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为什么要用PPT PPT的秘密 （一） PPT是微软办公软件Power Point的简称，是一种众所周知的展示工具。一般说来，一个完整的PPT过程，只需要三步： 【1】构思PPT 【2】制作PPT 【3】秀PPT 很多时候，我们都比较关注【2】这个环节。但事实上，【1】和【3】也是相当的重要。 （二） 有一次，我们准备去跟客户做一个重要的汇报。我们的项目经理做了一个PPT。在去之前的一周，我们做了一次演练，以备不测。 项目经理的PPT的内容，看起来大致是这样几个部分： 【1】欢迎页面 【2】议程提纲 【3】项目的内容介绍、演示 【4】结束语 这是一个典型的PPT结构。在很多场合下是比较适合的。 如果是一次普通的技术交流，或是一次报告会，这样的中庸的效果，是完全可以接受的。 但是，这一次，我们希望要有些不同的地方，因为我们的竞争对手会在我们的前面讲，如果按照这个结构来说，不但毫无新意，而且说多了，也让人昏昏欲睡。 我们决心做些改变。那么接下来的问题是：如何去改变？该如何做？ 这涉及到一个核心的问题：PPT的内容的核心是如何构思出来的？ 这是一个问题吗？这难道不是一个问题吗？ 【PPT的法则1】确定了听众的问题，就找到了内容和逻辑 跟所有的系统设计一样，确定目标听众，是首先要做的事情。了解听众，并非是完全是出于营销的目的，而是确定信息传播的切入点。 大家都看过discovery,对其侦探式的叙述方式和语气，有特别深的印象。为什么？ 用搞电视的人的话来说，就是：问题引领叙事。 说得直白一点，就是：如果你能用一个问题吸引听众，然后，把他心里的问题一个一个地解开。你的内容和逻辑就没有太大的问题。听众一直被你牵着鼻子走，完全在你设置的场景中思考。很难翻出你的五指山。 你去跟人演示软件，如果你按照菜单去讲，多半会失败。为什么呢？ 你的思维逻辑，还停留在自己的认知中。但这不是听众的认知方式。听众不能理解跟自己无关的东西。 那么该如何去组织内容呢？ 不去讲功能本身。而是讲为何设计该功能，该功能解决了什么问题，提供了哪些跟以前相比，完全不同的地方。听众理解了之后，其他的，不需要多说。 去讲听众关心的东西。 这种讲法特别适合不懂技术，甚至是不关心技术细节的听众。这样的听众，往往不在少数。 想来这也是正常的，我需要知道最新的电视有哪些新功能，我不需要知道电视技术的制作原理。 按照这个思路，我们重新调整了PPT的第三部分。这个部分最后变成了几个关键问题。这几个问题其实也是根据用户需求和建议，反向提出的问题。 看起来实质性的内容没有变，但是传播的质量上有很大的不同： 【1】很好的亲和力； 【2】重点突出，避免了冗长而乏味的讲解； （三） 有很多关于制作PPT的建议，可以让我们把PPT制作的特别精美。这里需要补充的是，要避免几个误区： 【1】漂亮的PPT=好的PPT 好的PPT+漂亮的PPT，是一个完美的PPT。但是，漂亮的PPT不一定是一个好的PPT。这跟文章的道理是一样的：很多文章，满篇的华丽辞藻，却言之无物，空洞的很。 本来自认是个美女，结果，大家对你的服装一阵狠夸。这到底是夸人呢，还是贬人呢？自个儿去想。 如果一阵演示下来，大家对你的内容不感兴趣，就只觉得PPT比较华丽。那多半是美工的功劳，不是你的功劳。 PPT是一种传播工具，它的成功在于：让听众把精力集中到内容上，或你的身上，同时，尽可能传递完美的体验。 还记得小时候，老师教我们怎么写作文吗？ 老师说：你开头要这样，中间要这样，春天是这样的，秋天是那样的。情绪要从低潮开始，然后到高潮结束。 结果呢？ 本来你会写的，结果还没开始写，就想到自己是不是该低潮还是高潮了。然后，就完全连话都不会说了。 PPT的制作是一样的。 如果你一开始，就去想，我该用什么模板好看，用多大的字，换场的时候，是不是可以多用几个不同的方式。那么，可以说，一开始，就走岔了路。 这样玩可以，但这不能保证你做出一个优秀的PPT。 既然是传播的工具，还是要回到最根本的问题上来，从原点开始：我到底要给听众讲点什么有用的呢？ 这不是说，你不需要掌握制作一个精美PPT的技术和方法，而是说，你不要把它滥用，或者迷信它。 事实上，只有当你的主要内容、逻辑和结构都确定了，那些精美的形式，才能锦上添花，而不是喧宾夺主。 而且，你并不总是有时间和人力支持去做一个完美的PPT。那么，最合理的做法就是，做一个内容扎实、形式简单有效的PPT。 【PPT的法则2】合理的方法就是好方法。 【2】用文字越少越好 一般情况下，对于PPT的演讲来说，这是很好的建议。 在商业演示的环境中，图表或图形化的表达，会给人深刻的印象。从人的认知来说，图表也是最容易