物料采购工作管理实施办法.docVIP

PAGE PAGE 2 - - 物料申请、采购及领用管理办法 为规范公司各部门、采购员及仓管员在固定资产、低值易耗品、办公用品（不包括外包工程所需物品，下文简称“物料”）的申请、采购及领用工作的流程，便于相关人员做好公司后勤保障工作，制订本管理办法。 物料申请 各部门提出物料需求应遵循按需申请、经济实用的原则。 各部门提出物料申请时，应先按申请类型的不同填写《月度物料申请表》或《物料申请表》。《月度物料申请表》或《物料申请表》一式四份，分存申请部门、财务部、采购部和仓库。 月度物料申请程序 部门提出月度物料申请时应使用《月度物料申请表》，《月度物料申请表》由公共事务部于每月20日发至各部门，各部门充分估计下月实际物料使用需求后填写申请内容，于当月25日前交回采购部。 月度物料申请流程 申请部门填写《月度物料申请表》，交申请部门总监审批 申请部门填写《月度物料申请表》，交申请部门总监审批 采购部汇总各部门申请表，并对物料询价报价，出具初审意见 采购部汇总各部门申请表，并对物料询价报价，出具初审意见 公共事务部总监和财务部总监进行复审 公共事务部总监和财务部总监进行复审 复审如有争议，应由公共事务部、财务部和申请部门共同举行听证会 复审如有争议，应由公共事务部、财务部和申请部门共同举行听证会 按公司制定的采购审批权限报批 按公司制定的采购审批权限报批 采购部按库存情况进行领料和订购 采购部按库存情况进行领料和订购 备注： 公司关于采购审批权限的规定如下 非工程物料：金额在500元以下（含500元）的由部门总监审批、公共事务部总监加签；金额在500元至3000元（含3000元）的由财务总监加签；金额在3000元至10000元（含10000元）的由副总经理加签； 金额在10000元至50000元（含50000元），或固定资产申请金额在2000元至50000元（含50000元）的由总经理加签；超过50000元的报集团公司审批。 工程物料：金额在500元以下（含500元）的由总工程师审批；金额在500元至3000元（含3000元）的由财务总监加签；金额在3000元至10000元（含10000元）由副总经理加签； 金额在10000元至50000元（含50000元），或是固定资产申请金额2000元至50000元（含50000元）的由总经理加签；超过50000元的报集团公司审批。 公司局域网系统完善后，将逐步建立网上物料平台，各部门届时可通过计算机完成物料的申请工作。 （四）计划外申请程序 各部门遇突发事件须提出计划外申请时应使用《物料申请表》，《物料申请表》由各部门按需向采购部索取填写。各部门应充分估计各月物料使用量，如非情况特殊，尽可能避免计划外申请，公共事务部考虑酌情对计划外申请过于频繁的部门予以通报。 计划外申请分为一般申请和紧急申请，当申请部门不能立即获得审批人签署时（例如审批人出差、请假或不当班等情形）可履行紧急申请程序，其余计划外申请应履行一般申请程序。 计划外申请流程 申请部门填写《物料申请表》 申请部门填写《物料申请表》 计划外一般申请 计划外紧急申请 申请部门总监和分管副总经理签署 申请部门总监和分管副总经理签署 申请部门按财务部制定的采购审批权限报批申请部门按公司制定的采购审批权限电话请示审批人 申请部门按财务部制定的采购审批权限报批 申请部门按公司制定的采购审批权限电话请示审批人 备注： 审批人在批准紧急申请后应通知公共事务部总监，由采购部先行办理领料或采购。申请部门必须尽快补齐审批手续，最迟不得超过提交《物料申请表》后二个工作日。 申请部门履行审批程序后，将《物料申请表》交至采购部处理。 各部门在非办公时间急需领用物料时，公司值班经理可签发金额不超过150元的物料，按如下程序办理： （1）开仓：仓库设两个门锁，分由值班经理和仓管员保管。领料时两人同时在场，同进同出。 （2）领料登记：领料后值班经理和仓管员在《非办公时间领料登记本》上登记并签名，申请部门在事后两个工作日内补齐审批程序。 物料采购 （一）供应商管理 作为公司候选供应商，应具备法人资格，其提供商品的质量、规格、性能符合公司需要，商品的报价不明显高于市场平均价，并在交货期限，付款方式，合同期限，售后服务等方面有较优的条件。 各种物料应至少有3家以上的候选供应商，采购部应建立供应商数据库，收集、整理供应商基本资料、历史报价及交易记录。 采购部应定期拟定新供应商开发计划。对新进供应商，由采购部会同公共事务部总监实地考察供应商，填制供应商资料卡呈分管副总经理核准后，列