电气自动化有限公司采购作业流程.doc

REV 版本 PREPARED BY 起草人 INSPECTED BY 核准人 APPROVEDBY 批准人 ISSUE DATE 发行日期 A 宫文学 1.0目的 为了规范和完善采购作业程序，确保物料的采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。 2.0范围 适合所有物料的采购、报关、采购入库及不合格品退货的过程实施。 3.0职责与定义 3.1副总经理 负责《付款申请单》与其他大金额订单或者合同的最终审批工作； 3.2采购部经理 负责《采购订单》、《采购合同》的最终审批及《付款申请单》的核准工作； 3.3采购专员 负责所有物料采购经办、下单、进度跟催及于供方沟通和管理工作； 3.4物流部仓库 负责物料数量的验收、按指令将不良物料退给供方、对供方交期、交量进行考核、统计工作； 3.5工程技术部 所有物料的图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供；对采购过程中新开发物料进行样品确认与评估。 4.0第三方产品采购作业程序 4.1负库存 采购专员每周拉出两次负库存，然后根据负库存及销售部下达的相关销售合同进行综合整理，确定物料或者产品供应商，与供应商确定价格、交期、运输方式、付款方式等相关信息。 4.2下单 采购专员根据负库存和相关销售合同的相关数据，和相对应的供应商签订采购合同，根据采购合同在ERP系统中录入对应的采购订单，同时在ERP系统的采购订单备注栏中备注对应的销售订单号码，最后在部门《产品进度表》中录入相关数据。 4.3采购合同和采购订单审核 采购专员把ERP系统中的采购订单打印出来，连同采购合同一起交由采购经理进行审核，并在ERP系统中同时审核。采购合同及采购订单必须进过部门经理审核完签字后方可传给供应商确认，否则视为无效合同或订单。 4.4采购合同和采购订单的回传确认 采购专员负责把审核完毕的采购合同/订单传真给供应商进行确认，并要求供应商在最短时间内予以签字盖章确认回传。 4.5采购合同和采购订单的归档整理 采购专员负责把供应商确认回传后的合同/订单进行整理归类，并放入相应的文件夹中按照订单编号予以归档。 4.6催货及交期跟踪确认 采购专员在交货期间应时时保持与供应商的沟通，确保随时知道产品的最新情况，并且把产品最新交期情况及时通知相关销售，以便销售回复客户。采购部经理定期、不定期对采购专员的跟催情况、文件相符性进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理。 4.7清关报关 供应商产品生产完毕后，采购专员索取相关单据后第一时间提供给进出口公司，要求进出口公司迅速报关。报关过程当中应提供给进出口公司比较完整的单据，并且在HS编码归类问题上做好充分协商，既要保证产品顺利报出，又要严格控制我司应缴关税。并且尽量保证正常产品报关清关3-5个工作日，特殊产品和需要查验的产品报关清关5-7个工作日。 4.8入库 采购专员每周周五之前应该把下一周到货需入库的产品从ERP系统中拉出，做一张下周《采购预计进货表》，并且在周五之前把《采购预计进货表》发给物流仓库相关人员，确保产品到库后仓库人员方便在第一时间整理入库。采购专员需对仓管员反馈在收料入库过程中出现的异常问题进行协调与处理，必要时，与供方沟通、处理。 4.9发货 产品合格入库后，采购专员应该第一时间通知相关销售人员，并且配合仓库人员做好产品的发货工作。 4.10直发 在产品体积庞大、重量过重或者客户要求交期紧急的前提下需要直发的，采购专员应提前和销售人员确定直发的数量、方式、地址、联系人等相关信息，并且把这些信息第一时间通知到货代或者供应商处，请货代或者供应商安排直发。产品直发送到后，请货代或者供应商把客户签字确认的《收货签收单》提供给我司，采购专员拿到《收货签收单》后，把相对应的《收货签收单》单号录入《产品进度表中》，并且把《收货签收单》按照供应商分类归档。 4.11付税 国外进口产品在报关清关过程中需要交关税和增值税，由进出口公司在第一时间代为垫付，进出口公司垫付完毕后，把复印件传真至我司，采购专员拿到税单复印件确认金额无误后，在2天之内把进出口公司代为垫付的各项税单及时申请款项，付至进出口公司指定账户。然后催促进出口公司及时把关税和增值税正本原单快递至我司，采购专员拿到税单原件后整理统一送至财务部做账或者抵扣，并请财务部门做签收单。付款申请必须由相应采购专员填写，部门经理审核，最终副总批准。 4.12结算 国外进口产品在报关清关过程中会产生代理费、报关费、运输费及其他各项杂费，这些费用全部由进出口公司统一代为垫付，每个月10日之前采购专员要求进出口公司出具一份上个月结算明细，然后仔细一一核对结算明细各项金额，确认无误后请进出口公司统一开具发票，然后填写付款申请，及时付清进出口公司代为垫付的各项费用。结算工作必