佛山市公路建设项目档案编制及归档指南.doc

第一章 总 则 第一节 建设项目档案编制的意义及依据 一、编制竣工档案的重要意义 （一）有效管理的保障依据 建设项目档案是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证；是公路管理部门、养护部门重要的管理参考数据；是建设单位、使用单位日后进行运营管理有效保障工具；为质量事故的分析，判断事故严重程度，查找事故发生的根源，确定造成事故的责任人提供可靠真实的依据。 （二）工程交工验收的基本条件 按照交通部颁发的《公路工程竣（交）工验收办法》(交通部〔2004〕第3号令)相关规定，交工验收必须具备的基本条件是：施工单位按交通部制定的《公路工程质量检验评定标准》及相关规定的要求对工程质量自检合格；监理工程师对工程质量的评定合格；质量监督机构按交通部规定的公路工程质量鉴定办法对工程质量进行检测，并出具检测意见；项目档案已按交通部规定的内容编制完成；施工单位、监理单位已完成本合同段的工作总结。符合以上交工验收条件后，经监理工程师同意，由施工单位向项目法人提出申请，项目法人组织对该合同段进行交工验收。 二、编制竣工档案的依据 为规范和统一佛山市公路建设项目档案编制及档案整理，全面、系统、准确、及时完成项目档案编制工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办〔2002〕404号文）、《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部〔2004〕第3号令）、《关于贯彻执行公路工程竣交工验收有关事宜的通知》（交公路发〔2004〕446号）、《关于印发佛山市重点建设项目档案管理办法的通知》（佛府办〔2005〕116号）、《转发国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》（佛档〔2006〕48号）、现行公路工程标准、规范、规程之规定，制定本《指南》。我市交通基础设施建设项目档案须遵照执行的部分规范详见附件1～6。 第二节 建设项目档案编制组织机构及职责 建设项目档案管理工作是项目建设的重要组成部分，是整个项目管理不可缺少的环节。各参建单位均须本着以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”为宗旨的态度，切实加强建设项目档案管理。 一、建设单位组织机构与职责 （一）建设单位组织机构 建设单位在项目建设进入施工阶段时，必须做好项目各阶段文件的统筹规划、协调管理。明确一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责应视项目建设规模而定）负责项目档案材料的积累和监督指导工作。随着项目建设的展开而开展档案工作。同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位，建立与项目相适应的档案管理网络机构。参照图1： 图1 档案管理网络机构图 （二）档案管理机构的职责 1、执行国家有关建设项目档案管理的法律、法规和规范； 2、负责建立和健全本单位项目档案管理工作的规章制度； 3、负责协调项目有关部门、设计单位、施工单位、监理单位和工程文件管理组之间的关系，为工程档案的管理提供有利的工作条件和环境； 4、负责对项目档案收集、整理工作进行培训和指导； 5、负责及时、准确、完整、系统地收集项目施工前的文件； 6、组织各参建单位对项目档案管理进行整理，并实施有效监督和指导，明确项目档案整理的要求，及时检查各参建单位项目档案的收集、整理情况，确保项目档案整理完整、准确和系统；审查施工单位、监理单位移交的档案，符合规范的，应进行确认，反馈审查结果，不符合规范的，应指出问题所在，提出整改意见和时限。 7、负责对业主、总监办、监理单位、施工单位和质量监督部门提供的已整理完毕的项目档案（必要时含电子文件）进行汇总、编号和移交。 8、实行全过程的动态管理，加强与相关管理部门联系，及时掌握有关项目档案管理的新信息，传达相关要求；按照建设项目档案管理登记办法，做好申报登记工作。自觉接受档案行政管理部门的监督，做好项目档案验收工作。 二、勘测设计单位组织机构与职责 文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计（含变更设计）全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套纸质档案（必要时须提供电子档案），并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。 勘测设计文件资料由勘测设计单位按照勘测设计合同要求以及完成的勘测报告、设计文件（图纸）经整理后向建设单位档案室移交。 三、监控单位组织机构与职责 监控单位按照合同约定向建设单位提交过程监控报告和成果总结报告。 四、施工单位组织机构与职责 （一）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和