浅谈深化煤炭企业档案利用工作研究.pdf

·274· 齐鲁档案论坛 浅谈深化煤炭企业档案利用工作 李 莹 档案提供利用工作是以档案馆(室)收藏的档案资源为基础，通 过一定的方式，提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的 工作。大家都知道，档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服 务经济建设，档案利用工作是达到这一目的直接途径，所以档案利用 工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要 的地位。同样在煤炭企业中，档案的利用工作就显得尢为突出，因为 煤炭生产属高危行业，作业地点在几百米甚至上千米的地下深处，生 产环境恶劣，对生产条件的要求较高，煤矿24小时不问断地生产，对 企业各方面工作特别是档案工作提出了特殊的要求，这就要求煤炭 企业的档案工作者不断深化档案利用，创新工作思路，使煤炭企业的 档案工作有力的为煤炭企业保驾护航。那么，如何做好煤炭企业的 档案利用工作呢?笔者结合本企业的实际从以下几个方面谈几点看 法。 一、树立正确的服务观念，良好的服务态度 档案利用工作是一项服务性很强的工作，随着国家各项事业的 发展，对档案利用的要求越来越高。档案人员在服务观念上应坚持 与时俱进、创新进取的服务理念，破除落后保守的“重藏轻用”的思 想束缚，积极开展利用，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。 煤炭档案工作者要经常深入生产一线，参加生产会议，了解生产情 况，主动为生产提供资料上的帮助。在观念更新的同时，还要求档案 工作者有良好的敬业精神，有高度的责任感，有热情周到的服务态 度。煤炭企业的档案工作者要摒弃煤炭行业苦、脏、累的自卑思想， 树立“干一行、爱一行”的敬业精神，全心全意为煤炭事业贡献力量。 二、充分研究和了解企业需要。丰富并熟悉室藏档案 熟悉室藏档案的内容，是做好利用工作的必要条件。只有对档 案部门保存档案的内容、数量、保存状况、存放地点十分清楚，真正做 服务创新篇 ·275· 到如数家珍，才能为利用者及时、准确、迅速地提供档案，解决利用者 的实际问题。其实就是要求我们努力把档案基础业务工作做扎实， 使得每一个到档案室来查找档案的利用者都能乘兴而来满意而归。 譬如在煤炭企业中，设备、机械出现故障是难免的，而且具有较 强的不可预测性，笔者就经常接待穿着油腻工作服的师傅从生产一 线跑到档案室借阅资料，查找说明书以解决设备的故障，问题解决的 快慢直接影响到整个矿井的安全生产，情况可以说是万分紧急。档 案员如果对室藏情况不熟悉，就不可能在短时间内查找到利用者所 急需的资料，只有对室藏档案了如指掌，才能够简化查找步骤、精减 检索环节，才能迅速调卷，减少生产损失。为此，笔者十分注重通过 各种方法熟悉室藏档案情况，特别是对存贮位置，多数情况下能够不 通过检索工具，直接到库房正确的橱柜前准确的拿出所需的资料。 不仅受到利用者的好评，更主要的是为企业生产赢得了时间，创造了 直接或者间接的经济效益。 三、正确处理基础工作与利用工作的关系 在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但是利 用工作必须建立在良好的基础工作之上。档案工作者应该在重视利 用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工 作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。试想如果没有扎实的基 础业务工作，将如何进行利用?没有丰富全面的资料，怎么能满足多 方面利用者的需要?没有科学合理的分类方案，怎么进行快速有序 的检索查找?如果档案整理的杂乱无章，怎么能够提供利用?没有 条件适宜的存放位置，怎么能保证档案的完好?所以说，档案工作者 还要不断学习和探索，力求档案基础业务工作科学规范，为档案利用 的终极目的奠定坚实的基础。 既然档案的提供利用工作如此重要，那么深化档案利用工作有 那些具体方式和方法呢?下面结合煤炭企业的实际和笔者几年的工 作实践谈一下自己的看法。 首先，要降低利用档案的门槛，解除人们对档案“神秘性”认识。 长久以来，人们常常认为档案是神秘的，是不可“触摸”的，所以就自 然地认为，档案是不可以“看”的。许多单位对借阅档案有明确的规 ·276· 齐鲁档案论坛 定，利用档案者须出据借阅单位的介绍信，借阅单位领导的签字，还 有档案部门主管领导