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封面 文件的5S 中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司 2017年11月12日 一、前言 办公室5S包括多方面内容，文件管理是主要项目之一，文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。 衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。 文件的5S活动是从废弃开始的。 二、纸质文件5S目的  文件、信息的共享和有效利用；  减少寻找文件的时间，提高工作效率； 办公室空间的有效利用；  办公环境的改善；  提高办公事务效率。 三、纸质文件5S的原则  文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管；  对原件实施管理：不随意复印或使用复印件；  分类归档管理：不要使文件私有化；  文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。 四、纸质文件的5S—整理 文件的整理一般可以按照以下几个步骤进行： 设定废弃文件的对象和废弃基准：文件是有生命周期的。 财务文件—永久保存； 品质文件—为了进行品质追溯，保存一定时间。 长期不用的文件、无效或旧版文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。 四、纸质文件的5S—整顿 文件的整顿：文件的分类归档管理，目的：建立一个简洁的文件体系，以便达到对文件进行高效管理。 根据业务内容进行分类：程序文件、管理办法、通知等； 设定文