位的统一规划组织下,以档案部门为主,信息部门、管 定制信息界面内容 ,存储档案实体信息,挂接 电子文件。档
理部门及生产部门共同参与,在档案的各项管理活动中全面 案管理应用系统是档案管理人员开展各项工作的平 台和手
应用现代信息技术 ,对档案信息资源进行接收采集 、处置、妥 段,在档案的信息化建设中起到至关重要的作用。
善保存和提供利用。档案信息化是档案管理模式从面向档 1.4 其他应该系统与档案管理系统的关系
案实体保管为重点,向以多种形式的数字化网络化档案管理 勘测设计单位的档案信息化 同时也依赖于本单位其他
转变的过程。几年来,我单位在档案信息化建设中不断尝 各个应用系统的实施与完善。如办公 自动化系统、协同设计
试,取得了一定的应用实践经验,也在不断地探索档案信息 系统、合同管理系统、项 目管理系统、人力资源管理系统等。
化管理的新模式新方法,以期更好地为勘测设计生产服务。 办公 自动化系统的上线运行 ,保证了机关部门公文的正常流
1 网络基础平台及各应用系统的搭建 转与电子文件的顺利归档。我单位 自2002年办公 自动化系
统运行以来 ,至今无纸化办公流程已经运转了10a,文书档案
1.1 网络 、系统、信息三者的关系
网络的基础设施是档案信息化建设不可或缺的基本条 电子文件归档也进行了10a。每年的上半年,由文书档案管
件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。而在 理人员协同各部门兼职档案管理人员,对上 1年度的纸质文
件材料进行整理 、立卷归档,同时将电子文件通过服务器进
网络上运行的各应用系统则控制管理着各类文件信息资源
行逻辑归档。保证了本单位行政、党务 、纪检、人事等收发文
形成、运行 、归档、利用的各个过程。如果把网络比作四通八
达的铁道线路,则各应用系统则是在铁轨上运行的高速列 电子文件与纸质文件同时立卷归档。2008年开始着手工程
车,各类文件信息资源则是列车上的物资。在档案信息化建 项 目协同设计系统
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