计算机二级_MS_Office_课件2-5-6.pptxVIP

第2章 利用Word 2010高效创建电子文档; 2.5.1 审阅与修订文档 word 2010提供了多种方式来协助用户完成文档审阅的相关操作，同时用户还可以通过全新的审阅窗格来快速 对比、查看、合并同一文档的多个修订版本。 1.修订文档 当用户在修订状态下修改文档时，word应用程序将跟踪文档中所有内容的变化状况，同时会反用户在当前文档中修改、删除、插入的每一项内容标记下来。 用户打开所要修订的文档，在“审阅”选项中单击“修订”选项按钮即可开户文档修订状态。 ; 2.5.1 审阅与修订文档 当多个用户同时参与对同一文档进行修订时，文档将通过不同的颜色来区分不同用户的修订内容，从而可以很好的避免由于多人参与文档修订面造成的混乱局面。Word允许用户对修订内容的样式进行自定义设置，操作步骤如下： 1）在功能区的“审阅/??订/修订选项”打开“修订选项”对话框。如图： 2）用户在标记、移动、表单元格突出显示、格式、批注框5个选项区域中根据需求设置修订内容的显示情况。 ; 2.为文档添加批注 在多人审阅文档时，可能需要彼此之间对文档内容的变更状况作一个解释，或者向文档作者询问些问题，这时可以在文档中插入“批注”信息。 批注与修订不同之处在于，批注并不在原文基础上进行修改，而是在文档页面的空白处添加相关的注释信息，并用有颜色的方框括起来。 3.审阅修订和批注 文档内容修订完成以后，用户不完厅对文档的修订和批注状况进行最终审阅，并确定出最终的文档版本。当审阅修订和批注时，可以按照如下步骤进行接受或拒绝文档内容的更改。 1）在“审阅”选项“更改”选项单击“上一条” 即可定位到上一条修订或批注。 2）对于修订信息可以单击更改选项组中的拒绝或接受，来选择拒绝或接受当前修订对文档的更改；对于批注信息可以在批注选项组中单击删除按钮将其删除。 4）如果要拒绝对当前文档作出的所有修订，可以在更改选项组中执行拒绝→拒绝对文档的所有修订命令；如果要接受所有修订，可以在更改选项组中执行接受→接受对文档的所有修订命令。; 2.5.2 快速比较文档 文档经过最终审阅以后，用户多半希望能够通过对比的方式查看修订前后两个文档版本的变化情况，word 2010提供了“精确比较”的功能，可以帮助用户显示两个文档的差异。操作步骤如下： 1）在“审阅/比较”打开“比较文档”对话框 2）在原文档区域中，浏览原始文档；修订的文档区域中浏览修订完成的文档。 3）单击“确定”按钮，此时两个文档之间的不同处将突出显示在“比较结果”文档的中间，供用户查看。;2.5.3 删除文档中的个人信息 在文档的最终版本确定以后，如果希望将 office文档的电子副本共享给其他用户，最好先检查一下该英语四级否包含隐藏数据或个人信息，这些信息可能存储在文档本身或文档属性中，且有可能会透露隐私信息，因此有性格在共享之前删除信息。 office 2010为用户提供的文档检查器帮助用户删除文档中的隐藏数据和个人信息。 选择“文件→信息→检查问题→检查文档”检查完成后审阅检查结果，并在所要删除的内容类型旁边，单击“全部删除”按钮。;2.5.4 标记文档的最终状态 如果文档已经确定修改完成，用户可以为文档标记最终状态来标记文档的最终版本，此操作可以将文档设置为只读，并禁用相关的内容编辑命令。 如若标记文档的最终状态，用户可以选择“文件”选项卡，打开office后台视图。然后执行“保护文档”→“标记为最终状态”完成设置。; 2.5.5 构建并使用文档部件 文档部件实际上就是对某一段指定文档内容（文本、图片、表格、段落等文档对象）的封装手段，也可以单纯地将其理解为对这段文档内容的保存和重复使用，这为在文档中共享已有的设计或内容提供了高效手段。;2.5.6 与他人共享文档 word文档除了可以打印出来供他人审阅外，也可以根据 不同的需求通过多种电子化的方式完成共享目的。 1）通过电子邮件共享文档，执行“保存并发送/使用电子邮件发送/作为附件发送”命令。 2）转换成pdf文档格式，执行“保存并发送/创建PDF/XPS文档”命令。;第2章 利用Word 2010高效创建电子文档; 2.6.1 什么是邮件合并 word 的邮件合并可以将一个主文档与一个数据 源结合起来，最终生成一系列输出文档，在此需要明确