浅谈铁路系统电子文件的管理研究.pdfVIP

信息化篇 ·695· 治档、护档，保障档案事业的健康发展。 浅谈铁路系统电子文件的管理 济西机务段(青岛地区) 纪晶荣 电子文件与电子档案具有不可分割的联系。电子文件是电子档 案的前身，电子文件的归档是电子文件处理的最后环节。随着铁路 办公信息系统的广泛应用，电子文件的归档管理与利用已成为铁路 系统档案人员的新课题。笔者就如何做好铁路电子文件的归档管理 和利用，谈谈个人的几点认识。 一、电子文件的归档 (一)电子文件归档的含义 电子文件的归档管理，就是将处理完毕的电子文件按照归档管 理要求向档案管理部门(环节)移交，完成文件处理的最后一个环节 一归档，实现电子文件的身份转化，使电子文件转变为档案信息来管 理和长期利用。在进入档案管理阶段界面上，要求电子文件的形成 部门或信息管理部门定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档 案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要 求的脱机载体上。 (二)铁路电子文件归档管理现状 铁路办公信息系统在铁路系统推广应用已经几年了，电子公文 的运行处理确实提高了机关办文和办事效率。但是，由于该系统只 搭建了文件处理平台，没能与档案管理系统衔接，不能直接通过办公 信息平台实现电子文件的逻辑归档。这使电子文件在处理程序中， 最后归档环节造成缺失(指通过网络进行逻辑归档)。影响了档案数 字化管理进程，而且造成了资源浪费和不必要的重复劳动。 (三)电子文件归档方式及要求 1、电子文件归档方式及归档时间。电子文件归档方式有两种， 即电子文件的逻辑归档和电子文件的物理归档。逻辑归档就是将电 子文件的管理权通过网络转移到档案部门(或档案数据库)，根据档 ·696· 齐鲁档案论坛 案管理的要求，电子文件归档采取电子文件与对应的纸质文件共同 归档的“双轨”制原则。逻辑归档可以采取实时归档和定期归档两 种方式。纸质文件仍采取次年3月底前集中移交归档。 2、电子文件检测与鉴定。电子文件归档时，要对归档的电子文 件的软、硬件环境的有效性和信息记录格式以及有无病毒感染等基 本技术条件进行检测。并对电子文件的真实性、完整性、有效性进行 鉴定。同时，确定电子文件的密级和保管期限。 3、电子文件整理。电子文件按其信息存在形式有：文本文件 归档保存具有不同的意义，整理的要求也不尽相同。对我们基层单 位来说，电子文件整理，主要是指电子公文的整理。归档电子文件的 整理要与纸质文件的整理相对应，即同一全宗内的电子文件按照年 度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构等分类方案 进行分类，按电子文件类别代码相对集中组织存储载体，并以件为单 位进行整理。要按照电子文件的著录要求进行著录，并按照保证其 真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其 他标识(比如责任者、操作者、背景信息、元数据等)。 4、电子文件的移交与接收。电子文件的归档移交与接收是电子 文件处理程序中的最后环节。交接双方在交接前，均应对归档文件 的技术环境、载体有无划痕、有无病毒、是否清洁等进行检验，并核实 归档电子文件的真实性、完整性、有效性及检验审核手续，核实登记 表、软件、说明资料等是否齐全，同时对特殊格式的电子文件也要核 实其相关的软件、版本、操作手册是否齐全，确认合格率达到100％ 和审核手续完备，并将检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归 档电子文件移交、接收检验登记表》，双方才能进行交接。 二、电子文件的保管及迁移 (一)电子文件的保管。由于电子文件载体形式和制作方法与 传统文件不同，因此，它的保管要求也有自身的特殊性。针对电子文 件的特点，在电子文件的保管上：一是要对归档载体作防写处理，以 信息化篇 ·697· 保持电子文件的原始性和真实性；二是对单片载体要装盒竖立存放， 以保持其不变形；三是要避免对载体擦、划和挤压，或用手触摸记录 涂层；四是要保持适宜的环境温、湿度(温度17℃～20℃，相对湿度 35％～45％)，以有利于电子文件的长期保存和正常利用。 (二)电子文件的迁移。在系统设备