管理文件管理办法.doc

管理文件管理办法 一、总则 1.为加强公司标准化管理工作，提高管理水平和工作效率，制定本办法。 2.本办法适用于公司管理文件的制作、审批、发布与实施。 二、机构及职责 1. 监察部为管理文件的管理部门。其职责是组织管理文件的编制；负 责管理文件审核、发布、更新、编号、存档；负责对管理文件贯彻落实情 况进行监督检查。 2.专项工作或阶段性工作过程中形成的各类文件及外来文件由各相关部门依照本办法要求进行控制管理。 三、管理文件的分类 管理文件按照以下定义分为六类： 1．规章制度：需要职工共同遵守或执行的管理性文件。 2．职责描述：分为部门职责描述、岗位描述。 3．工作程序：各类工作流程应遵循的程序。 4．工作表格：工作中涉及的所有表格。 5．考评方案：包括公司、部门和岗位考评标准。 6．作业指导：作业指导书、生产岗位操作规程、应知应会等。 四、管理文件格式与编号 1．文件格式 管理文件的文件格式详细要求见《管理文件制作标准》(SACF/GZ JC.02.03—2008)。 2．文件编号 文件编号以页眉形式在文件第一页左上角标注，具体要求见《管理文件制作标准》（SACF/GZ JC.02.03—2008），格式如下： SACF/XX XX(或XXX).XX.XX—XXXX 文件发布或修订年号 版次 本部门发布文件序号 部门名称代码 文件类别 公司代号 说明： 公司代号与文件类别之间用符号“/”分开，占半个汉字的位置。 文件类别与部门名称代码之间空一个汉字的位置。 部门名称代码与本部门发布文件序号之间用“.”分开，占半个汉字位置。 本部门发布文件序号与版次之间用“.”分开，占半个汉字位置。 版次与标准发布或修订年号之间用“—”分开，“—”占一个汉字位置。 （1） 文件类别：XX 文件共分六类，名称及代码分别为： 规章制度 GZ 职责描述 ZZ 工作程序 CX 工作表格 BG 考评方案 KP 作业指导 ZY （2）部门代码：XX(或XXX) 部门代码为部门名称或简称头两个字的开头字母；难以用两个字母区分或描述的则用前三个字的开头字母。部门准确名称、简称和代码以及个别有内设机构的均以《部门标准名称及代码表》（SACF/ZY JC.01.03—2008）为准。 （3） 文件序号：XX 由文件形成部门编制文件序号，用二位阿拉伯数字表示，如03表示该部门制定的某类文件中的第3号文件。 （4）版次：XX 表示该文件所属版本，如02表示第二版。 （5） 文件发布或修订年号： 文件修订时，用修订年号代替发布年号。 3．使用范例 例：SACF/GZ JC.01.03—2008 含义：此文件为规章制度，由监察部制作，是监察部制作的第1号规章制度，版本为第三版，于2008年修订。 五、管理文件的制定 1.各部门应按照本办法和《管理文件制作标准》制作和修改管理文件。 2.申请制作（或修改）管理文件的部门制作文件初稿，确定文件编号，填制《管理文件会签表》。 3.监察部对文件编号、文件格式、会签内容、管理文件内容进行审核。 4.文件会签时如有必要，制作部门应召集相关部门专题讨论。 5.参与会签的部门接到会签文件后（或参与讨论过程中），应主要审查该文件以下几项内容： ⑴ 是否符合国家的政策、法规； ⑵ 是否与本部门正在执行的其它管理文件发生冲突； ⑶ 是否与公司正在执行的其它管理文件衔接； ⑷ 数据是否准确，提出的措施是否明确具体、切实可行等。 6.管理文件制作部门应认真研究会签部门的不同意见，采纳正确意见，重新修订后报监察部。 7.监察部审核后对发现的问题应提出修改意见，制作部门无正当理由不得拒绝修改，若修改内容涉及会签部门，应重新会签。 8.文件制作部门对监察部审核同意的管理文件报公司有关领导批准，其中部门内使用的文件报部门主管领导及监察部主管领导批准后发布，文件名称应包含部门名称；两个及两个以上部门使用的文件需经总经理批准后发布，文件名称不包含中阿化肥公司及部门名称。 9.部门负责人应在已批准的纸质文件上签字，连同《管理文件会签审批表》交监察部保存，监察部按公司文书档案归档要求定期归入资料室。 六、管理文件的发布与权限设置 1.管理文件（包括新制作、改版