公文管理制度---中小企业公文管理范本.doc

公文管理制度 1.0 总则 1.1 为使公司公文处理工作规范化、制度化，依据《国家行政机关公文处理办法》，并结合公司实际情况，特制定本制度。 1.2公司公文，是公司行政部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 1.3 公司办公室是公司公文的总控中心，主管并负责指导公司各部门的公文处理工作。公司办公室须指定富有公文管理经验的人员负责公文控制工作。该人员对公司内所行文件的文种、格式、词语、主题词等具有建议修改权。公司办公室负责人须对各部门代表公司的上行文及公司内部的重要行文进行初步审核。公司办公室文员应作风严谨、忠于职守，具备行政公文处理的相关基本知识和技能，并负有规范公文管理工作的义务和责任。 1.4 公司及各部门要充分发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高公文处理的质量和效率。行文要少而精，注重实效。 1.5 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司及各部门所行公文须由部门负责人组织草拟、公司总经理秘书审核、公司办公室定稿及制作，并由公司办公室统一编号、签发；文件首页及文件正稿由公司办公室负责保存归档。 1.6公文处理工作，必须严格执行国家及公司保密制度，以确保国家及公司秘密的安全。 2.0 公司公文种类 2.1 决定 对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。 2.2决议 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 2.3通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2.4通告 公布公司内外有关方面应当遵守或周知的事项。 2.5通报 表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 2.6报告 向上级部门或业务主管部门汇报工作、反映情况、提出建议。 2.7请示 向上级请求指示、批准。 2.8批复 答复下级部门的请示事项。 2.9意见 对某一重要问题提出见解和处理办法。 2.10会议纪要 记载、传达会议主要精神和议定事项。 2.11函 适用于平行的或不相隶属的部门相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。? 3.0 公文格式 3.1 公司公文一般由眉首、主体、文尾三部分组成。 3.2 眉首:包括发文机关标识、秘密等级及发文字号等。 3.2.1发文机关标识由公司办公室设计形成，红色方正姚体字，名称为“湖北菲利华石英玻璃股份有限公司文件”。 3.2.2发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，位于发文机关标识之下，红色下反线之上。公司代字统一为“鄂菲文”，含义：“湖北菲利华公司文件”， 用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编01），不加“第”字，如“鄂菲文[2007]1号”。 3.2.3涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。如需标识秘密等级，用相关印章加盖密级标识，如“机密★1年”。 3.3 主体:一般包括公文标题、主送机关、公文正文、附注、附件说明、成文日期、印章等部分。 3.3.1公文标题:标题置于红色下反线之下空1行，主送部门之上。标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。除发布规章和批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。如果转发或批转的原文件标题过长，可重新确定标题，以保证公文首页显示正文。公文标题使用小2号“方正小标宋简体”字体，可1行或者多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 3.3.2主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。主送机关一般置于标题之下空1行，公文正文之上，左端顶格用3号仿宋体字标识，最后一个主送机关名称后标冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 3.3.3公文正文在主送机关名称下1行，每自然段左空2字符，回行顶格，数字、年份不能回行。 正文用3号仿宋体字，依据公司设计的红头文件，一般每面排22行，每行排26个字。 公文内容除特别情况外颜色一律为黑色。公文的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。 3.3.4公文如有附注（需要说明的其他事项），应在正文下空1行左空2字，用3号仿宋字体加括号标注。 3.3.5公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标冒号和名称，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.xxxxxx”。附件应与公文正文合订发送，并在附件左上角标识“附件”及附件序号。如附件与公