浅谈电子图档管理系统的建设研究.pdf

信息化篇 ·593· (一)设备选配应适应窗口岗位 配置设备时，应按照满足需要、适当超前的原则进行选择。图片 格式储存占用空间较大，加上应税车辆增长和车辆使用年限等因素， 存储设备应能够满足12至15年的需要，这就要求配置高档的服务 器；扫描仪应选择速度相对快，清晰度适当，即可自动进纸、又可翻盖 扫描质地厚、硬资料的类型，因此价格相对偏高，前期投资稍大。 (二)预算编制应考虑后续支出 后续支出主要包括数据备份硬盘、电子档案设备维护、打印档案 的纸张等相关费用，可预见的后续支出均属正常开支范畴且需一定 数额，在每年预算中应予以考虑。 (三)纳税服务应制定应急预案 在业务量较集中的基层局或某一特殊时段，由于增加了扫描业 务，办税时间会相对略微延长，在不增加人手的情况下，或遇到紧急、 突发事件时，可能会出现排队的情况，需要制定相应的应急预案，及 时解决类似问题。 浅谈电子图档管理系统的建设 济南济钢设计院 李兴廷 刘 爽 CAD技术在工程设计和管理活动中的广泛应用产生了大量的 设计图形文档，这些图形文件和文字材料具有重复利用的价值和可 能性，如果不作为档案资料加以管理和控制，随意流散就难以发挥其 应有的价值，尤其是信息时代的今天，人们更加注重利用资料的便捷 性和效率，而将电子图档加以管理并发挥作用，无疑正好符合快捷高 效的合理需求，而且，随着计算机网络的普及应用，电子图档的网络 化管理成为一种趋势和要求，下面结合我单位电子图档的管理情况， 谈几点粗浅的认识。 一、图档管理系统的建设原则 1．实用性原则 建设图档管理系统首先考虑的就是如何为工程设计活动提供更 ·594· 齐鲁档案论坛 加方便快捷的服务。因此，除了管理系统的应用技术和市场价格等 因素外，首先就要保证管理系统的实用性，真正发挥管理系统的作用 与价值。因为信息化建设存在许多未知的因素，是一项复杂的系统 工程。档案管理的信息化不能成为建设中的一个败笔，毕竟单位资 金在档案管理上的投入是非常宝贵的。所以，我们在功能设计时特 别重视系统的实用性，充分与现有管理体系结合起来，兼顾档案管理 的习惯做法和需求特点，坚持把实用性作为档案管理工作的基本原 则，将其贯穿于系统建设的整个过程之中，保证图档管理系统采用科 学的管理方法，达到经济、实用的目的和成效。 2．易操作性原则。 图档管理系统应该充分考虑它的易操作性，减少对专业技能的 要求，尽可能地让计算机“自动”干活，这样才能够快速上手，不会形 成应用过程中的障碍，便于推广和普及。同时认清档案管理系统也 不是无所不能的，任何系统都不能实现理想中的“自动化”。因此， 在系统应用中，明确手工操作的具体内容，所谓易操作性只是相比较 来说的，有些问题可能要在不断改进中加以解决和完善。 3．先进性原则 作为一个先进的电子图档管理软件也是相对而言的，强调的是 档案管理系统的开发必须跟上管理体制的变化和主流技术的需要， 以适应管理要求和用户为条件的，立足于考虑主流技术的采用和技 术发展趋势，以保证在将来升级和兼容方面不会产生大的问题或后 患。尤其是数据库技术要选择市场稳定、开发环境好的主流技术。 4．安全性原则 在档案管理系统的建设中，必须保证档案数据的安全，有效地维 护单位利益和技术保密。构建一个安全的档案管理系统，轻松快捷 地控制和管理图档信息。不但会使工程设计水平和管理层次全面上 升，进而提高工作效率，有助于增强市场竞争能力，而且会提高档案 管理现代化水平，跟上信息时代发展的步伐，从而保证设计人员可以 方便高效地获取和重复利用有价值的资料，这也是电子图档管理系 统软件的一项基本要求。 二、图档管理系统的功能设计与实现 信息化篇 ·595· 电子图档管理系统是针对设计院的电子文件进行管理的系统， 对电子介质档案或其它形式(音像、多媒体等)档案进行收集、管理、 存储、检索与管理的软件系统。系统要求能对矢量格式、光栅格