项目档案管理作业指引.docVIP

项目档案管理作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 规范工程系统的信息管理，统一编号、统一分类和归档，实行台帐管理。明确文件处理的流程，保证项目档案的安全、完整、可追溯。 适用范围 适用于工程管理中心、各项目部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。 术语和定义 项目档案：指相关政府部门、公司内部、监理单位、施工单位及相关合作单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。 标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。 职责 项目部：负责信息的接收、标识、登记、发放、回收、归档及移交。 总经理办公室：负责接收项目部移交的信息及竣工档案。 工作程序 办文 发文 各经办人拟文打印后，交由项目秘书统一编号，交项目部负责人签字审核。由项目秘书填写【文件发放回收记录表】，由接收人签名确认。 对于传真和邮寄文件须及时电话确认是否收到，保留相应书面凭证，并在【文件发放回收记录表】上进行登记和备案。 文件编号规则： SHVK—((((—((—((—((( 字段解释： SHVK——上海万科 发文部门或项目分期，用汉语拼音的第一个字母缩写。后2位为所在项目的开发期号。 工程管理中心：GC，春申项目部：CS，城市花园新区南块项目部：CN 如城南3期——CN3Q，春申4期——CS4Q，浦东蓝山示范区——PDSF，浦东1期——PD1Q，金丰1期——JF1Q。春申三期广场公寓：CS3Q（GC） 项目部职责及人员架构表（A1）B册：合同文件：施工合同文件（B1） 监理合同文件（B2） 材料采购合同文件（B3） 零星工程委托单（B4） 设计合同（b5） C册：公司来往文件: 发文：（C1） 收文：（C2）D册：监理公司往来文件 【监理人员登记表】及证明资料（D1） 监理规划（D2） 监理细则（D3） 监理例会纪要（D4） 监理备忘录及专题报告（D5） 监理月报及审核意见（D6） 与监理单位工作联系单（D7） 监理工程师通知单及回复（D8）E册：与施工单位来往文件及评审批准记录 施工组织设计（E1） 施工方案（E2） 与施工单位工程联系单（E3） 防渗漏资料（E4） 实测实量资料（E5） 专题会议纪要（E6） 安全文明检查及整改记录（E7）F册：设计变更和工程签证 设计变更（F1） 技术核定单（F2） 工程签证（F3） 图纸会审纪要（F4）G册：计划管理 总进度控制计划（G1） 施工图纸交付计划（G2） 甲供材料进场计划（G3） 总进度计划（施工单位）（G4） 月计划（施工单位）（G5） 周计划（施工单位）（G6） 资金计划（G7）H册：作业指导书 工程管理策划书（H1）Ｉ册：材料设备管理 封样登记一览表（I1） 收（调）料单（I2） 设备调试验收记录（I3） I4合同交底单J册：进度款支付 扣款通知单（J1） 奖/罚款通知单（J2）K册：会议纪要 （K1） 公司现场工作协调会纪要（K1） 甲方召集专题会议纪要（K2） 项目部会议纪要（K3） 约谈记录（K4）L册：后勤管理 项目部固定资产登记表（L1） M册：其他文件（M1） 合同、付款、扣款采用公司电子文档系统管理，可登陆”上查阅。月资金计划、月进度计划、周例会纪要、专题会议纪要以电子文件形式存档，由项目秘书统一管理。 项目部需建立重要项目部大事记录本（由项目经理指定专人记录）、值班记录本（由值班人员在当日下班前填写完成），并在项目部办公室上墙悬挂。 部门和项目秘书对所保管的全部资料，每半年核对清点一次，发现破损档案应及时修复或复制。存放档案排列整齐，保持档案柜内外清洁卫生。 移交与作废 工程竣工时，所有工程信息要移交相关部门永久保存。 项目秘书协助项目工程师向上海市城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。 向物业管理处移交一套工程竣工文件资料，移交物业管理处的资料需要报项目总经理批准。 所有移交均要填写【文件交接登记表】