会展旅游管理课件-会议服务概述.ppt

第九讲会议室和会议布置 主讲：曹 颖 会议布置 会议室图纸 会议室家具 会议布局方式 会议布置撤台 会议室 会议室种类 会议室计划 分配与布局的方法 费用 让渡日期 Contents 会议室与会议布置 一、会议室 1.种类：会议场地 展览厅、大宴会厅、会议室 门厅、停车场和游泳池 顶楼套间 后花园 凤凰饭店分隔会议室 2.会议室计划 会议策划人需要了解每一间会议室的比例图、在不同布局下的客容量 会议室平面图 世界华人不动产学会2009年会 第三届中国会议产业大会-中国会议项目合作洽谈会会场安排 3.会议室分配与布局方法 了解以下情况 会议的天数 开始时间和结束时间 布置形式和出席人员 考虑以下其它情况 来自其他会议或者宴会的噪音干扰 共用公共区域的人流量 灯光要求 天花板的高度 装饰物 供电要求 避开竞争性团体 一天以上尽量将会议安排在同一会议室，减少劳动量和为会议提供连贯性。 多次出租会议室 课堂型布置比剧院型多占用30%-35%。 细节： 随着日程逐步确定要不断细化所需空间 计划中的所有细节最迟也要在会前60天落实到各个部位。 24小时预留空间问题要分析会议的经济效果：包括会议本身的价值、今后来自这个团体的业务、每年何时有他们的生意。 向客户要一份名单，列出有权更改活动地点的人员姓名，了解其决策流程。 4.会议室费用 如何确定的？ “会议场地的分配是按照布局类型和出席人数而定的。如果需要提前布置和拖后撤台，或需要额外的会议空间，则会产生费用。特定的会议室是不能确定的，并可能发生变化。如果最终的出席人数少于预先的估计，则有必要调整会议场地。在合同签订之后，对日程安排的人和变更要求，都要视当时的空闲情况而定。如果在协议签署之后取消餐饮活动，办会机构要支付相当于菜单实际价格或平均价格的全部等值费用。如果饭店能够以类似价格重新销售已划定的场地，则不予收费.” ———饭店有关会议室收费政策的规定 喜来登饭店会议场地收费标准 5.会议室让渡日期 目录 为了确保您的会议有适当的空间，请在会议举行前6个月，或尽早向会议服务部提供临时性的会议方案。最终方案要在会议开始前90天递交。在90天内没有派出的场地将让渡给饭店，需要时用于其他会议 ——某饭店关于会议室让渡的条款 二、会场布置 1.会场信息 2.会议室家具 指会议室和宴会厅中使用的设备。 椅 多数：18英寸（0.46米）宽、18英寸深、17英寸高 标准的可摞式扶手椅：20×20 ×17（英寸） 桌 高：30、深30（面对面、主席台）/18（坐一面、课堂布置）、15（英寸）、长4英尺（1.22米）、6英尺、8英尺。 圆形桌子：直径：4（4～6位）、5（8～10位）、6英尺（10～12位） 平台（舞台、讲台、指挥台、主席台） 高：6、8、12、16、32英寸（1英寸=0.03米） 长：4、6、8英尺（1英尺=0.3米）或其任意组合 宽：4英尺~6英尺 讲台 桌式讲台 落地式讲台 永久性主席台 便携式主席台：配有音响系统并能够连接普通电源插口 视听控制：确保顶灯关闭时讲台照明的电源不会同时被切断，会议室照明可以暗一些，以提高讲演的效果和能见度。 3.会议布局方式 礼堂（剧院）式ⅠⅡⅢⅣⅤⅥⅦⅧⅨ 过道:放两把椅子将过道的位置确定下来 间隔与距离:2英寸;36英寸(椅子之间的中央最小距离) 放置大批椅子的标尺:地毯格式、木地板的线条 最前排椅子与主席台前沿距离：6英尺（Ⅳ2：12英尺） 中央过道：Ⅴ1：6或者4、5英尺；Ⅴ2：4英尺 Ⅱ Ⅰ Ⅲ Ⅳ Ⅴ Ⅴ2 Ⅳ2 课堂布局 桌深：18英寸/30 桌中心距离：48英寸/60 每人空间：24英寸宽 桌上覆盖桌布， 每个座位上放好笔记本和铅笔， 每16人准备一个水瓶。每个座位上放置一个水杯，或每16人准备一个托盘，放置10-12个水杯， 每6人或者更少准备一个烟灰缸。 课堂垂直布局 30英尺深桌子 每人桌面面积30英寸（24英寸） 桌面中心距离：54英寸 过道：桌子与主席台～6英尺；两侧～6英尺；中间～4英尺。 U形布局 30 英寸（两侧侧坐） /18 英寸 （单侧坐） 每人位24英寸；培训和技术团体：30 马蹄形——与u形布局适合董事会会议和相互交流，并非常适合视听讲演 中空方形和圆形布局——适合小型会议，一般最多安排40人 变形---E型/T型 椅背距离：4英尺 主席台深：30英寸 60英寸 董事会布局 60英寸 24英寸 自助餐餐桌 4.会议布置撤台 时间： 工作时间表：各种座位布局类型在最大客容量时所需的布局时间，还应当列出会场收尾的时间、工作人数等影响到时间和费用的不寻常因素。 撤台后： 桌椅摞起、储藏 定期清点仓储 对会议室的调控使用 会议类型 会议团体的客房使用情况 每种会