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office系列软件的一些技巧(三)——outlook 第三章Outlook 2002使用技巧 3.1 制作电子名片 每次在E-mail中写自己的联系方式是非常麻烦的事情。在Microsoft Outlook中可以给自己做一个名片放在信件后面作为电子邮件签名用。这样你发送的每一个电子邮件消息中包含你的业务联系信息。而且对方收到了你的电子名片并且想把其中包含的信息保存起来也很简单，双击它就可以做到这一点，而且它将你的电子名片打开为一个联系人条目，轻松地让别人把你的联系信息保存到文件中。 制作方法:单击“工具→选项”命令，然后点击“邮件格式”标签，在签名下面点击“签名”（图1），然后点击“新建”，选择你想要的选项，然后点击“下一步”，在“电子名片选项”下面，从列表中点击“电子名片”或者点击“联系人的新电子名片”（图2） 。 图1 图2 3.2 在Outlook日历中显示两个时区 如果某个会议的与会者来自不同的时区，则同时查看多个时区的功能将极大地简化安排会议的工作。 在Outlook日历中添加另一个时区的方法是:单击“工具→选项”命令，然后点击“首选参数”选项卡，点击“日历选项”按钮，点击“时区”，选中“显示附加时区”选框，在标签框中键入一个描述信息，从时区下拉菜单中选择需要添加的时区即可（图3）。 图3 现在，再安排普通会议或会议呼叫时，就可以确保选择了合适的时间了。 注意:通过点击时区对话框中的交换时区按钮，你可以从当前时区快速切换至另一个时区。这将影响到Outlook及其他Microsoft Windows程序中的所有时间显示。 3.3 使用类别整理Outlook联系人 你可以使用Outlook中的类别特性来整理自己的联系人列表。例如，你可以将联系人分为家庭、朋友和商务等多个类别。操作如下: 选中想要分配至某类别的联系人，要想选择多个联系人，点击第一个联系人，然后按住Ctrl键并选择其他联系人即可。点击“编辑→类别”，在类别对话框中（图4），选择所需类别旁的选框，如果没有所需的类别，你可以向主类别列表中添加新的类别。只需在“项目属于这些类别”框中键入新类别的名称，然后点击“添加至列表”即可。以后你就可以按类别快速查看联系人，选择“视图”菜单中的“当前视图”，然后点击“按类别”即可。 图4 3.4 在Outlook中浏览Web站点 如果你经常访问某个网站，你可以将其指定为某Outlook文件夹的主页，从而方便地在Outlook中访问该网站。你可以为该站点创建一个新文件夹，或者为现有的文件夹指定一个主页。为文件夹指定主页的方法是: 鼠标右击需要分配主页的文件夹，在快捷菜单中点击“属性”，然后点击“主页”选项卡（图5），在地址框中键入希望作为该文件夹主页的Web页的地址，或者点击“浏览”从列表中进行选择。如果你希望每次点击该文件夹时都能看到该Web页，则选中“显示该文件夹的默认主页”选框，现在，当你选择该文件夹时，该Web页的内容将显示在Outlook窗口中。你也可以在Outlook面板上添加该Web页的快捷方式。只需单击“文件→新建→Outlook面板快捷方式”命令即可。 图5 注意:如果没有选中显示该文件夹的默认主页选项，你可以点击该文件夹，然后点击视图菜单中的显示文件夹主页命令来查看该文件夹的主页。 3.5 同时查看收件箱和日历 工作时，经常会用到Outlook收件箱和日历。为了省去来回切换的烦恼，我们可以将收件箱和日历并排放在屏幕上。操作是: 退出所有程序，点击打开文件夹列表中的“收件箱”，如果未显示文件夹列表，请点击视图菜单中的文件夹列表。鼠标右击文件夹列表中的“日历”，然后点击快捷菜单中的“在新窗口中打开”命令，鼠标右击Windows任务栏的空白区域，然后点击快捷菜单中的“纵向平铺窗口”，或者手动调节日历和收件箱的大小，以便在屏幕上并排放置它们。现在你就可以方便地查看它们了。当你结束一天的工作时，点击“文件”菜单中的“退出”命令退出Outlook，这样的话，你的设置也被保存下来了，当你下次启动Outlook时，这两个窗口将自动并排放置。 3.6 使用AutoDate功能简化日期的输入 当你在Outlook中设置某任务或后续标志的到期日期时，通常可以采用两种方法在日期字段中输入日期:直接键入日期（按照Outlook所需的格式键入日期），或从弹出式日历中选择日期。但这里还有另外一种更为简单的方法:在Outlook中，你可以输入某日期的描述信息，Outlook将自动把该描述信息转换成数字格式。例如，当你在日期域中键入“从今天开始一周”时，Outlook将显示代表该日期的年月日数字。 你还可以使用以下格式输入日期: