XXXX公司发文制度.doc

XXXX公司发文制度 第1条 总则 为进一步规范文件发布审批流程，提高信息发布的时效性，加强文件发布的归口管理，特制定本制度。 本制度所指文件，是指以公司名义或者以总经办、管理中心综合管理部名义发布的，以公司全体员工为受众的通知、通报、规章制度等下行公文。对于部门内部发布的规章制度、通知、通报等，则不在本制度约束范围内，但需在总经办备案。 第2条 文件审批与签发 文件发布的形式包括纸质件和电子件。 所有的文件均由相关职能部门起草并进行初步校对，以确保不出现明显的错误。 （一）通知、通报等下行公文起草校对完毕后，填写《发文签批单》由部门负责人填写审核意见并签字后，提请相关部门领导会签后报送总经办，由总经办提交总经理会签，最后根据领导签发意见进行发布，并负责文件的登记、编号。 （二）对于规章制度等重要文件的发布，由总经办先提交公司经营班子成员审核征求意见，并根据审核意见修正，提交总经理办公会上通过后，填写《发文签批单》进行各部门会签后，提请总经理审批后发布。 公司领导对文件有改动的，由文件经办人按照领导改动后的文字重新打印并组织校对，确认无误后，行审批流程发布。 已发布文件有改动的，修正签字确认后，提交总经办备案，再重新发布。如有重大改动，应重新会签后发布。 打印应该标明打印份数，并在发送文件时填写需主送、抄报、抄送的部门，有附件的还需要在《文件签发单》上标注序号和附件名称。 文件信息发布须注意时效性，在第一时间内发布。 流程图： 权责部门 输入 流程图 输出 职能部门 职能部门 相关部门 总经理/分管领导 总经办 相关部门 总经办 相关部门 各使用部门 各使用部门 各使用部门 文件 文件 发文签批单 文件 发文签批单 文件 发文签批单 文件 公司文件签发目录 公司文件总览表 部门文件一览表 文件 文件 文件 发文签批单 文件 发文签批单 文件 发文签批单 文件 文件 发文签批单 文件 第3条 文件发布的跟踪 对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在执行过程中发现新的问题，须及时向总经办反馈。 第4条 文件系统编号 为保障公司各级管理制度在制定、发布、实施和流通过程的有效性，统一数字设备公司制度文档文号的制定规则。 具体如下： 公司文件编号： GM-XX-XXX.Vx 版本号（如：第一版“A”，第二版“B”….） 顺序号(用数字表示，001开始) 职能部门代号(注①) 文号前缀 注①职能部门代号列表如下（以首位拼音或英文缩写表示）: 职能部门 代号 职能部门 代号 公司层 GS 市场中心 SC 销售中心 XS 应用发展部 YF 计划保障中心 JB 产品技术中心 CJ 管理中心综合管理部 ZH 管理中心财务部 CW 文号举例： 公司发文制度编号:GM-GS-001.VA——系XXXX公司层管理文件，顺序号001，第一版。 公司文件表单编号： FM- XXXXX- A 附表顺序号（如：第一“A”，第二“B”….） 文件编号（不含版本号） 表单前缀 表单举例： 公司发文制度附表一发文签批单编号:FM-GMGS001-A——系XXXX公司公司层管理文件GMGS001的附表一。 第5条 其他 本制度自发布之日起开始实施。 附件一：发文格式样本； 附件二：部门文件格式； 附件三：公司内部联络单格式； 附表： 附表一：发文签批单（编号：FM-GMGS001-A）； 附件二：公司文件签发目录（编号：FM-GMGS001-B） 附件三：部门文件一览表（编号：FM-GMGS001-C）。 附件一：发文格式样本 闽新数文[2010]※字第※号 关于※※※※※※※的通知 （标题：居中，黑体20号字） 各中心、部： （称谓：居左，宋体15号字） （正文：宋体15号字） ※※※※※※※。 特此通知。 XXXX公司 年 月 日 主题词（黑体15号字）： ※※※ 共印※※※份 抄送（仿宋_GB2312 15号字）：※※※ XXXX公司 年 月 日印发 附件二：部门文件格式 文 件 正 文 [发布对象]:XXXX部；XXXX部（需要发送的对象） 附件三：公司内部联络单格式 部门 收 （公司内部联络单） （√）联络 （）请求 （）报告 （）回答 题目： 文 件 正 文 [发布对象]:XXXX部；XXXX部（需要发送的对象） 第7页 XXXX公司 总 经 办 2010年XX月 文件起草/修订 文件申请 征求意见 会 签 审 批 有 有无更