浅谈家庭档案的建立及作用研究.pdf

资源建设篇 ·213· 浅谈家庭档案的建立及作用 胜利油田胜中社区管理中心档案室 崔秀玲 家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存 价值的各种文字、图表、音像及其它各种形式的历史记录，如文字、图 表、音像、证书、证件、票据、合同等等。家庭档案不仅是家庭文化的 重要内容，也是社会档案资源和社会文化建设的重要组成部分，是社 会发展历程的重要历史见证，也是家族、家庭发展变化和家庭成员人 生经历、社会活动、工作实践、生活成长的真实记录。 一、家庭档案的建立 建立家庭档案的工作其实很简单，初建时可能要花费一些时间 和精力，但是档案建好之后，便只需花费较少的时间和精力随时对内 容进行补充即可。同时，建立家庭档案的成本也比较低，如果不用专 业的档案用品，花费极少的钱就能把家庭档案建立起来。需要建立 档案的家庭可以根据实际，确定自己家庭档案的收集范围。 1、家庭档案的收集 收集家庭档案时应注意以下几个方面的问题：一是人档要及时。 每次家庭活动后的凭据，都要立即人档，不能随便乱放，以免散失。 二是内容要全面。凡应人档的各种银行存单、证券、保险单据以及取 款密码和股票买卖凭据、个人借款凭据等，都应完整齐全地进入档 案。三是一些重要的证件，如身份证、毕业证、职称证、驾驶证等，最 好预先复印1至3份，在工作、生活和学习的时候，可以随用随取；在 不一定要原件的情况下，可以用复印件作为证明，以免丢失原件，也 有利于补办。四是存档要保密。对存折、身份证、个人印鉴、信用卡 密码等有关家庭金融安全的重要档案资料，要注意分别存档，如在电 脑上人档，还应设置必要的密码。五是资料要经常整理。由于家庭 的理财活动越来越多，加之国家经济政策的调整变化，一些旧的资料 可能已失去了价值，因此，保管期限应视保修期及使用情况而定，可 定期清理淘汰。耐用消费品和汽车、电视机、电脑等的发票就按种类 ·214· 齐鲁档案论坛 归档，到该物品使用淘汰后，再将其发票撤档注销。 2、家庭档案的分类 (1)证件类。包括身份证、学历证、结婚证、独生子女证、荣誉 证、户口本以及参加各类社会活动颁发的证件、诸如工会会员证，团 体成员证件等。 (2)家庭财产类。包括存折、购买汽车、住房、家用电器的发票， 以及保险单据、房屋产权证，股权证等。 (3)家庭健康类。包括家庭成员的出生证、体检记录卡、门诊、 住院病历本、健身卡、美容卡等。 (4)礼尚往来类。包括亲朋好友之间的往来信函、互增的礼品、 参加各种聚会的请柬，往返车票等。 (5)家庭信用类。包括各种交费的收据，债权债务记录单、捐赠 他人的钱物记录单等。 (6)家庭成员参加各种社会活动记录类。包括担任的角色、爱 好、特长、兴趣等记录卡以及参加业余学习的学习计划卡等。 (7)家庭影像类。包括家庭成员的照片、录音、录像等。 (8)个人成果类。包括科研、学术、任职等的记录以及职称评定 等资料。 (9)个人履历档案。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、 入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期、简历、日记，各种考试成绩单等； 也可包括个人的特长、爱好、收藏等，如书法书画作品、学术论文、专 著，在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题词题字，各类艺术品 收藏、书报刊物及邮票收集等等。 (10)其他值得保存的材料。 3、家庭档案的整理 (1)分类要细。最好从卷脊上就反映出本卷的内容，让人一目 了然，其最根本的目的是为了方便查找。 (2)随办随归。这一点是家庭档案不同于其它档案的地方。如 果一年归档一次，有可能在这一年中产生的一些东西已经丢失了，就 达不到保管档案的目的。最好是随办随归，比如，职称评定后，就把 职称证归人到证件一卷中，把评定职称相应的表格归入到相应的票 资源建设篇 -215· 据盒中。 (3)定期清点。不同种类的家庭档案有不同的时效，及时清理 出保存价值不大的一些资料，防止家庭档案无限膨胀。 (4)注重保密。根据家庭档案的私有性、保密性、重要性这～特 点，建立要证件卷，单独收藏，杜绝外界无关人员轻易接触到。