2011年首届XXXX端午食品展销会执行手册.doc

2011年首届xxxxxx端午食品展销会执行手册 一、工作组织架构及工作内容 针对本次端午食品展销会，首先按照工作内容需求制订工作组架构与分工。 1、筹备阶段工作组 （工作组织架构图） 小组 工作内容 成员 负责人 展会筹备小组 ①负责总体组织、协调端午食品展销会活动。 ②根据整体方案，制订各筹备专项工作小组的组成。 ③对端午食品展销会各工作小组的筹备工作进行定时监督、指导，并对各小组的工作进展情况进行协调和组织。 ④对于各专项小组在筹备工作中产生的“大问题”与突发事件在第一时间进行处理，确定解决方法，并进行执行细则。 策划推广组 ①对各小组的工作内容进行规划与要求，并制订活动的流程与日程安排表。 ②根据本次展销会需求撰写相关文案。 ③招商邀请函、招商简介及参展租赁协议书的设计。 ④电视台、报纸广告、广播电台广告排期表的制定。 ⑤礼仪公司的初步选择及物料预算报批。 ⑥制定活动宣传的总体方案，包括宣传的渠道，形式，内容，以及宣传的阶段性内容要求。（包括所有广告媒体，如网站、横幅、背景设计、发布计划等） 招商一组 招商对象：xxx农产品交易中心内经营商户 ①对本次端午食品展销会进行卖点提炼，熟悉推介资料。 ②向xxx农产品交易中心内经营商户推介本次展会，并选择合适商户鉴定参展协议。 ③商户在本次展会的广告安排。 ④商户在本次展会的展位、活动登记、协调及统筹。 ⑤每周把招商情况汇报至项目筹备小组。 招商二组 招商对象：国内知名农产品牌、成品粽生产企业 ①对本次端午食品展销会进行卖点提炼，熟悉推介资料。 ②寻找合适的农产品牌及成品粽生产企业推介本次展会，并邀请合适企业参展。 ③参展企业在本次展会的广告安排。 ④参展企业在本次展会的展位、活动登记、协调及统筹。 ⑤每周把招商情况汇报至项目筹备小组。 会务组 ①端午食品展销会的公安、城管、工商、消防、交通及有关部门的报批。 ②展销会会场的安排。 ③展区、照明、音响、广播线路的设置及维护。 ④展销会所需停车位的协调。 ⑤设置展会水源、临时医疗室及临时厕所。 ⑥按照展会要求准备会议礼品及相关活动材料。 2、现场执行阶段工作组 小组 工作内容 成员 负责人 展会指导小组 ①负责协调各个部门配合端午食品展销会活动。 ②对端午食品展销会各工作小组的执行工作进行定时监督、指导，并对各小组的工作进展情况进行协调和组织。 ③对于各专项小组在展会开展期间产生的“大问题”与突发事件在第一时间进行处理，确定解决方法，并进行执行细则。 展会现场执行组 ①端午食品展销会活动执行。 ②监督礼仪公司按时搭建展区。 ③展区现场宣传气氛的控制。 新闻宣传组 ①对于端午食品展销会所需的照片、图片、影像、资料进行搜集，对与本次活动进行全程的记录。 ②对端午食品展销会每天动态新闻在xxx农业科技有限公司官网、门户网站、报刊发布。 ③如遇到困难及时向负责人提出。 会务组 ①展销会所用音乐、广播安排。 ②对每天展区场地安保及清洁进行监督。 ③协调各组处理每日展区参展人员投诉、纠纷及事故。 ④展会开展前一天，向参展商交付展区、桌椅、电源、射灯、楣板。 ⑤展会开展前一天，向参展商告知展会停车场、展会水源、临时医疗室及临时厕所位置。 ⑦处理展销会产生的有关公安、城管、工商、消防、交通及相关部门的问题，不能处理。 ⑧不能处理的问题向展会指导小组汇报，并协助展会指导小组执行细则。 安保清洁组 ①展销会开展前对活动场地的清理。 ②展销会的车辆停放管理工作。 ③展销会的过夜物资的安保工作。 ④协助其他工作小组的工作，并对主要活动进行安全保卫，维持现场秩序。 ⑤展销会开办期间活动现场杂物的清理。 ⑥现场对参展人员进行管制，预防火灾的发生。 后勤物料组 ①会场用电线路的安排及后备电源的准备。 ②会场参展商用水的安排。 ③展销会开展前的物料清点入册，展销会结束后物料回收入库。 ④展销会每次活动前必须确认展销会当天所有设备正常使用。 ⑤协助活动策划小组，按照要求制作相关活动材料。 工程小组 ①协助礼仪公司搭建舞台、打开拱门、拉横幅等。 ②活动所需电源安排、线路维护及后备电源准备。 ③协助后勤保障小组活动物料的拆卸回收。 礼仪公司 ①舞台搭建、背景搭建、拱门搭建。 ②讲台和理化的配置，以及花篮、横幅、空飘彩旗等的现场气氛布置。 ③现场音响维护。 ④礼仪小姐的聘请与管理。 活动主持人 ①展销会活动现场气氛的控制。 ②展销会活动开展时间的控制。 二、展销会活动明细 活动阶段 时间安排 活动内容 工作组 负责人 展销会前准备 展销会前三天 展销会所需物品确认到位。 确认人员部门任务安排。 确认参展商邀请情况。 礼仪公司预约确认。